Microsoft Teamsでコントロールを要求・画面共有する方法を徹底解説

リモートワークが主流となる中、対面でのやり取りからオンラインツールを使った在宅勤務への移行は、決してスムーズなものではありません。そんなときに頼りになるのがMicrosoft Teamsのようなオンラインツールです。仮想環境でのつながりには不便さも伴いますが、Teamsはオンライン会議を通じてチームとのコラボレーションをより快適にすることを目指しています。会議は音声通話でもビデオ通話でも行うことができ、ビデオ通話ならチームメンバーと顔を合わせたようなコミュニケーションが可能です。

会議に参加する他のメンバーは「参加者」と呼ばれ、各自カメラ映像を持っているため、会議中に自分の画面を共有できます。画面共有をすれば、他のユーザーがあなたの作業状況をリアルタイムで確認できるようになります。この記事では、Microsoft Teamsでコントロールを要求する方法と、画面共有の方法について詳しく解説します。

Microsoft Teamsでコントロールを要求する方法

オンライン会議中、Microsoft Teamsでは画面の共有が可能です。ここでは、1人のみが画面を共有し、他の全員がそれを閲覧する形になります。共有者がコントロールを手放した場合、会議内の別の参加者が引き継ぐことができます。さらに、どの参加者でも共有された画面に対してコントロールを要求し、その上で作業することが可能です。

画面共有とコントロール要求に関する重要なポイントは以下の通りです。

• 相手が許可しない限り、他のユーザーの画面コントロールを勝手に取得することはできません。
• コントロールを渡した側は、必要になった時点でいつでも権限を取り戻せます。
• Teams会議内の誰も、他のユーザーに画面のコントロール提供を強制することはできません。ただし、必要であればコントロールを要求することは可能です。
• 要求されていなくても、共有画面のコントロールを会議内の任意のユーザーに渡すことができます。
• 誰が画面のコントロールを取得したかは、会議の全参加者に通知されます。

以上のポイントで、画面共有とコントロール要求の全体像をつかめたと思います。「コントロールの要求」機能は、画面共有している参加者のデスクトップの操作権限を引き継ぐためのリクエストを送る仕組みです。これにより、共有されているPC上で直接操作やタスク実行ができるようになります。以下、具体的な手順を見ていきましょう。

1. Microsoft Teamsアプリを起動します。必要に応じてサインインし、会議に参加します。

2. 参加者の1人が画面を共有するまで待ちます。

3. 相手が画面を共有したら、[コントロールの要求]ボタンをクリックして、発表者に画面のコントロールを依頼します。

4. [コントロールの要求]ポップアップが表示されたら、[要求]をクリックしてリクエストを確定します。

5. 共有システム上での作業が完了したら、[コントロールの停止]ボタンをクリックして、発表者の画面からのコントロールを解除します。

以上が、Microsoft Teamsでコントロールを要求する方法です。

画面共有中に利用できるコンテンツ共有のオプション

コンテンツ共有メニューを選択すると、いくつかのオプションが表示されます。それぞれの特徴と使い方を理解しておくと、効率的にコンテンツを共有でき、Teamsを最大限に活用できます。

• デスクトップ: デスクトップ全体を共有するオプションです。モニター上で選択したものすべてを、他の参加者が閲覧できるようになります。
• ウィンドウ: 指定した特定のウィンドウのみを参加者に表示するオプションです。見せたくない情報を隠したい場合に便利です。
• ホワイトボード: 従来の黒板やホワイトボードのデジタル版です。選択すると、すべての参加者が共同で編集・コラボレーションできます。
• PowerPoint Live: PowerPointプレゼンテーションを共有するための専用オプションです。通常のウィンドウ共有よりもPowerPointファイルに最適化されており、豊富な追加機能が用意されています。

Microsoft Teamsの画面共有でコントロールを渡す方法

画面共有を使うと、自分のデスクトップを発表でき、現在取り組んでいる作業を他の参加者にリアルタイムで見せることができます。さらに、他の参加者にコントロールを渡すと、相手は文字入力やマウス操作などを通じて、仮想的にあなたのPCを操作できるようになります。この機能は、パンデミックによる在宅勤務の普及とともに急速に広まりました。画面共有後にコントロールを渡す方法を知らない方は、以下の手順に従ってください。

1. Microsoft Teamsアプリを起動します。必要に応じてサインインし、会議に参加します。

2. Teams会議画面で、右上の[退出]ボタンの近くにある[コンテンツの共有]ボタンをクリックします。

3. メニューが表示されるので、共有したいコンテンツの種類を選択します。例として[デスクトップ]を選択してみましょう。

注意: 「デスクトップ」はPCのデスクトップ画面全体、「ウィンドウ」は現在開いている特定のウィンドウ、「PowerPoint」は作成済みのプレゼンテーション、「参照」はPCに保存されたファイルの表示を意味します。最新バージョンのTeamsでは、背景を設定できるプレゼンターモードや、PCのサウンド共有など、さらに便利な機能も利用できます。

4. 画面の共有を開始したら、デスクトップ画面上部にある[コントロールを渡す]オプションをクリックします。

注意: コントロールを渡すと、相手の参加者が仮想的にあなたのシステムを操作できるようになります。

5. [コントロールを渡す]ドロップダウンから、デスクトップの操作を任せたい参加者を選択します。

よくある質問(FAQ)

Q1. Microsoft Teamsアプリに対応しているブラウザは?

A. Teamsに対応しているのは、Internet Explorer 11、Microsoft Edge、最新版のChrome、Mozilla Firefoxです。残念ながらSafariでは動作しません。

Q2. Teamsは使用したファイルのバックアップを保持していますか?

A. Microsoft Teamsはデータを独自に保存しません。ファイルデータはSharePointに、チームチャットはOneDriveに保存されるため、バックアップが必要な場合は、これらのストレージアプリ側で各自管理する必要があります。

Q3. Teamsソフトウェアは競合のZoomと何が違いますか?

A. どちらのアプリにも独自の強みがあります。大きな違いとしては、Microsoft Teamsはビデオ通話サービスに加えて無料クラウドストレージ2GBと無制限のチャット機能を提供している一方、Zoomは主にビデオ会議に特化したツールであるという点が挙げられます。

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