開始日が将来の Outlook タスクを非表示にする方法

Microsoft がタスク管理アプリにより多くのリソースを投資しているため、今こそ Outlook タスクを使用するのに最適な時期です。 Outlook タスクは、Microsoft To-Do、Cortana、OneNote と組み合わせると、リスト、リマインダー、および毎日のスケジュールを管理するための非常に用途の広いソリューションになりますが、1 つだけ小さな欠点があります。

Outlook タスクには「開始日」と「期日」の両方があり、タスクの作業予定日を示すことができます。理論的には、あなたのタスクは開始日が来るまで関連性がないので、Outlook インターフェースであなたを悩ませる必要はありません。

残念ながら、Outlook は通常、開始日を無視します。そのため、将来に予定されているタスクが表示されたままになり、リストが乱雑になり、すぐに実行できるタスクを確認するのが難しくなります。これを修正するのは直感的ではありませんが、Outlook の高度なビュー フィルタリング機能を使用して行うことができます。

作業を開始する前に、使用する Outlook タスク ビューごとに次の手順を繰り返す必要があることに注意してください。たとえば、Outlook の To Do バー、To Do ピーク、および個々のタスク フォルダーはすべて、個別にフィルター処理できる個別のタスク ビューです。したがって、この動作をすべてのビューに適用することは、重複した演習になります。

最初に、開始日が未来のタスクを作成して、何かを処理できるようにします。タスクがすぐに表示されるはずですが、まだ実行可能ではないため、特に役に立ちません.

To Do バー (または作業中のビューの背景) を右クリックし、表示されるメニューで [ビューの設定] をクリックします。ポップアップ ウィンドウから [フィルター…] をクリックし、表示されるフィルター ポップアップの [詳細] タブに切り替えます。

少なくとも 1 つの既定のフィルターが既に存在するはずです。ロジックで示されているように、このフィルターは、完了したタスクを非表示にするという Outlook の既定の動作を実行する役割を担っているため、触れません。代わりに、表の下の入力を使用して新しいフィルターを追加します。

まず、[フィールド] ドロップダウンをクリックし、表示されるメニューで [すべてのタスク フィールド]> [開始日] に移動します。これにより、「開始日」プロパティにフィルターが追加されます。 [条件] ドロップダウンから [on or before] を選択し、[Value] 入力ボックスに「Today」(引用符なし) と入力します。最後に、[リストに追加] を押します。

開いている両方のポップアップ ウィンドウで [OK] をクリックすると、タスク ビューがフィルター処理され、開始日に達したアイテムのみが表示されます。これで特定のユース ケースが解決される可能性がありますが、解決したい問題がもう 1 つあります。

現在、このフィルターは開始日のないタスクも非表示にしますが、これは理想的ではありません。これを解決するには、上記の [フィルター] ウィンドウに戻ります。 「開始日」プロパティに別のフィルターを追加します。今回は条件として「存在しない」を選択し、値を空のままにします。

ここでフィルターを適用すると、開始日が発生したタスクと開始日がないタスクがタスク ビューに表示されるはずです。

この変更の恩恵を受けるかどうかは、タスク管理ワークフローによって異なります。実装のスケジュールに関係なく、すべてのタスクを常に表示したい場合があります。この場合、Outlook の既定の動作で十分です。ただし、複数のオープン タスクを含むより複雑なワークフローの場合は、認知的負担を軽減するために、まだ実行できないタスクを非表示にすることが重要です。明らかではありませんが、Outlook でこれを設定することは特に難しいことではありません。

最後に、これらの変更は Outlook デスクトップ アプリにのみ適用されることに注意してください。Microsoft To-Do などの他の Outlook タスク エクスペリエンスには、この方法でタスクをフィルター処理する機能がありません。ただし、開始日プロパティ (および他のすべての Outlook フィールド) は、作成方法に関係なく、すべての Outlook タスクで使用できます。