Office 365 Exchange Onlineで全社共通のメール署名を設定する方法【完全ガイド】

Office 365 Business(Exchange Online)では、Exchange 2016や2019と同様に、会社のすべてのユーザーやデバイスから送信されるメールに自動的に適用される「全社共通のメール署名」を設定できます。この全社的なメール署名はサーバー側で構成されるため、組織から送信されるすべてのメールに統一された署名形式と詳細情報が確実に付与され、意図しない情報が署名に追加されるのを防ぐこともできます。

全社共通のメール署名には多くのメリットがある一方で、以下のような制限事項も存在します。*

* 注意： これらの制限を回避したい場合は、CodeTwoやExclaimerなどのサードパーティ製アプリの利用を検討してください。

Office 365 / Exchangeにおける全社共通署名の主な制限事項

• メール作成画面では、署名がユーザーに表示されません。
• 署名は常にメールスレッドの一番下に追加されます。
• 画像を署名に直接埋め込むことはできません。画像を使用する場合は、インターネット上の公開URLを指定する必要があります。
• ユーザーが自分で別の署名を選択することはできません。
• HTML形式のメール署名は、Outlook以外のメールクライアントを使用するデバイスから送信した場合、正しく表示されないことがあります。

本記事では、Exchangeトランスポートルール(Exchange 2019および2016に対応)を使用して、サーバー側で会社用のメール署名を作成・カスタマイズする手順を、ステップバイステップで解説します。

Exchange Online(Office 365 Business)で全社共通のメール署名を作成する方法

1. Office 365管理ポータルにログインし、Exchangeをクリックします。

2. Exchange管理センターで、左側のペインから「メールフロー」を選択します。
3. 「ルール」タブでプラス(+)アイコンをクリックし、「免責事項を適用する」を選択します。

4. 新しいルールのページで、ルールにわかりやすい名前を付けます(例：「会社の署名」)。

5a. 「次の場合にこのルールを適用する」のドロップダウンリストから、「差出人が…」(The sender is located…)を選択します。

5b. 「組織内」を選択し、OKをクリックします。

6. 「次の操作を行う」のドロップダウンリストから、「免責事項を追加する」を選択します(すると右側に「テキストを入力してください」と「1つ選択してください」のオプションが表示されます)。

6a. 「テキストを入力してください」リンクをクリックして、署名をカスタマイズします。

6a1. 「免責事項の指定」ボックスでは、会社の情報をプレーンテキストまたはHTML形式で入力できます。また、特別な属性を使用することで、Active Directoryの定義済み属性リスト(表示名、役職、電話番号、会社名など)から、各ユーザーの情報を自動的に取得できます。

例えば、以下のようなシンプルなHTML形式の署名を作成したい場合は…

…次のHTMLコード(引用符は除く)をコピーして「免責事項の指定」ボックスに貼り付け、赤字の部分をご自身の情報に書き換えてください。完了したらOKをクリックします。*

"<p><br />よろしくお願いいたします。<br /><br /><strong>%%DisplayName%%</strong><br />%%title%%<br /><br /><strong>%%Company%%</strong><br />ここに会社の住所を入力<br /><strong>電話：</strong> %%PhoneNumber%%<br /><strong>FAX:</strong> 203 202 2011<br /><strong>メール：</strong> %%Email%%<br /><br /></p>
<p><img src="ここに会社ロゴの公開URLを入力" width="150" height="150" /></p>
<p>お問い合わせいただいたメールには24時間以内に返信いたします。</p>"

* 注記 – 補足情報

1. HTMLの知識がない場合は、無料のオンライン「Word to HTMLエディタ」などを活用すれば、署名をHTML形式で簡単にデザインできます。
2. 署名に自社のロゴや画像を追加するには、その画像がインターネット上で公開されている必要があります。画像の公開URLを挿入するには、Web上で該当画像を開き、右クリックして「画像のアドレスをコピー」を選択します。その後、コピーしたURLを「免責事項の指定」ボックスに貼り付けてください。
3. Microsoftの公式ドキュメントによると、%%で囲むことで(例：%%DisplayName%%)、以下の属性を署名内で使用できます。

City(市区町村)
Company(会社名)
Country(国)
CustomAttribute1～CustomAttribute15(カスタム属性)
Department(部署)
DisplayName(表示名)
Email(メールアドレス)
FaxNumber(FAX番号)
FirstName(名)
HomePhoneNumber(自宅電話番号)
Initials(イニシャル)
LastName(姓)
Manager(上司/マネージャー)
MobileNumber(携帯電話番号)
Notes(メモ)
Office(事業所)
OtherFaxNumber(その他のFAX番号)
OtherHomePhoneNumber(その他の自宅電話番号)
OtherPhoneNumber(その他の電話番号)
PagerNumber(ポケットベル番号)
PhoneNumber(電話番号)
POBox(私書箱)
State(都道府県/州)
Street(番地)
Title(役職)
UserLogonName(ユーザーログオン名)
ZipCode(郵便番号)

6b1. 署名のカスタマイズが完了したら、「1つ選択してください」リンクをクリックし、署名(免責事項)を挿入できなかった場合の動作(フォールバックアクション)を選択します。

6b1. 利用可能なフォールバックアクションからいずれか1つを指定し、OKをクリックします。

• wrap(ラップ): 元のメッセージを添付ファイルとして転送し、転送メッセージに署名を付けます。
• ignore(無視): 署名なしでメッセージをそのまま送信します。
• reject(拒否): メッセージの送信を中止します。

7. 設定が完了したら、下にスクロールして「強制」を選択し、新しいルールを保存します。*

* 注記： 特定の日時にルールを有効化・無効化したい場合や、署名ルールに追加のアクションや例外条件を設定したい場合は、「その他のオプション」をクリックして変更を行ってください。

8. 最後に、「はい」を選択して、今後のすべてのメッセージにルールを適用します。
9. ルールが反映されるまで15～20分ほど待ち、その後に実際の署名をテストします。*

* 注記：
1. ユーザーアカウントで署名をテストした際に空欄が表示される場合は、署名で使用しているすべての属性が、Active Directory(Office 365の場合はAzure Active Directory)のユーザー情報に正しく入力されているか確認してください。
2. 署名のデザインを変更した場合も、変更が反映されるまで15～20分ほど待つ必要があります。

以上で設定は完了です！このガイドがお役に立ちましたら、ぜひコメントであなたの経験をお聞かせください。他の方にも届くように、いいねやシェアもお願いいたします。