Microsoft Teamsにゲストユーザーを追加する方法

Microsoft Teamsは、組織のメンバー同士をつなぐのに非常に便利なツールです。特にリモートワーク環境ではその真価を発揮します。しかし、業務によっては、外部の請負業者、クライアント、サプライヤーなど、組織外の人々と協働しなければならない場面もあります。Teamsのゲスト機能を活用すれば、こうした外部ユーザーを安全に追加でき、組織のデータへのアクセスも適切に制限できます。

ゲストを追加する手順

ゲストの追加はとても簡単です。まず、Teamsのサイドバーからゲストを追加したいチームを見つけます。次に、チーム名の右側にある「…」ボタンをクリックし、「メンバーの追加」を選択しましょう。

追加したい相手のメールアドレスを入力します。入力が完了すると、ゲストの名前を登録するよう求められるので、名前を入力して「追加」ボタンをクリックすれば手続きは完了です。

なお、「一致するものが見つかりません」というメッセージが表示された場合は、使用しているOffice 365アカウントでゲストアクセスが無効になっている可能性があります。この場合、先に管理者に相談して設定を確認する必要があります。

ゲストとして追加されたユーザーには、チームへの招待メールが届きます。招待を受け入れると、他のメンバーと同じようにチーム内に表示されるようになります。

ゲストの権限について

組織のデータを保護するため、ゲストの権限にはあらかじめ制限が設けられています。ゲストは通常のユーザーと同様に、チームへのメッセージ送信が可能です。また、ファイルの共有やプライベートチャットの作成も行えます。

一方で、その他のほとんどの機能へのアクセスは制限されています。具体的には、会議のスケジュール設定、Teams設定の変更、新しいチームの作成、アプリの管理などの操作はゲストには許可されていません。許可されている操作の詳細な一覧は、Microsoftの公式サポートサイトで確認できます。

チームごとの権限カスタマイズ

一部のオプションはカスタマイズ可能で、チーム単位で個別に制御することもできます。チームのオプションメニューから「チームの管理」をクリックし、「設定」タブへ移動してください。「ゲストの権限」セクションにあるチェックボックスを切り替えることで、チャネルの作成・削除など、特定の機能へのゲストアクセスを有効または無効にできます。

ゲストの識別と管理

混乱を避けるため、ゲストはTeamsのインターフェース上で常に明確にラベル付けされます。すべての外部ユーザーの名前には「(ゲスト)」という接尾辞が付くので、誰が外部のユーザーなのかひと目でわかります。

また、チームのオプションメニューから「チームの管理」をクリックすると、メンバーの一覧が表示され、そこでゲストの全リストを確認したり、必要に応じてチームからゲストを削除したりすることができます。

一時的な参加にはゲストアカウントが不要

最後に覚えておきたいポイントとして、特定のTeams会議に一度だけ参加する必要があるユーザーに対しては、ゲストアカウントを作成する必要はありません。恒久的なアクセス権を付与する必要がない場合は、音声通話やビデオ通話へのゲストアクセスを管理するための専用ガイドを参考にするとよいでしょう。