【Outlook】メールの開封確認(開封通知)をオン・オフに切り替える方法を解説

大切なメールを送ったのに、相手が読んでくれたのかどうか分からず、返信を待つ間ずっと不安な気持ちになった経験はありませんか?相手がメールを開いたかどうかの目印が何もないと、心配は募るばかりです。そんな悩みを解決してくれるのが、Outlookの「開封確認(Read Receipt)」機能です。この機能を使えば、受信者がメールを開封した時点で、送信者に自動的に通知が届きます。開封確認は、特定の1通のメールだけに設定することも、送信するすべてのメールに対して設定することも可能です。

本記事では、Outlookでメールの開封確認をオンまたはオフにする手順を、わかりやすく解説します。

Outlookの開封確認をオン・オフにする方法

注意: 本記事の手順は、Outlook 2016で検証済みです。バージョンによって画面や項目名が多少異なる場合がありますので、あらかじめご了承ください。

Microsoft Outlookで開封確認を要求する方法

方法1:単一のメールに対して設定する

送信前に、特定の1通のメールだけに開封確認を有効化したい場合は、以下の手順を実行してください。

1. Windowsの検索バーからOutlookを起動します。

2. 「新しいメール」をクリックし、表示された新規メッセージ作成ウィンドウで「オプション」タブに切り替えます。

3. 「開封確認メッセージを要求する」にチェックを入れます。

4. そのままメールを送信します。受信者がメールを開くと、開封日時が記載された返信メールが自動的に届きます。

方法2:送信するすべてのメールに対して設定する

単一メールへの開封確認設定は、重要度の高いメールの到着確認などに便利です。しかし、プロジェクトの進捗管理などで継続的にメールの状況を把握したいケースでは、毎回手動で設定するのは非効率です。そのような場合は、以下の手順ですべての送信メールに開封確認を有効化しましょう。

1. Outlookを起動し、「ファイル」タブをクリックします。

2. 「オプション」をクリックします。

3. 「Outlookのオプション」ウィンドウが表示されるので、「メール」を選択します。

4. 右側の画面を下にスクロールし、「トラッキング」セクションを見つけます。

5. 「送信するすべてのメッセージについて、次を要求する」配下にある以下の2つの項目にチェックを入れます。

• 「メッセージが受信者の電子メールサーバーに配信されたことを示す配信確認」
• 「受信者がメッセージを読んだことを示す開封確認」

6. 「OK」をクリックして設定を保存します。これにより、メールが配信された時点と、受信者が開封した時点の両方で確認メッセージを受け取れるようになります。

開封確認の要求への応答方法を設定する

自分が受け取ったメールに開封確認の要求が含まれていた場合の応答方法も、事前に設定しておくことができます。

1. Outlookを起動し、前述の手順と同様に「ファイル」>「オプション」>「メール」>「トラッキング」と進みます。

2. 「開封確認メッセージを含むメッセージへの応答」セクションで、目的に合ったオプションを選択します。

• 「常に開封確認メッセージを送る」: 受信したすべてのメールに対して、開封確認を自動的に返信したい場合に選択します。
• 「開封確認メッセージを送らない」: 開封確認を一切返信したくない場合に選択します。
• 「開封確認メッセージを送るかどうかを確認する」: メールごとに、開封確認を送信するかどうかをOutlookが尋ねてくるようにしたい場合に選択します。

3. 「OK」をクリックして変更を保存します。

ここまでで、Outlookでの開封確認の要求方法と応答方法の設定が完了しました。続いて、開封確認を無効化する方法を紹介します。

Microsoft Outlookで開封確認を無効にする方法

不要になった開封確認をオフにしたい場合は、以下の手順に従ってください。

方法1:単一のメールに対して無効化する

1. Windowsの検索バーからOutlookを起動します。

2. 「新しいメール」をクリックし、開いた新規メッセージウィンドウで「オプション」タブを選択します。

3. 以下の2つの項目のチェックを外します。

• 「開封確認メッセージを要求する」
• 「配信確認メッセージを要求する」

4. そのままメールを送信すれば、以降は相手側からの開封通知が届かなくなります。

方法2:送信するすべてのメールに対して無効化する

1. Microsoft Outlookを起動し、「ファイル」>「オプション」>「メール」>「トラッキング」と進みます。

2. 以下の2つの項目のチェックを外して、開封確認を無効化します。

• 「メッセージが受信者の電子メールサーバーに配信されたことを示す配信確認」
• 「受信者がメッセージを読んだことを示す開封確認」

3. 「OK」をクリックして設定を保存します。

ワンポイントアドバイス: 必ずしも両方の項目を同時にオン・オフする必要はありません。配信確認のみ、あるいは開封確認のみを受信するように個別に設定することも可能です。

まとめ

今回は、Outlookでメールの開封確認をオン・オフにする方法を詳しく解説しました。開封確認機能は、必ずしもすべてのケースで確実に通知が届くわけではありません(受信者が通知の送信を拒否できるため)。それでも、多くの場面でメールの到着や閲覧状況を把握するうえで非常に役立つ機能です。ぜひ本記事の手順を参考に、業務の効率化にお役立てください。