Microsoft 365のOutlookでTo Doを活用して生産性を最大化する方法

Microsoft 365 Personal、ファミリー、またはビジネス版を利用している方なら、Outlook on the webのサイドバーを見た際に、メールボックスの右下に小さなチェックマークが表示されていることに気づいたかもしれません。「新しいOutlookを試す」スイッチをクリックすると、Microsoftのタスク管理ツール「To Do」とのプレビュー統合を試せるページへ移動します。

このツールは、小規模ビジネスのオーナー、学生、保護者、教師など、あらゆる立場の人にとって役立つものです。重要なフラグ付きメールを自動的に取り込んだり、今後の予定を一覧表示したり、Microsoft Plannerの割り当てタスクを取得したりすることも可能です。本記事では、これらの機能の全体像と、生産性向上に活かす具体的な方法をご紹介します。

To Doの「マイデイ」と「タスク」

To Doを開いて最初に目につくのが「マイデイ（My Day）」です。マイデイは、毎日達成したいタスクを追加するための、まっさらなスタート地点のような存在です。「タスクの追加」ボタンから手動でタスクを登録できるほか、画面上部の電球アイコンをクリックすれば、その日のおすすめの予定や項目を確認できます。提案内容は、To Doが追加に適したタイミングだと判断した時期に基づいて、「昨日」「後で」「以前」のグループに分類されます。タスクの横にある＋アイコンをクリックして追加するか、丸いチェックボックスをクリックして完了としてマークしましょう。さらに、マイデイのページでは並べ替え機能も利用でき、重要度・期限日・五十音順・作成日順の中から好みの順序を選択できます。

もうひとつ注目したいのが、サイドバー下部にある「タスク」セクションです。ここには、後述するすべてのカテゴリからTo Doに追加したタスクが一括でまとめて表示されます。

To Doの「重要」

次にご紹介するのは「重要」セクションです。ここには、大事な会議への出席、答案の採点、ペットの餌やりなど、緊急度が高いとマークしたタスクが集まります。星アイコンが付くため、視覚的にもひと目で優先度の高いタスクだと判別できるのが特徴です。重要タスクの使い方は通常のタスクと変わりません。「タスクの追加」ボタンで作成するとリストに反映され、星マークを付けて重要として登録できます。完了する際は、丸いチェックボックスをクリックするだけです。なお、To Doのすべてのタスクには出所を示すアイコンが表示されており、それがマイデイ由来なのか、メールから追加されたものなのかがひと目でわかります。

To Doの「計画済み」

3つ目のエリアは「計画済み」です。その名の通り、将来実行する予定のタスクを管理するための場所です。＋アイコンでタスクを作成し、「追加」をクリックして登録します。追加後は、タスクを右クリックして別の日付を選ぶことで、期限日を簡単に変更できます。一方、タスクを左クリックすると、リマインダーの設定、ステップ（サブタスク）の追加、日付変更などの詳細オプションが表示されます。必要に応じてファイルを添付したり、メモを残したりすることも可能です。

To Doの「自分に割り当て済み」と「フラグ付きメール」

職場や学校でMicrosoft 365を契約し、Microsoft Plannerを利用しているなら、このセクションが特に役立ちます。「自分に割り当て済み」セクションには、上司や管理者がTo DoやMicrosoft Planner経由であなたに割り当てたタスクが表示されます。

初回利用時は、サイドバーのポップアップにある「作成」ボタンをクリックして、PlannerアカウントをTo Doに連携させる必要がある場合があります。設定が完了すると、すべてのPlannerタスクがTo Do上に表示されるようになります。「…」メニューから「完了したタスクを表示」を選べば、過去のタスクも遡って確認可能です。その日に完了すべきタスクをひと目で把握でき、生産性を大きく向上させてくれる便利な機能です。

続いて「フラグ付きメール」セクションについても触れておきましょう。Outlookでフラグを付けたメールは、自動的にTo Doのこのセクションに表示されます。ここからタスクを右クリックすれば、「マイデイ」リストへの追加、重要マークの解除、期限日の変更などが行えます。また、ダブルクリックすると元のメッセージの内容が表示され、そのままOutlookで開くこともできます。重要な情報を探すために何度も画面を行き来する手間が省ける、実用的なショートカット機能といえるでしょう。

To Doのその他の活用法

ここまでTo Doの主要機能をご紹介してきましたが、「リスト」機能もぜひ活用してみてください。To Doにタスクを追加したら、そのタスク専用のリストを作成できます。例えば「買い物に行く」というタスクであれば、タスクを右クリックしてリストを作成しましょう。作成したリストはサイドバーに表示され、項目が完了するごとにチェックを入れて管理できます。答案の採点や在庫管理など、複数の項目を扱う複雑な作業を整理するのに非常に便利な機能です。

To Doが実際に役立ったと感じたら、ぜひコメント欄でお知らせください。また、Microsoft 365のその他のアプリやサービスに関する記事も、ニュースハブで随時公開していますので、そちらもぜひご覧ください。