Microsoft Word 2013で文書を保護する3つの方法

Word文書を作成していると、他の人に閲覧されたり変更されたりするのを防ぎたいと考えることがあります。Microsoft Word 2013には、文書を保護・セキュリティ確保するための便利な機能がいくつか用意されています。本記事では、その具体的な使い方を詳しく解説します。

1. 文書を読み取り専用にする

Microsoft Word 2013では、文書を読み取り専用に設定することで、他の人が文書を編集できないようにできます。これは、文書をPDF形式に変換して編集不可能な最終版にするのとよく似ています。この機能は「最終版としてマーク」と呼ばれます。以下の手順で文書を最終版としてマークし、読み取り専用にしましょう。

1. [ファイル] → [情報] を開きます

2. 「文書の保護」のドロップダウンボタンをクリックします

3. 「最終版としてマーク」を選択します

4. 文書が最終版としてマークされ、保存される旨の確認メッセージが表示されるので、[OK]ボタンを押します。

5. 以下のような内容の情報ボックスが表示されます。

この文書は、編集が完了し、これが最終版であることを示すために「最終版」としてマークされています。文書が最終版としてマークされると、ステータスプロパティが「最終版」に設定され、文字入力、編集コマンド、校閲マークが無効になります。ステータスバーに「最終版としてマーク」アイコンが表示されていれば、その文書が最終版としてマークされていることがわかります。

画面上部に表示される黄色いバーの「編集を続行」ボタンをクリックすれば、文書を再び編集できるようになります。

2. 文書にパスワード保護をかける

パスワード保護機能はWord 2007から搭載されています。Word 2013では、以下の手順で文書にパスワード保護をかけることができます。

1. [ファイル] → [情報] を開きます

2. 「文書の保護」のドロップダウンボタンをクリックします

3. 「パスワードを使用して暗号化」を選択します

4. 暗号化パスワードの入力を求める新しいダイアログが開きます。パスワードを入力して[OK]を押します。

5. 確認のため、もう一度同じパスワードを入力して[OK]を押します。

以降、この文書を開くたびに、Wordがパスワードの入力を求めてきます。

注意点として、暗号化パスワードを忘れてしまうと、Microsoft Wordには文書を復元する手段が一切用意されていません。高価だったり、必ずしもうまく動作しなかったりするサードパーティ製のパスワード解析ツールに頼らざるを得なくなる可能性が高いため、パスワードは必ず安全な場所に控えておきましょう。

3. 編集可能なフィールドを持つフォームを作成する

文書にフォームを組み込みたいケースもあります。Word 2013では、一部のフィールドのみ編集を許可するフォームを作成できます。そのためには、まず「開発」リボンタブを有効にする必要があります。以下の手順で設定しましょう。

1. [ファイル] → [オプション] → [リボンのユーザー設定] を開きます

2. デフォルトではオフになっている「開発」のチェックボックスにチェックを入れます。Word 2013のリボンに「開発」という新しいタブが表示されます。

フォームを作成したら、以下の手順に従うことで、フォームフィールドのみを編集可能な状態にできます。それ以外のテキストはすべて編集できなくなります。

1. フォームフィールドを含む文書を開きます

2. [ファイル] → [情報] を開きます

3. 「文書の保護」のドロップダウンメニューをクリックし、「編集の制限」を選択します

4. 画面右側にオプションが並ぶサイドバーが開きます。「編集の制限」で「フォーム入力」を選択し、「次の種類の編集のみを許可する」のチェックボックスにもチェックを入れます。

5. 「3. 保護を開始」の下にある「はい、保護を開始します」ボタンをクリックします。

6. パスワードによる保護を設定するかどうかを尋ねられるので、パスワードを2回入力して設定します。

こうして保護されたフォーム付きの文書は、フォームフィールドへの入力と文書の保存のみが可能な状態で、誰にでも配布できます。他の部分は一切編集できません。再び編集可能にしたい場合は、文書を制限したときに設定したパスワードを入力します。

まとめ

オフィススイートは数多く存在しますが、Microsoft Wordほど機能が充実したものはありません。本記事で紹介したセキュリティ機能を活用すれば、手間をかけずに文書を作成・保護することができます。文書の作成と保護には、やはりMicrosoft Wordがおすすめです。あなたはどのWordのセキュリティ機能を一番よく使っていますか?ぜひコメントで教えてください。