初心者必見!Microsoft Excel Onlineを使いこなすためのヒントとコツ8選

学生からビジネスパーソンまで、レポートやグラフ、表などを作成したい人にとって、Microsoft Excelは非常に役立つツールです。無料のツールでグラフを作成したいとき、真っ先に思い浮かぶべきなのがMicrosoft Excel Onlineでしょう。デスクトップ版のExcelと異なり、Microsoft Office Onlineは無料で利用でき、ファイルはすべてOneDriveに保存されるため、どこからでもExcelシートを管理できます。この記事では、Excel Onlineを使い始める方に向けて、覚えておくと便利なヒントとコツを8つご紹介します。

Excel Onlineの便利な使い方・コツ

1. 関数を活用する

関数は、Web版Microsoft Excelの要とも言える存在です。キューブ関数、エンジニアリング関数、財務関数、論理関数など、さまざまな関数が用意されています。これらの関数は[挿入]セクションから利用できます。

使い方は簡単です。[挿入]>[関数]を選択し、関数カテゴリを選んで目的の関数を入力しましょう。あとはデスクトップ版と同じように使用できます。Excel関数について詳しく知りたい方は、Microsoftの公式ドキュメントも参照してみてください。

2. アンケートを作成する

ユーザーのフィードバックを集めたり情報を収集したりするために、アンケートを作成する場面は多くあります。Microsoft Excel Onlineを使えば、サードパーティ製のアンケート作成ツールを別途用意する必要はありません。Excelだけで簡単に対応でき、作成したアンケートを他の人と共有することも可能です。

アンケートを作成するには、[挿入]>[アンケート]>[新しいアンケート]をクリックし、質問を追加して、必要に応じて必須項目として設定します。すると、「アンケートを共有」と「保存して表示」の2つのオプションが表示されます。誰かと共有したい場合は前者を、そうでなければ後者を選びましょう。作成したアンケートはすべて、そのExcelファイル内に保存されます。

3. アドインをインストールして機能を拡張する

アドインを活用すると、Excel Onlineでできることの幅が大きく広がります。Webブラウザーと同様に、Microsoft Excel Onlineにもアドインをインストールでき、その種類は非常に豊富です。

アドインをインストールするには、[挿入]>[Officeアドイン]に移動します。ここでカテゴリまたは名前からアドインを選択し、「追加」ボタンをクリックすれば、しばらく待つとインストールが完了します。なお、アドインを使い始めるには、インストール後の初回のみ「開始」ボタンをクリックする必要があります。

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4. Excelシートを他の人と共有する

WebツールであるExcel Onlineでは、共有用のExcelシートを作成し、他の人が閲覧や編集できるように設定できます。他のツールに頼る必要はなく、Microsoft Excel Onlineだけで完結します。

ドキュメントの共有には、2種類のプライバシー設定が用意されています。1つ目は他の人がファイルを編集できる設定、2つ目は閲覧のみ可能な設定です。手順は以下の通りです。

シートを作成>右上の[共有]ボタンをクリック>表示されたポップアップでリンクを生成し、アクセス許可を選択する。

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5. コメントを追加する

特定の関数や値について補足説明を加えたり、将来のためのメモとして残したりしたいことがあります。たとえば、共有Excelシートを作成した際に、他の利用者のためにいくつかの点を明確にしておきたい場合などがそうです。

そんなときはコメントを追加して、必要な内容を書き込んでおきましょう。コメントを追加するには、対象のセルを選択して右クリックし、[コメントの挿入]を選択します。または、[挿入]タブ>[コメント]ボタンをクリックしても同様の操作が可能です。

6. グラフやチャートを挿入する

Excel Onlineでは、任意のワークシートにグラフやチャートを挿入できます。シート上に既存のデータがある場合も、ゼロからグラフを作成したい場合も、どちらもExcel Onlineで対応可能です。

[挿入]タブに移動すると、各種グラフが一覧表示されたボックスがあります。データ範囲を選択し、用途に応じて最適なグラフやチャートを選びましょう。

7. 描画機能を使う

Excel Onlineには、ワークシート上に直接描画できるオプションが用意されています。自由に手描きできるツールなので、好きなものを描くことが可能です。手書き風のグラフや円グラフをスプレッドシートに挿入したい場合などに、この機能が特に役立ちます。

8. バージョン履歴を確認する

Excel Onlineではバージョン履歴を確認できるため、現在の版で何が変更されたのかを簡単に把握できます。そのためには[変更の表示]オプションを使用します。このオプションは[校閲]タブにあります。

クリックすると画面右側にパネルが開き、そこから各バージョンを選んで変更内容を確認できます。複数人で共同編集する際のトラブル防止にも役立つ便利な機能です。

Microsoft Excelの便利なテクニックにはどんなものがある?

本記事で紹介したように、関数を活用して作業効率を高める、テンプレートを使って見栄えの良いデザインに仕上げる、グラフや円グラフを挿入してデータをわかりやすく提示する、といったテクニックがあります。このほかにも、スプレッドシートへの手書き描画や重複データの削除など、覚えておくと便利な機能が多数あります。

Excel Onlineにすべての機能は搭載されている?

いいえ。Excel Onlineには、オフライン(デスクトップ)版が備えるすべての機能やオプションは含まれていません。主要なオプションのほとんどは両方のバージョンで利用できますが、一部の重要度の低いオプションは見つからないことがあります。デスクトップ版を使える環境にあるなら、Excel Onlineよりもそちらの使用が推奨されます。

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1. 作業時間を短縮し、効率アップにつながるExcelの時短テクニック
2. 上級者向けExcelのヒントとコツ