アーカイブ機能で Gmail の受信トレイを整理する方法

Gmailの受信トレイをすっきり整理したいなら、古いメールをアーカイブするのが最も手軽な方法のひとつです。アーカイブを行うと、古いメールが受信トレイから退避され、メインの画面が清潔で整然とした状態に保たれます。

アーカイブ済みメールへのアクセス方法は複数ありますが、重要なポイントとして、実はアーカイブ専用の独立したフォルダが存在するわけではなく、単にメインの受信トレイから移動されるだけだということを覚えておきましょう。

この記事では、デバイス別にGmailのアーカイブ機能の使い方を詳しく解説します。

パソコン（デスクトップ）でアーカイブ機能を使う方法

パソコン版Gmailでメールをアーカイブするのは、クリック数回で完了する簡単な作業です。

1. まずGmailアカウントにログインします
2. 次に、アーカイブしたいメールを見つけて、その上にマウスカーソルを合わせます
3. 下向き矢印の形をしたアーカイブアイコンをクリックすれば、そのメールがアーカイブされます

パソコンでアーカイブ済みメールにアクセスする方法

アーカイブされたメールも、いつでも簡単に確認できます。手順は以下の通りです。

1. 画面左側のサイドバーに移動するか、三本線のメニューボタンをクリックしてサイドバーを開きます
2. サイドバーが開いたら「すべてのメール」を選択します。「すべてのメール」が表示されていない場合は「もっと見る」をクリックすると項目の中に現れます
3. アーカイブ済みのメールはすべてここに表示されます

この同じ手順は、Gmailアプリでもそのまま使えます。

関連記事：散らかった受信トレイをすっきり保つ5つの効果的な方法

注意点として、「すべてのメール」にはアーカイブ済みメール以外も含まれています。アーカイブされたメールを見分けるには、メールの横に「受信トレイ」ラベルが付いていないかどうかをチェックしましょう。

パソコンの検索バーでアーカイブ済みメールを探す方法

検索バーからアーカイブ済みメールを直接検索することはできませんが、工夫次第で目的のメールにたどり着くことができます。

1. 検索バーに-in:Sent -in:Draft -in:Inbox -has:nouserlabelsと入力すると、「すべてのメール」相当の結果を表示できます
2. 続けて、差出人名やトピック、メールの件名などを検索ワードとして入力し、Enterキーを押します
3. 表示された結果から、探しているメールを見つけましょう

パソコンでメールのアーカイブを解除する方法

一度アーカイブしたメールも、簡単に受信トレイへ戻せます。手順は以下の通りです。

1. Gmailアカウントにログインします
2. 左側にある「すべてのメール」を開きます
3. スクロールして、目的のメールを探します
4. メールが見つかったら右クリックし、「受信トレイに移動」を選択します

Gmailアプリでアーカイブ機能を使う方法

スマートフォンのGmailアプリでも、数回タップするだけでメールをアーカイブできます。

1. Gmailアプリを起動します
2. アーカイブしたいメールをタップして開きます
3. 画面上部にあるアーカイブアイコンをタップします

以上で完了です。これがGmailのアーカイブ機能を活用するためのクイックガイドでした。メールを削除せずに受信トレイをコントロールできる、とても便利な機能なので、ぜひ日常的に活用してみてください。

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