Microsoft Teamsの疲労を軽減し、生産性を維持するための重要なヒント4選

Microsoft Teamsを仕事や学校で使用していると、一日の中で疲労を感じることがあるかもしれません。通知が多すぎたり、会議中に集中できなかったりすることもあるでしょう。実はTeamsには、こうしたストレスを軽減し、生産性を維持するために役立つ機能が標準で備わっています。この記事では、それらを活用するためのおすすめのヒントをご紹介します。

ヒント1:通知が不要な会話やスレッドをミュートする

最初のヒントは、多くの方にとって役立つ「会話やスレッドのミュート」です。デフォルト設定では、Teamsは自分がメッセージを投稿したすべてのスレッドについて通知を行います。そのため、もう関心のないスレッドから次々と通知が届き、困った経験がある方も多いのではないでしょうか。

特定のスレッドの通知をオフにするには、マウスをそのスレッドに合わせ、「(…)」(その他のオプション)ボタンが表示されるまで待ちます。そこから「通知をオフにする」をクリックしてください。これにより、そのスレッド内で誰かがあなたを直接@メンションしたり、メッセージにリアクションしたりした場合にのみ通知が届くようになります。

また、Teamsでは現在チャットを削除することができないため、参加したくない会話やプライベートメッセージもミュートしておくと便利です。手順は簡単で、チャットにカーソルを合わせて「(…)」ボタンをクリックし、「ミュート」を選択するだけです。

ヒント2:ステータスを変更する

会話やスレッドをミュートする以外にも、通知による疲労を軽減するシンプルな方法があります。それは「ステータスの変更」です。Teamsでステータスを変更すると、選択したステータスに応じて通知の挙動が変わります。プロフィール写真をクリックし、メニューから希望のステータスを選択するだけで設定できます。

「利用可能」の場合は、すべての通知が届きます。まったく邪魔されたくないときは「取り込み中」を選ぶのがおすすめです。このステータスでは、すべてのポップアップ通知が停止されます。「応答不可」は、集中したいときや画面を共有してプレゼンテーションを行う際など、通知を表示させたくない場合に適しています。「退席中」は、すぐに返信せずに作業を進めたいときに使えます。また「オフラインとして表示」は、Teamsにサインインしていないように見せたい場合に便利です。ただしこの場合でも、メッセージが届けば通知は受け取れます。

ヒント3:通知設定を細かくコントロールする

Teamsで集中力を維持したいなら、通知設定を完全にコントロールすることが効果的です。プロフィール写真をクリックして「設定」を選択し、サイドバーから「通知」を選びましょう。

通知設定では、さまざまな項目を調整できます。Teamsからのメールが多すぎると感じる場合は、不在時のアクティビティメールをオフにできます。また、メッセージのプレビューや通知音も、通知が頻繁に届いて集中できない場合は無効にできます。

さらに、チームやチャネルごとにカスタム通知設定を行うことも可能です。通知過多を避けたい場合は、「フィードにのみ表示」に設定するのがおすすめです。「すべての新しい投稿」の通知をオフにすることもできます。設定項目が非常に多いので、詳細については弊社の関連記事もぜひご確認ください。

ヒント4:会議を録画して、メモを取る!

最後のヒントは、会議の録画とメモ取りに関するものです。会議におけるストレスの一因は、「大事な内容を見逃すかもしれない」という不安です。だからこそ多くの人がメモを取るのです。しかし、Teams内で直接会議を録画したり、ノートを取ったりできることをご存知でしたか?

同僚の許可を得た上で、画面上部にマウスを移動し、三点リーダー(…)をクリックして「録画を開始」を選択すると、会議を録画できます。録画された会議はMicrosoft Streamに保存され、後から視聴可能です。会議にはプライベートな内容が含まれることもあるため、必ず事前に許可を得るようにしましょう。

録画に加えて、Teamsから直接会議ノートを作成することもできます。三点リーダー(…)をクリックし、「会議ノート」を選択してください。OneNoteが起動し、そこでメモを取ると、後からその会議のチャットから直接アクセスできるようになります。この機能の詳しい使い方は、別の記事で解説していますので、そちらもぜひご覧ください。

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本記事は、Microsoft Teamsシリーズの最新エントリーです。Teamsのリスト機能の活用法、チャット機能を最大限に活かす方法、複数デバイスからの会議への参加方法など、これまでさまざまなトピックを取り上げてきました。Microsoft Teamsに関する情報をお探しなら、ぜひ専用ハブページをご確認ください!