Microsoft 365 で Outlook の To Do を使用して生産性を高める方法

Microsoft 365 Personal、Family、または Business サブスクライバーである場合、Outlook on the web のサイドバーを見ると、メールボックスの右下隅に小さなチェックマークがあることに気付いたかもしれません。 [新しい Outlook を試す] もクリックした場合 これは、Microsoft の新しいタスク管理ツールである To Do とのプレビュー統合を試すためのリンクです。

このツールは、中小企業の経営者、学生、保護者、または教師が同様に役立つものです。フラグが立てられた重要な電子メールを取得したり、計画されていることを表示したり、Microsoft Planner で割り当てを取得したりすることもできます。ここでは、そのすべてを見て、生産性を高めるためにどのように使用できるかを説明します。

To Do の今日とタスク

To Do で最初に注目されるのは、「私の日」として知られているものです。 My Day は、毎日達成したい特定のタスクを追加するための白紙の状態です。 タスクの追加を使用して、一般的なタスクを手動で追加できます ボタンをクリックするか、画面上部の電球アイコンを使用して、その日のおすすめの旅程やその他の項目を確認できます。候補は 昨日 でグループ化されます 、後で 、および以前 、To Do がそれらを追加する必要があると判断した場合に基づいています。タスクの横にある + アイコンをクリックして追加するか、円のボックスをクリックして完了します。 My Day ページから利用できるその他のオプションには、並べ替えのオプションが含まれます。重要度、期日、アルファベット順、または作成日で並べ替えるオプションが表示されます。

また、注目すべきは、To Do の「タスク」セクションです。これはサイドバーの下部に表示され、次に説明するすべてのカテゴリから To Do を追加したすべてのリストです。

To Do で重要

To Do の次は、「重要」と呼ばれるものです。 To Do の重要なタスクは、重要な会議に出席する、レポートを採点する、子猫に餌をやるなど、緊急としてマークしたタスクの集まりです。これらは、横に表示される星のアイコンのおかげで、視覚的な注目を集めることができます.ただし、重要なタスクは他のタスクと同じように機能します。 タスクの追加 でタスクを作成した後 ボタンをクリックすると、リストに表示され、重要として星印を付けることができます。円のチェックボックスをクリックすると、完了できます。 To Do のすべてのタスクには、タスクの横にアイコンが表示され、そのタスクがどこから来たのかを示すことができます。それが今日の予定であるかメールであるかを示します。

To Do で計画済み

To Do の 3 番目の領域は、計画済みと呼ばれるものです。計画されたタスクは、名前が示すように、将来のタスクです。 + アイコンを使用してこれらのタスクを作成し、[追加] をクリックします。追加したら、右クリックして別の日付を選択することで、期日を変更できます。一方、従来のようにタスクを左クリックすると、リマインダー オプション、手順、および別の日付を設定するためのその他のオプションが表示されます。必要に応じて、ファイルを添付したり、メモを残したりすることもできます。

自分に割り当てられ、To Do にフラグが設定されたメール

中小企業または学校が Microsoft 365 を購読しており、Microsoft Planner を使用している場合は、To Do のこのセクションが役に立ちます。 [割り当てられた] セクションには、To Do または Microsoft Planner を通じて管理者によって割り当てられたタスクが表示されます。

作成をクリックして表示する必要がある場合があります。 ボタンをクリックして、Planner アカウントを To Do にリンクします。設定が完了すると、Planner のすべてのタスクが To Do に表示されます。をクリックすると、古いものも表示されます。 . .次に 完了したタスクを表示するを選択します .これは、生産性を大幅に向上させ、その日に完了する必要があるすべてのタスクを確認できる気の利いた小さな機能です。

また、フラグ付きメール セクションについても説明します。 Ourlook でメールにフラグを付けた場合、To Do のこのセクションに表示されます。ここから、タスクを右クリックして「今日はどんな日」リストに追加したり、重要度を削除したり、期日を変更したりできます。一方、ダブルクリックすると、メッセージの情報が表示され、Outlook で開くことができます。繰り返しますが、これは、重要なものを見つけるために複数の項目をクリックする手間を省くための便利なショートカットです。

To Do のその他の側面

To Do の中心的な側面に触れましたが、サービスのリスト機能も活用できます。タスクを To Do に追加すると、そのリストを作成できます。たとえば、タスクが買い物に行くことである場合、タスクを右クリックして、そのリストを作成できます。リストはサイドバーに表示され、完了したらチェックを入れることができます。書類の採点や在庫の管理など、複雑な状況を管理するのに非常に便利な方法です。

To Do が役に立つと思われる場合は、以下のコメントでお知らせください。また、Microsoft 365 の他のアプリやサービスについて説明しているニュース ハブもぜひご覧ください。