Google「Inbox」を使って受信トレイゼロを達成する方法

Googleは、Gmailアカウントと連携する新しいメールアプリ「Inbox(受信トレイ)」をテストしていました。これはGmailのインターフェースを完全に刷新したもので、ユーザーがメールを整理・管理しやすくすることを目的としています。大量のメールに圧倒され、乱雑なメッセージの山にうんざりしている人にとって、Inboxはまさにうってつけの選択肢です。

Inboxは一般的なメールアプリとは一線を画しており、慣れるまでには少し時間がかかるかもしれません。しかし、その新しいツールやショートカットを実際に使ってみると、Gmailにとって正しい方向への一歩だと実感できました。特に、メール環境を常にクリーンで空の状態に保ちたい人には最適です。Inboxのデザインとコンセプトは非常に新鮮で、日々の生活をぐっと楽にしてくれるでしょう。

なお、当時のInboxアプリは招待制でした。すでにInboxを使っている知人がいれば、その人から招待してもらうことができます。あるいは、inbox@google.com宛てにメールを送って、Googleに招待をリクエストする方法もありました。

バンドル(Bundles)機能でメールを自動整理

まず最初に言いたいのは、このアプリは「今までのメールアプリとは違う」ということです。バンドル機能は、メールを自動的にグループ化してくれます。同じ件名のメールや同じ送信者からのメールが自動的にまとめられるため、受信トレイが驚くほどすっきりします。もちろん、バンドルは自分好みにカスタマイズすることも可能です。

ちょっと覗いてみましょう!

この機能は非常にスマートです。Inboxには「Travel(旅行)」「Finance(金融)」「Social(ソーシャル)」「Promos(プロモーション)」「Purchases(購入品)」というラベル付きのバンドルがあらかじめ用意されています。たとえば、旅行関連のメール――予約確認、予約情報、各種案内など――はすべて「Travel」バンドルにまとめられ、そのグループをクリックするだけで簡単にアクセスできます。

独自のグループを作成する手順

1. ホーム画面の左上にあるメニューボタンをタップ(クリック)して、パネルを表示します。
2. 下にスクロールして「Create New(新規作成)」をタップします。

仕事用のメール専用バンドルを作りたい場合は、新しいバンドルに名前を付けて「Add(追加)」を選択します。

続いて、どのようなメールをこのバンドルに自動的に振り分けるかを細かく設定できます。特定の人物からのメール、特定の件名を含むメールはもちろん、特定の単語が含まれるメール(または除外するメール)まで指定可能です。

バンドルを活用すれば、大量のメールがずらっと並ぶことはなくなります。アプリを開いたときに目に入るのは、きれいに整理されたバンドルだけ。まさに理想の受信トレイです。

メールのスヌーズ(Snooze)で後回しもスマートに

「今すぐこのメールを処理する時間がない……」そんなときは、Inboxのスヌーズ機能を使いましょう。後で通知を受け取るように設定しておけば、読むべきメールや返信が必要なメールをうっかり忘れる心配がありません。

操作はとても簡単。メールを左にスワイプするだけでスヌーズできます。

その後、リマインドを受け取りたい時間を選びます。さらに便利なことに、「Pick place(場所を選択)」から自宅などの目的地を指定すれば、その場所に戻ったタイミングで自動的に通知を受け取ることも可能です。外出中に対応できないメールも、家に帰ってから確実に処理できるわけです。

リマインダー(Reminders)で大事な予定を見逃さない

重要な会議や締め切りなどを管理したいなら、リマインダーツールが大活躍します。リマインダーはアプリのホーム画面上部に表示されるだけでなく、スヌーズ設定もできるため、デバイスに直接通知を受け取ることができます。

リマインダーを使うには、画面右下の「+」ボタンを選択します。メニューが表示され、最近のメール送信先とともに「Reminder(リマインダー)」オプションが現れます。

「Reminder」を選ぶと、自分用のメモを作成できます。作成したリマインダーにも通知を設定できるので、スマートフォンで確実に確認可能です。

リマインダーは、以下のように受信トレイの上部に表示されます。

ついに受信トレイゼロを達成!

さて、ここからが本題です。受信トレイの大掃除についてご紹介しましょう。「受信トレイゼロ(Inbox Zero)」とは、受信トレイに未処理のメールが一切ない、完全に空の状態を指します。このアプリ最大の魅力は、不要なメールを素早く簡単に片付けて、受信トレイを空にできる点にあります。

メールを右にスワイプすると、そのメールはホーム画面に表示されなくなり、「Done(完了)」として分類されます。これはメールのアーカイブと考えてください。削除するのではなく、処理済みとして脇に置いておくイメージです。

アーカイブ済みのメールを確認したいときは、左上のメニューボタンを選択し、「Done」をクリックします。そこに処理済みのメールがすべて表示されます。

さらに強力なのが「Sweep(一括整理)」機能です。Inboxはすでにメールをグループ化してくれているので、「Sweep」を選択するだけで、それらすべてを一括で「Done」にできます。しかも、アプリは月ごとにもメールをまとめているため、丸々1か月分のメールを一気に片付けたい場合は、その月の横にある「Sweep」を押すだけで一瞬で完了します。

これらの便利なツールのおかげで、空の受信トレイを作り、維持することが格段に簡単になりました。重要なメッセージを探すためにメールの山を掘り返す必要はもうありません。バンドルをクリックすれば、探しているメールは必ずそこにあります。スワイプを数回するだけで、すべてのメールが整理され、ついに受信トレイゼロを達成できるのです。

補足: Google「Inbox」は2019年4月2日にサービスを終了しています。ただし、本記事で紹介した「スヌーズ」などの便利な機能の多くは、現在のGmailにも引き継がれています。最新のGmailで同様のメール管理術を試してみてください。