開始日が未来のOutlookタスクを非表示にする方法

Microsoftはタスク管理アプリへの投資を強化しており、Outlookタスクを活用する絶好のタイミングが訪れています。Microsoft To Do、Cortana、OneNoteと組み合わせれば、リスト管理、リマインダー、日々のスケジュール管理において非常に柔軟なソリューションとなります。ただし、ひとつだけ小さな欠点があります。

Outlookのタスクには「開始日」と「期限日」の両方が設定でき、タスクに取りかかる予定の時期を示すことができます。理論上、開始日が到来するまでそのタスクはまだ対応すべきものではないため、Outlookの画面で目につく必要はないはずです。

問題点：Outlookは開始日を無視する

残念ながら、Outlookは通常この開始日を無視します。そのため、未来にスケジュールされたタスクも一覧に表示され続け、リストが乱雑になり、今すぐ対応できるタスクを見つけにくくなってしまいます。

この問題の解決策は直感的には分かりにくいのですが、Outlookの高度なビュー フィルター機能を使えば実現できます。

注意：設定はビューごとに行う必要がある

作業を始める前に、重要な注意点があります。以下の手順は、適用したいOutlookのタスク ビューそれぞれに対して繰り返し行う必要があります。たとえば、To-Do バー、To-Do Peek、個々のタスク フォルダーはすべて独立したタスク ビューであり、それぞれ個別にフィルターを設定できます。つまり、すべてのビューに同じ動作を適用するには、同じ操作を繰り返すことになります。

フィルター設定の手順

まず、開始日を未来に設定したテスト用のタスクを作成しましょう。作成したタスクはすぐに一覧に表示されるはずですが、まだ対応可能な状態ではないため、これはあまり便利とは言えません。

次に、To-Do バー（または作業中のビューの背景部分）を右クリックし、表示されたメニューから「ビューの設定」をクリックします。ポップアップ ウィンドウが開いたら「フィルター」をクリックし、さらに表示されたフィルター画面の「詳細設定」タブに切り替えます。

既定のフィルターには触れない

ここには、少なくとも1つの既定のフィルターがすでに存在しているはずです。そのロジックから分かるように、このフィルターは完了済みタスクを非表示にするというOutlookの既定の動作を担っているため、変更しないでください。代わりに、表の下にある入力欄を使って新しいフィルターを追加していきます。

まず「フィールド」ドロップダウンをクリックし、表示されたメニューから「すべてのタスク フィールド」＞「開始日」を選択します。これにより、「開始日」プロパティに対するフィルターが追加されます。次に「条件」ドロップダウンから「以前」（on or before）を選択し、「値」の入力ボックスに Today（引用符なし）と入力します。最後に「一覧へ追加」をクリックします。

開いているポップアップ ウィンドウを両方とも「OK」で閉じると、タスク ビューがフィルターされ、開始日が到来したアイテムのみが表示されるようになります。これで多くの場合は解決できますが、もうひとつ対処したい問題があります。

開始日のないタスクを表示させる

現状のフィルターでは、開始日が設定されていないタスクまで非表示になってしまいます。これは望ましくありません。これを解決するには、前述の手順で再度フィルター画面を開きます。「開始日」プロパティにもう1つフィルターを追加し、今回は条件として「存在しない」（does not exist）を選択し、値は空のままにします。

これでフィルターを適用すると、タスク ビューには開始日が到来したタスクに加えて、開始日が設定されていないタスクも表示されるようになります。

この設定は自分に向いている？

この変更が役立つかどうかは、あなたのタスク管理ワークフローによります。実施時期にかかわらずすべてのタスクを常に表示しておきたい場合は、Outlookの既定の動作で十分でしょう。しかし、未完了のタスクが多数ある複雑なワークフローでは、まだ対応できないタスクを非表示にすることで認知的な負担を軽減できるため、この設定は重要です。一見すると分かりにくいのですが、Outlookでの設定自体はそれほど難しくありません。

最後に留意すべき点として、これらの変更はOutlookデスクトップ アプリにのみ適用されます。Microsoft To Doなど、その他のOutlookタスク環境には、このような方法でタスクをフィルターする機能はありません。ただし、開始日プロパティ（およびその他すべてのOutlookフィールド）は、作成方法にかかわらず、すべてのOutlookタスクで利用可能です。