BingのMicrosoft Searchで社内データを効率よく検索する方法

MicrosoftのBingは、もはや単なるウェブ検索ツールではありません。現在では、自組織内のファイル、連絡先、会話などの情報も検索結果として表示できるようになり、その情報はすべてBingの検索バーから直接アクセスできます。

利用前に確認しておきたいこと

この機能を利用するには、職場または学校のアカウントでBingにサインインしている必要があります。サインイン済みなのに本記事で紹介する機能が表示されない場合は、組織側でMicrosoft Searchが有効化されていない可能性があります。この機能の提供可否は管理者が管理しているため、必要であればIT部門に問い合わせてみましょう。

Bingホームページで最新情報をチェック

サインインすると、Bingのホームページに「組織からの最新情報(Latest from your organisation)」というバナーが表示されます。ここには、SharePointサイト、Outlookグループ、Microsoft Teams内の最近のファイルや今後の予定されているイベントがまとめて表示されるため、日々の業務に役立つ情報を素早く把握できます。

検索バーで組織内のコンテンツを探す

検索バーを使えば、組織内のコンテンツをすばやく見つけられます。例えば、ある人物の名前を入力してみてください。関連する連絡先が検索候補として表示され、目的の相手にすぐたどり着けます。

「Work」タブで組織内を絞り込んで検索

Enterキーを押して検索を実行したら、検索結果ページの「Work(職場)」タブに切り替えましょう。これにより、ウェブ全体ではなく組織内のみを対象とした検索が行われます。

表示スタイルは通常のウェブ検索結果とほぼ同じですが、連絡先などの一部の項目にはリッチな情報カードが用意されており、その人物や項目が組織内でどのような立場・関係にあるのかを直感的に把握できます。

左側のペインでコンテンツタイプを絞り込む

画面左側の検索ペインを活用すれば、「People(ユーザー)」「Files(ファイル)」「Conversations(会話)」など、特定のコンテンツタイプに絞り込んで検索できます。なお、利用できるデータの種類は、組織が契約しているMicrosoft 365サブスクリプションのプランによって異なる点に注意してください。

自然言語での検索にも対応

Microsoft Searchは自然言語検索をサポートしています。「my files(自分のファイル)」や「〇〇に関する会話」といった表現でも問題なく検索できます。

Microsoft自身も「特別なキーワードを覚える必要はなく、ただ自然に尋ねるだけでよい」とアドバイスしています。BingとMicrosoft Searchがクエリをインテリジェントに解釈し、組織内から関連性の高いデータを見つけ出してくれるため、複雑な検索構文を学ぶ必要はありません。