MS Word 2016のバックステージビュー徹底解説|文書作成から印刷・共有まで

前回の記事に引き続き、Microsoft Word 2016の学習シリーズ第2弾として、今回は「バックステージ ビュー」について詳しく解説します。バックステージ ビューは、新しいWord文書の作成、既存文書を開く操作、保存、印刷、共有など、ファイルに関するさまざまな操作をまとめて行うための画面です。

バックステージ ビューとは

バックステージ ビューは、[ファイル] タブをクリックしたときに表示される特別な画面で、文書本文の編集ではなく、ファイルの管理に関わる操作に特化しています。パート1ではWord文書からバックステージ ビューへ移行する方法を学びましたが、見逃した方のために、このチュートリアルでも改めて手順をご紹介します。

空白文書を作成する

新しい文書を作成するには、まず空白文書から始めます。バックステージ ビューに切り替えるには、以下の手順に従ってください。

1. リボンの左上にある[ファイル] タブをクリックして、バックステージ ビューを開きます。
   
2. 新規を選択し、「空白文書」をクリックします。
   
3. 新しい空白文書が作成されます。

テンプレートから履歴書を作成する

テンプレートを使うと、履歴書やレポート、ビジネスレターなどの定型文書を素早く作成できます。ゼロから文書を作るのに比べて、大幅な時間短縮になるのが大きなメリットです。テンプレートから履歴書を作成する手順は以下のとおりです。

1. リボンの左上にある[ファイル] タブをクリックして、バックステージ ビューを開きます。
2. 新規を選択すると、多数の定義済みテンプレートが表示されます。
3. 検索バーに「履歴書」と入力して検索します。
   
4. 希望の履歴書フォーマットが見つかったら、テンプレートを選択して内容を確認します。
5. 履歴書テンプレートのプレビューが表示されるので、右側のウィンドウにある作成ボタンをクリックします。
   
6. 選択した履歴書テンプレートを使用した新しい文書が作成されます。

既存の文書を開く

以前保存した文書を開きたい場合は、バックステージ ビューに切り替えて「開く」を選択します。「PC」を選ぶか、「参照」をクリックして既存の文書を探し、そこから目的の文書を開きましょう。また、文書がMicrosoft OneDriveに保存されている場合でも開くことができますが、その際はMicrosoftアカウントにサインインしておく必要があります。

最近使った文書をピン留めする

以前編集した文書を何度も開く場合は、ピン留め機能が便利です。最近使った文書をピン留めするには、バックステージ ビューを開いて「開く」→「最近使ったファイル」の順にクリックします。右側のウィンドウに、過去に編集した文書の一覧が表示されます。ピン留めしたい文書にマウスカーソルを合わせ、画びょうアイコンをクリックしてください。後でピン留めを解除したいときは、同じ画びょうアイコンをもう一度クリックするだけでOKです。

互換モードについて

Word 2007や2010など、古いバージョンのWordで作成された文書を開くと、その文書は「互換モード」で表示されます。Word 2016では、旧バージョンの文書に対して一部の新機能が無効化されるため、互換モードでは旧バージョンで使用できたコマンドのみアクセス可能です。Word 2016の全機能を使いたい場合は、文書を現在のバージョンに変換する必要があります。変換するには、文書のバックステージ ビューを開き、「変換」ボタンをクリックします。その後、ファイル形式のアップグレードを求めるメッセージが表示されます。

注意:文書を変換すると、元の文書のレイアウトが変わる場合があります。

上書き保存と名前を付けて保存

Wordには、ファイルを保存する方法が3つあります:上書き保存、名前を付けて保存、そしてショートカットキーのCtrl+Sです。

上書き保存:すでにファイル名と保存場所が決まっている文書を編集中の場合は、Ctrl+Sキーを押すか、バックステージ ビューの「上書き保存」ボタンをクリックするだけで簡単に保存できます。

名前を付けて保存:文書のコピーを別の名前や別の場所に保存したい場合は、「名前を付けて保存」ボタンをクリックし、新しいファイル名と保存先を指定しましょう。

自動回復(AutoRecover)機能

自動回復機能は、保存し忘れた場合やWordが突然クラッシュした場合に、ファイルを復元できる頼れる機能です。日頃から有効にしておくと安心です。

印刷機能

この機能は文書を印刷するために使用します。印刷部数を選択し、プリンターの種類やその他の設定を必要に応じて指定してから、印刷を実行します。

共有機能

作成したファイルを他の人と共有したい場合は、この機能を活用できます。「共有」ボタンをクリックすると、「他のユーザーとの共有」「電子メール」「オンライン発表」「ブログに投稿」など、さまざまな共有方法が表示されます。

エクスポート機能

エクスポート機能は、ファイル形式を変更する際に使用します。PDF形式やWord 97-2003形式など、多彩なファイル形式に対応しています。文書をPDFとしてエクスポートするには、バックステージ ビューを開き、「エクスポート」→「PDF/XPS ドキュメントの作成」を選択し、右側のウィンドウで「作成」ボタンをクリックします。また、別の形式で保存したい場合は、「ファイルの種類の変更」をクリックして、必要な形式で文書を保存できます。

閉じる機能

開いている文書を閉じるために使用します。

情報機能

この機能では、開いている文書の詳細情報を確認できます。右側のウィンドウには、「ドキュメントの保護」「ドキュメントの検査」「ドキュメントの管理」など、関連する機能へのアクセスも用意されています。

その他にも、「アカウント」「フィードバック」「オプション」といった機能があります。「アカウント」ではサインイン中のアカウント情報を確認でき、「フィードバック」からはMicrosoftへ意見を送信でき、「オプション」では文書を自分好みにカスタマイズするための各種設定にアクセスできます。

以上で、Word 2016のバックステージ ビューに関する解説は終了です。Microsoft Word 2016の続きの内容については、ぜひパート3もご覧ください。