Outlookで送信済みメールを取り消す方法|メッセージの呼び戻し手順を解説

特定の条件下では、Outlookデスクトップアプリで送信済みのメールを取り消すことができます。相手に読まれたくないメッセージがある場合や、内容を差し替えた新しいメッセージを送りたい場合に非常に便利な機能です。

ただし、この機能を利用できるのは、送信者と受信者の双方がMicrosoft 365またはMicrosoft Exchangeのメールアカウントを使用している場合のみです。たとえば、同じ組織内でOutlookを使っている従業員同士であれば、この方法が有効に機能します。

メールを取り消す前に確認しておきたいこと

メールを送信した直後は、まず自分のメールボックスの「下書き」フォルダを確認しましょう。下書きフォルダにある未完成のメッセージはまだ送信されていないため、そのまま削除しても問題ありません。

一方、メールが「送信済みアイテム」フォルダに表示されている場合は、受信者が読むのを防ぐのは難しくなります。特に、受信者がPCやノートパソコン、Outlookモバイルアプリですでに通知を受け取っているケースでは、取り消しは困難です。それでも、送信から数秒〜数分しか経過していなければ、試してみる価値はあります。以下のスクリーンショットはOutlookのデスクトップ版のものですが、この手順はOffice 2007以降のバージョンでも同様に利用できます。

Outlookで送信済みメールを取り消す手順

Outlookデスクトップアプリの「送信済みアイテム」フォルダを開き、取り消したいメールをダブルクリックします。すると、下図のように新しいウィンドウでメールが開きます。「メッセージ」タブ内のメール右側にある「三点リーダー(...)」メニューをクリックし、「操作」の中から「このメッセージを取り消す」というオプションを選択してください。

Outlookにおけるメッセージ取り消しの仕組みは、「受信者がまだメッセージを読んでいない場合に限り、受信者の受信トレイにあるメッセージのコピーを削除または置き換える」というものです。

メッセージを取り消した後に起こること

送信済みアイテムからメッセージを取り消す際には、2つの選択肢があります。1つ目は「未読のメッセージのコピーを削除する」、2つ目は「未読のコピーを削除し、新しいメッセージに置き換える」です。さらに、受信者ごとに取り消しが成功したか失敗したかをOutlookに通知させることも可能です。

メッセージの取り消し操作は、メールボックスの送信済みアイテムにわかりやすく表示されます。メッセージを置き換えた場合には、「これが最新のバージョンですが、別のコピーに変更を加えています。他のバージョンを表示するにはここをクリックしてください」という警告が表示されます。

受信者が同じ組織内のOutlookユーザーであれば、メッセージは正常に取り消されます。元のメッセージが未読だった場合、そのメッセージは削除され、受信者には「送信者がメールボックスからメッセージを削除した」旨が通知されます。

ただし、取り消し処理が実行された時点で元のメッセージが既読扱いになっていた場合(閲覧ウィンドウでのプレビューは既読としてカウントされません)、受信者には「送信者がメッセージの削除を希望している」旨が通知されるものの、メッセージ自体は受信者のOutlookフォルダに残ったままとなります。

もちろん、受信者がOutlookユーザーでない場合、いかなる状況でも取り消し機能は働きません。その場合、受信者は受信トレイを開くたびに、元のメッセージと取り消し通知の両方を目にすることになります。

メールの誤送信を防ぐための予防策

Outlookで取り消せない不要なメールを送ってしまうトラブルを未然に防ぎたいなら、「後で送信」機能を活用して、メールの送信をあらかじめスケジュールしておくのがおすすめです。

ちなみに、GmailはOutlookよりも柔軟な送信取り消しの仕組みを採用しています。30秒という余裕のある取り消し猶予期間が設けられており、その時間内であれば、Gmailユーザーに限らずあらゆる宛先に送信したメールを取り消すことが可能です。