Microsoft Teamsのフィルター機能を使いこなして、必要なメッセージやファイルを素早く見つける方法

Microsoft Teamsを使えば使うほど、メッセージやファイルといったアイテムがどんどん蓄積されていきます。同僚が残してくれた特定のドキュメントや、重要な内容に触れていた特定のメッセージを探し出すのが難しくなることもあるでしょう。幸い、Microsoft Teamsにはフィルター機能が備わっており、こうした情報を簡単に見つけることができます。この記事では、その具体的な使い方をご紹介します。

検索結果をフィルターで絞り込む方法

Microsoft Teamsで検索を実行すると、検索結果の上部にいくつかのタブが表示されることに気づくでしょう。「メッセージ」「ユーザー」「ファイル」というタブです。これが最初のフィルター手段となります。探しているものがメッセージであれば「メッセージ」を、人物であれば「ユーザー」を、ファイルであれば「ファイル」をクリックしましょう。対象が分類されることで、目的のものを見つけやすくなります。

さらに、その下には他のフィルターも用意されています。メッセージを探す際は、「差出人(From)」ボックスに名前を入力することで、メッセージの送信元の相手を絞り込めます。また、「種類(Type)」を選択すれば、チャネル発信なのかチャットなのかという発信元の種別で絞り込むことも可能です。さらに「その他のフィルター」オプションもあり、件名、日付範囲、メッセージが属するチームやチャネルによる絞り込みが行えます。添付ファイルの有無や、自分が@メンションされているかどうかで検索することもできるので、覚えておくと非常に便利です。

ファイルを直接検索する場合にも、役立つフィルターが用意されています。ファイルが属するチーム、ファイルの種類、そして最終更新日などを条件に絞り込むことができます。

チャット一覧をフィルターする方法

フィルター機能は検索だけにとどまりません。Teamsにチャットメッセージが大量に溜まっている場合でも、追加のコントロールを使ってリストを効率的に絞り込めます。デフォルトでは名前によるフィルターになっていますが、「...」(三点リーダー)を押すと、未読メッセージ、ミュートした会話、会議などの条件でさらに絞り込むことができます。長いリストを一つずつクリックして確認しなくても、必要なメッセージや項目に優先的にアクセスできる、とても便利な機能です。

チームとチャネルをフィルターする方法

最後にご紹介するのは、チームとチャネルをフィルターする方法です。画面左側の「チーム(Teams)」という表示の横にあるアイコンを探してください。逆さのビーカーのような形をしたアイコンです。これをクリックすると、チームとチャネルのリストを絞り込めるようになります。ここから、チームやチャネルを並べ替えたり、検索したりすることが可能です。複数のチームやチャネルに参加している方にとっては、特に重宝する機能でしょう。

チャット活用のコツとその他のヒント

今回ご紹介したTeamsでのフィルター活用術は、私たちの最近の記事のほんの一部にすぎません。これまでにも、Teamsのチャットを最大限に活用するためのコツ、通知の管理方法、カメラを上手に使いこなす方法など、さまざまなトピックを取り上げてきました。皆さん独自の活用術やお気に入りの技があれば、ぜひ下のコメント欄でお知らせください!