刷新されたGoogle TasksでToDo管理がもっと快適に！基本の使い方と活用テクニックを徹底解説

Googleは長年提供してきた「Google Tasks（グーグルタスク）」を全面リニューアルし、新しいデザインを導入しました。Google Tasksの目的は一貫して、ToDo（やること）を整理し、ユーザーが常に計画的に行動できるようサポートすることです。新しくなったタスク管理アプリなら、タスクの追加もリストの管理も驚くほど簡単に行えます。

多機能で知られるTodoistほどの機能は備えていませんが、そのミニマルな設計こそが評価され、基本性能の高さが多くのユーザーから支持されています。

Google Tasksの何が変わったのか？

最初のGoogle Tasksは2009年に登場し、好評をもって迎えられました。

このツールは当初からシンプルさが最大の特徴でした。タスクやメモの追加、プロジェクトごとの新しいリスト作成など、必要な機能を直感的に操作できます。その飾らないアプローチは多くのユーザーを魅了し、有名YouTuberのMKBHDが日常的に愛用していることでも話題になりました。

旧Google Tasksの時代から、Googleは着実に進化を重ねてきました。あれから8年の歳月を経て、ついに非常に興味深いアップデートが実現したのです。

従来のGoogle Tasksの役割は、Gmailアカウント内でタスクを整理することでした。受信トレイから直接タスクリストにアクセスでき、ToDoを常に把握できるのが魅力でした。ただ、デザインは決して賞を取るような出来栄えではなく、Googleも本格的な改良にはあまり力を注いできませんでした。

では、今回のアプリでは具体的に何が変わったのでしょうか？

機能面での大きな変更はありません。リストの作成やタスクの管理方法はほぼ従来どおりです。しかし、ここ数年でデザインの古さが徐々に目立つようになっていました。ところが、Gmailの新デザインへの移行をきっかけに、Google Tasksも大幅に洗練され、日々のToDoをよりスムーズに管理できるようになったのです。

新しいGoogle Tasksにおいて、「シンプルさ」こそが最大の強みです。

多くのユーザーがTasksへ移行する理由もまさにここにあります。忙しい現代社会では、タスク管理ツールの選択肢が多すぎるほど存在します。そんな中、余計な複雑さのないGoogle Tasksは絶妙なニッチを突いたツールなのです。Googleらしい操作性に加え、GmailやGoogleカレンダーとの緊密な連携を実現し、多くの人がTasksを使い始めています。

一方で残念な点もあります。Google TasksはスタンドアロンのWebアプリなしで登場しました。Tasksにアクセスできるのは、新しいGmailのダッシュボード経由のみ。あるいはiOS・Androidアプリをダウンロードして利用することになります。ブラウザで完結する専用Webアプリの提供は、まだ実現していないのが現状です。

Google Tasksで最初のタスクリストを作成しよう

最初のリストを作成するには、リスト一覧を表示して「新しいリストを作成」を選択します。

新しいリストは、タスクをプロジェクトごとに整理するための基本単位です。プロジェクトごとにリストを分けておけば、全体の進捗を把握しやすくなります。多くのGoogle Tasksユーザーは、「プライベート用」と「仕事用」というように、シンプルに2つのリストで運用しています。

リストを作成したら、タスクの管理はとても簡単です。

リストにタスクを追加するには、「タスクを追加」を選択して、次にやるべきことを入力します。急いでいるときは、複数のタスクを続けて入力し、Enterキーを押すだけで順番にリストへ登録できます。

タスクを追加したら、詳細情報を加えることもできます。詳細メモ、期限日、さらにはサブタスクを設定すれば、大きなタスクを細かいアクションに分解して管理できます。情報の入力は簡単で、ここから別のリストへタスクを移動させることも可能です。

イベントの場所を記録したり、タスクに関連する細かい用事を書き留めたりするのに最適です。「詳細」欄にはリンクなどの情報も貼り付けることができます。ただし、現時点のGoogle Tasksでは繰り返しリマインダーを作成できません。将来的には繰り返し設定や定期的なToDoへの対応が追加されることが期待されます。

入力が完了したら、リストビューに戻れば、サブタスクを含むすべてのタスクを一覧で確認できます。これがGmailのWebダッシュボード上で使えるGoogle Tasksの全機能です。iOS版とAndroid版もほぼ同じ操作感で、スマートフォン向けに縦型レイアウトになっているだけです。

メールをそのままToDoとして追加。Gmailのダッシュボードのすぐ隣にTasksがある最大のメリットは、受信したメールをタスクとして登録できる点にあります。

Gmailからメールをドラッグしてタスクリストに放り込むだけで、メールの件名がタスク名になったToDoが自動生成されます。また、すべてのメールには「タスクとして追加」ボタンが用意されているため、ドラッグ操作なしで手動登録することも可能です。さらに、タスクリスト内から元のメールスレッドへ直接ジャンプできるボタンも表示されます。メールヘビーユーザーには嬉しい仕様といえるでしょう。

Google Tasksでタスクリストを管理する

Google Tasksのメニューバーには並べ替え機能が搭載されています。「並べ替え」セクションを使えば表示を整理でき、次に取り組むべきタスクを素早く見つけられるようになります。主な方法は2つあります。

マイオーダー（My Order）では、自分が配置した順序どおりにタスクが表示されます。いつでもドラッグ＆ドロップでタスクを自由に並べ替えられます。

日付（Date）は期限日を基準にソートします。締め切りが多い方にとって特に便利な機能です。

Tasksは並べ替えの設定を記憶してくれるので、後から「マイオーダー」表示に戻しても、整理済みのリストをそのまま確認できます。

最後に、Tasks内でタスクを消化していくと、完了済みアイテムがどんどん蓄積されていきます。各リストの設定ボタンにある「完了したタスクをすべて削除」を押せば、これらを一括で削除できます。

キーボードショートカットを覚えよう。ショートカットの一覧は3点メニューから確認できます。ただし、利用できるのはGmailのWebダッシュボードのみです。

• Space：タスクの完了・未完了を切り替え
• Shift + Enter：タスクの詳細を入力。角括弧キーのCommand + [ または Command + ]でタスクのインデント（階層）を調整
• Enter：新しいタスクを追加。Command + Enterでサブタスクを追加
• Command + Z：直前の操作を取り消す

GmailとGoogle Tasksを頻繁に活用する方にとって、キーボードショートカットは作業時間を大幅に短縮してくれる頼もしい味方になるでしょう。

Google Tasksは他のタスク管理ツールと比べてどう？

新しいGoogle Tasksは、Googleアプリ好きのための新しいタスク管理の形を提示しました。Google KeepやGoogleカレンダーと組み合わせれば、生産性は間違いなく向上するはずです。では、大手タスク管理ツールと比較するとどうなのでしょうか？

まず前提として、TasksはTodoistやOmniFocusといった最有力ツールと正面から競合する狙いはありません。そこが重要なポイントです。Google Tasksの本当のライバルはただひとつ、Microsoft To-Doだと言えます。

まだタスク管理ツールを使ったことがないなら、iOSまたはAndroidでGoogle Tasksを試してみる価値は十分にあります。もちろん、他にも選択肢は豊富にあります。もしGoogle Tasksが合わないと感じたら、TickTickやRemember The Milkを検討してみるのもおすすめです。