Office 365でキャッチオールメールボックスを作成する方法【完全ガイド】

キャッチオールメールボックス(Catch-All Mailbox)とは、自社ドメイン宛ての無効なメールアドレスに送信されたメールでも受け取れるようにする特別なメールアドレスのことです。

具体例を挙げましょう。あなたのメールアドレスがgrey101@example.comだとします。何らかの理由でクライアントが誤ってgray101@example.comにメールを送信した場合、通常ならそのメールはバウンス(配信エラー)となり、送信者に返送されます。しかし、キャッチオールメールボックスを設定しておけば、こうしたメールも専用の受信箱に届き、後から確認できるようになります。

本記事では、Office 365でキャッチオールメールボックスを作成する方法を詳しく解説します。

Office 365と「キャッチオールメールボックス」機能

多くのOffice 365ユーザーの間で、キャッチオールメールボックスは非常に人気の高い機能です。最大の理由は、メールアドレスの入力ミスによってビジネス上の重要情報が失われるのを防げる点にあります。残念ながら、Microsoftはこの機能を標準ではサポートしていません。おそらく、スパムメールの温床となり、Office 365のメールシステムに過大な負荷をかける恐れがあるためと考えられます。

ただし、この制限を回避する方法があります。本記事ではその手法をご紹介します。なお、キャッチオールメールボックスは外部ドメインから送信されたメールに対してのみ機能するという点にご留意ください。

キャッチオールメールボックスの設定に必要なもの

Exchange Online環境でキャッチオールメールボックスを実装するには、次の3つの要素を組み合わせます。

• 動的配布グループ(Dynamic Distribution Group)
• 共有メールボックス(Shared Mailbox)
• Exchange Onlineトランスポートルール

最後に、キャッチオールメールボックスの動作条件を担う新しいトランスポートルールをExchange Onlineに作成します。以下、順番に手順を見ていきましょう。

ステップ1:動的配布グループの作成

最初のステップは、動的配布グループの作成です。このグループには組織内のすべてのOffice 365メールアドレスが登録され、外部ドメインからのメールを受信できるようになります。作成手順は以下のとおりです。

1. Office 365ポータル>すべて表示>Exchangeに移動します。Exchangeをクリックすると、Exchange管理センターへリダイレクトされます。
2. Exchangeパネルで受信者>グループを選択します。
3. 新しいOffice 365グループのドロップダウンメニューにある「+」記号を見つけ、動的配布グループを選択します。
4. 受信者>グループ>動的配布グループに移動すると、詳細情報の入力画面が開きます。必須項目は表示名、エイリアス、メンバーです。表示名とエイリアスには同じ名前を使用できます。
5. メンバーを追加する際はすべての受信者の種類を選択し、保存をクリックします。

これで動的配布グループの作成は完了です。続いて、共有メールボックスを設定しましょう。

ステップ2:共有メールボックスの設定

2番目のステップは、共有メールボックスの設定です。組織には多数の受信者がいるため、キャッチオールメールボックス経由で届いたメールを複数人で確認できる共有スペースが必要になります。設定手順は以下のとおりです。

1. Office 365ポータル>グループ>共有メールボックス>「+」に移動し、新しい共有メールボックスを作成します。
2. 次にOffice 365ポータル>グループ>共有メールボックスから共有メールボックスを追加します。ここでドメイン名と管理者のメールアドレスを入力し、追加をクリックします。
3. 表示されたタブで次のステップをクリックし、このメールボックスにメンバーを追加を選択します。共有メールボックスを利用するユーザーを追加します。ここで先ほど作成した動的グループを指定しましょう。
4. すべてのメンバーを追加したら保存をクリックします。これで共有メールボックスの設定は完了です。あとはExchange Onlineトランスポートルールを作成するだけです。

ステップ3:Exchange Onlineトランスポートルールの作成

共有メールボックスと動的なメンバーリストの準備が整ったら、以下の手順でキャッチオール用のルールを作成します。

1. ナビゲーションメニューですべて表示>Exchange>メールフロー>承認済みドメインを選択します。
2. 続けてOffice 365ポータル>すべて表示>Exchange>メールフロー>承認済みドメイン>内部リレーを選択します。
3. 自分のドメインで内部リレーが選択されていることを必ず確認してください。この設定はトランスポートルールが正常に機能するために不可欠なステップなので、絶対に省略しないでください。
4. ナビゲーションパネルに戻り、メールフロー>ルール>「+」>新しいルールの作成をクリックし、新しいルールにCatch-allという名前を付けます。次に適用条件を作成します。
5. 差出人が次の場所にある場合で組織の外部を選択します。
6. 最後に実行内容>メッセージをリダイレクトするを選択し、CatchAllを指定します。これでキャッチオールメールボックスの作成は正式に完了です。

Exchange Online環境の仕組み(Authoritativeと内部リレーの違い)

パブリックドメイン名をOffice 365に登録すると、そのドメインは承認済みドメイン(Accepted Domain)として扱われます。Exchange Onlineサーバーは、登録されたパブリックドメイン名について、自分自身が唯一の権威であると認識します。

そのため、登録済みのパブリックドメイン宛てにメールを送信すると、Exchange Onlineサーバーはグローバルアドレス一覧(GAL)を検索して受信者のアドレスを確認します。アドレスが存在すればメッセージは宛先に配信されますが、GALにアドレスが存在しない場合は、送信者に「受信者が存在しない」というエラーメッセージが返されます。

この問題を解決するには、登録済みドメインの設定をデフォルトの権限あり(Authoritative)から内部リレー(Internal Relay)に変更する必要があります。こうすることで、存在しない受信者宛てのメールが送られてきた場合、Exchange Onlineはエラーを返す代わりに、メッセージを「他のメールインフラストラクチャ」へ転送するようになります。なお、組織で複数のパブリックドメインを登録している場合は、各ドメインの設定を個別に変更する必要があるので注意してください。

前述のとおり、Exchange Onlineはデフォルトではキャッチオールメールボックス機能をサポートしていません。そのため、本記事でご紹介した方法を利用する必要があります。コードを書く方法などもありますが、プログラミングに不慣れな方も多いため、ここではよりシンプルな手法に絞って解説しました。

キャッチオールメールボックスのデメリットはある?

Office 365でキャッチオールメールボックスを使用することには、いくつかのリスクが伴います。最も明白なのは、このメールボックスがメールシステムおよびそれに紐づくアカウントへのフィッシング攻撃の入口になり得るという点です。

たとえば、外部の攻撃者は組織内の既知のアカウント名を標的にし、悪意のあるメールをそれらの受信箱へ直接送りつけることができます。本来なら破棄されるはずのメールが自動的にアカウントへ届いてしまうため、重大なセキュリティリスクとなります。最悪の場合、アカウント所有者が気づかないうちに機密情報が組織外へ流出する事態にもなりかねません。

もう大事なメールを見逃さないために

組織にキャッチオールメールボックスを設定することの重要性は、いくら強調してもし足りません。キャッチオールメールボックスは、スペルミスや打ち間違いのあるメールアドレスのための「救命ボート」のような存在です。これにより、ドメインに登録されたメールアドレスの些細な入力ミスによって重要なメールを見逃す心配がなくなります。

ただし、穴が開いて水が浸入すると転覆してしまう救命ボートと同じように、キャッチオールメールボックスも大量のスパムを受け入れることでトラブルの原因になる可能性があります。組織向けにキャッチオールメールボックスを導入する前に、メリットとリスクの両方を十分に検討し、万全の準備を整えておきましょう。