メールの受信トレイを管理して生産性を維持する方法

専門家にとって、メールのない日を考えることは不可能です。調査によると、企業の専門家は営業時間の約3分の1を受信トレイのチェックに費やしています。

メールを優先することで、生産性、集中力、創造性を犠牲にすることになります。次のヒントは、受信トレイのチェック時間を管理するのに役立ちます。

1.メールのチェックを制限する

受信トレイを何度もチェックしても、どこにも行きません。したがって、受信トレイで新着メールをチェックする回数を制限してください。

要件とワークロードに応じて制限を作成します。勤務時間の開始時と終了時にメールをチェックするのは問題ありません。必要に応じて、昼食後に一度確認することもできます。

朝や夕方など、1日の最も生産的な時間帯や、家族と過ごす時間帯は、受信トレイを確認しないでください。柔軟性があり、適切なものが見つかるまで実験を続けることができます。たとえば、次のような制限を設定できます。

• 午前10時前と午後7時以降はビジネス用メールをチェックしないでください。または週末に。
• 受信トレイを1日に2回または3回だけチェックします。
• 最近のメールまたは重要なメールのみを表示する構造化されたシステムを使用します。

2.タスクをタスク管理アプリに直接取得する

あなたはタスクの割り当てをメールに依存している人の一人ですか？はいの場合は、変更する時が来ました。受信トレイを常にチェックする主な理由の1つは、他の人がメールで新しいタスクを割り当てたり、タスクをそこに保持したりすることです。

メールの受信トレイは、やることリストとして機能する必要はありません。メールの使用をコミュニケーションの目的にのみ制限し、アクションが必要なものはすべて、タスク管理アプリやToDoリストアプリケーションへの応答以外に移動します。このようなアプリケーションは、プロジェクト管理をシームレスにするインスタントコミュニケーション機能も提供します。

3.メールにすぐに対応する

メールを開いて読んだ場合は、読んだ後で閉じて他のメールで忙しくしないでください。すぐにそのメールに基づいて行動し、受信トレイに戻って返信しないようにします。

メールに返信が必要な場合は、返信してください。後で参照するためにメールが必要な場合：

• 保管してください。
• メールがビジネスクリティカルな場合は、スターを付けます。
• 不要になった場合は、削除してください。

読んだ各メールを使いこなすことが、受信トレイと頭脳を混乱から解放するための鍵です。

4.メールクライアントを閉じます

はい、メールアプリを稼働させたままにしなくても、デスクトップでの作業を続けることができます。メールを確認して返信したら、アプリを閉じてタスクの完了に集中します。

家族、友人、同僚、クライアントに、メールはすぐに返信するための最善の方法ではないことを知らせます。

彼らがそれを知ったら、彼らは電子メールの応答に関してあなたからの期待を制限するでしょう。携帯電話やノートパソコンで他のさまざまなインスタントメッセージングアプリケーションを使用して、家族や同僚と連絡を取り合うことができます。

5.メールの返信を短くする

長いメールを書く習慣がある場合は、時間を無駄にするのをやめ、短いメールメッセージの作成に切り替えてください。混乱を避けるために、メールが適切であり、クエリが最初の行に記載されていることを確認してください。ほとんどのメールは数文で終えることができます。その簡潔さは、自分の時間を含め、すべての人の時間を大切にしていることを示しています。

より長い返信が必要なメールはごくわずかであり、「後で返信する」カテゴリに簡単に入れることができます。可能であれば、そのような返信を音声メッセージの形式で送信できます。

6.電子メール通知に「いいえ」と言ってください

通知は、現代の専門家の注意散漫の主な原因です。すべての通知がソーシャルメディアからのものであると推定するのは誤りです。

電子メールアラートもときどき表示され、通常のワークフローが中断されます。メール通知を有効にすると、アプリやタブを閉じても効果がありません。

すべての新しい電子メール通知に気を取られて、電子メールの受信トレイをチェックするのに忙しい場合は、新しい電子メール通知を無効にすることをお勧めします。手元のタスク、特に完全な注意が必要なタスクに集中するのに役立ちます。

7.週末のオートレスポンダーのアクティブ化を試してください

この方法は、フリーランサーやソロプレナーの場合に不可欠です。オートレスポンダーは、安心のためにメールを無視しながら、誰からも疎外されることを防ぎます。

週末や休暇中に受け取るすべてのメールを処理できる、思慮深く有益なオートレスポンダーを作成します。

8.スマートフォンでのメールのチェックを停止します

この点はFOMOであなたを怖がらせるかもしれません。ただし、電話に電子メールクライアントをインストールする必要があるかどうかをよく考えてください。メールを受信する代わりに、Slackなどのインスタントコミュニケーションアプリを携帯電話で使用できます。デスクトップにメールを残して、心配することなく短い休憩を楽しみましょう。

9.受信トレイのスペースを大切にする

無料の電子メールクライアントを使用している可能性がありますが、それは受信トレイが不要な電子メールで乱雑になることを意味するものではありません。セールやプロモーションの取引で一日中あなたを襲うウェブサイトを購読しているなら、それはいくつかの行動を起こす時です。

あなたがそもそも許可を与えたので、多くのプロモーションメールがあなたのメールに届きます。そのため、興味のないWebサイトの購読を解除してください。

また、次回ニュースレターに登録する前によく考えてください。これにより、重要なメールを見つけたり、不要なメールを削除したりするのに時間を費やす必要がなくなります。

10.個人用とビジネス用の電子メールアカウントを分離します

私たち全員が知っていることのように見えるかもしれませんが、同じ受信トレイで仕事用と個人用の両方のメールを受信する人が常にいるでしょう。あなたがその1人である場合は、個人的な目的と専門的な目的でさまざまなメールを作成する時期が来ています。

営業時間中は個人のメールをチェックしないようにしてください（重要なメールが届くと予想している場合を除く）。同様に、営業時間外に公式メールをチェックすることは避けてください。したがって、健康的なワークライフバランスを維持でき、最終的には生産性に貢献します。