Windows 10で在宅ワークを安全に!ファイル・メール・データを保護する5つの方法

コロナ禍以降、在宅ワークが一般的になりました。自宅では家族やルームメイトと空間を共有することになるため、仕事の内容によっては、仕事関連のファイルやパソコン内の特定のデータに他人がアクセスできる状態は避けたいものです。単純にプライバシーを守りたいという方も多いでしょう。

パスワードやWindows Helloでパソコン自体をロックするのも一つの方法ですが、それだけでは不十分と感じる方もいるはずです。この記事では、ファイルやメールなどをしっかり保護し、在宅ワークを安全に行うための具体的な方法を5つ紹介します。

方法1: Windows 10でファイルやフォルダを暗号化する

まず最も基本的なのが、Windows 10に標準搭載されている暗号化機能(EFS)を使ってファイルやフォルダを保護する方法です。これはアカウントに暗号化キーを紐付けるWindowsの組み込み機能で、他の人がファイルにアクセスしようとしても内容を読み取れなくなります。なお、この機能は個人利用向けであり、ビジネス環境での使用は想定されていない点に注意してください。

手順は以下の通りです。

エクスプローラーを開き、保護したいファイルまたはフォルダを右クリックします。「プロパティ」を選択し、下部にある「詳細設定」ボタンをクリックしましょう。表示されたウィンドウの下部に「内容を暗号化してデータをセキュリティで保護する」というチェックボックスがあるので、これにチェックを入れて「OK」を押します。その後「適用」をクリックし、画面の指示に従ってください。

暗号化が完了すると、アクションセンター(Windowsキー+Aで開けます)に通知が表示されるので、そこから暗号化キーをバックアップしておきましょう。このキーがないとファイルにアクセスできなくなる可能性があります。

方法2: Outlookのメールをパスワードで保護する

ファイルの保護も大切ですが、より強固なセキュリティを目指すなら、Outlookで送受信するメール自体を暗号化するのがおすすめです。この機能を使うと、メールの内容は読めるテキストから解読不能な暗号文に変換されます。暗号化に使われた公開鍵とペアになる秘密鍵を持つ受信者だけが、メッセージを正しく読むことができます。

Outlookが対応している暗号化方式は2種類あります。1つはS/MIME暗号化、もう1つはOffice 365 Message Encryptionです。S/MIMEはOutlook以外の多くのメールアプリでもサポートされており、最も標準的な方式です。一方、Office 365 Message Encryptionは、送信者がOffice 365 Enterprise E3ライセンスに含まれる同機能を利用している場合のみ使えます。

ここでは、より一般的なS/MIME暗号化の手順を紹介します。まず、システムが暗号化メールを送信できるよう設定されていることを確認してください。設定が完了していれば、通常どおりメールを作成した後、「オプション」タブをクリックし、「暗号化」→「S/MIMEで暗号化」を選択するだけで、あとは普通に送信するだけです。

Outlook Webアプリで暗号化したい場合は、さらに簡単です。画面上部の宛先バーの上にある「暗号化」ボタンをクリックするだけです。ただし注意点があります。Outlook.comでは、受信者のメールプロバイダーとの接続に日和見TLS(Transport Layer Security)を使用しています。TLSの場合、メッセージが受信側のメールプロバイダーに到着した後は暗号化が維持されないことがあります。S/MIMEはメールボックス間を移動するメールではなく、メッセージそのものを暗号化するため、はるかに高いセキュリティを実現できます。

方法3: Windows 10 ProでBitLockerを有効にする

個別のファイルやメールを保護するのも有効ですが、BitLockerを使えばパソコン全体を暗号化できます。BitLockerが有効になっていると、パスワードを入力してWindowsにログインせずにデバイスへアクセス(または消去)しようとしても、プライベートなデータが悪意のある第三者の手に渡るのを防げます。典型的な不正アクセスの手法としては、Windows回復USBから起動してOSを再インストールする、ハードディスクやSSDを取り出して別のシステムに接続する、といったものがあります。

こうした手法でアクセスしようとすると、48桁の数字からなるBitLocker回復キーの入力を求められます。回復キーは通常、Microsoftアカウント上にオンラインで保存されるか、印刷物やUSBフラッシュドライブに保管されています。なお、BitLockerはWindows 10 Proでのみ利用可能で、TPMチップを搭載したデバイスが必要ですが、最近のWindows PCのほとんどは対応しています。

BitLockerは通常、既定で有効になっています。確認するには、エクスプローラーを開いてサイドバーの「PC」をクリックしましょう。ローカルディスク(C:)に鍵アイコンが表示されていれば、すでにBitLockerで保護されています。無効になっている場合は、設定から有効化できます。

BitLockerのセットアップ後、デバイス全体が完全に暗号化されるまで数時間かかる場合があります。一度設定すれば、前述のような特殊な状況にならない限り、キーの入力を求められることはありません。ただし、必ず回復キーを保存しておいてください。キーを紛失するとすべてのファイルにアクセスできなくなる恐れがあります(技術的に高度な方法で復旧できるケースもありますが、保証はされません)。

方法4: Office 365のドキュメントにパスワードを設定する

多くの人にとって、Word・Excel・PowerPointなどのOfficeドキュメントは業務の中核です。ドキュメントを保護しておけば、重要な情報が第三者の手に渡るのを防げます。ほんの数ステップで設定できます。

まず知っておきたいのは、Office 365のパスワード設定はドキュメントそのものを暗号化するわけではないという点です。厳密な暗号化を行いたい場合は、方法1のEFS暗号化を併用してください。Officeのパスワード機能は、主に初心者ユーザーが手軽にファイルを保護するためのものです。

Microsoft Wordの場合:「ファイル」タブを開き、「情報」をクリックします。次に「ドキュメントの保護」→「パスワードを使用して暗号化」を選択し、パスワードを入力して「OK」を押します。

PowerPointの場合:同様に「ファイル」タブ→「情報」と進み、「プレゼンテーションの保護」→「パスワードを使用して暗号化」を選択します。パスワードボックスにパスワードを入力して「OK」をクリックしましょう。

Excelの場合は少し複雑です。データへのアクセス制限だけでなく、シート内の特定範囲だけをロックしたり、数式やセル範囲を非表示にしたりすることも可能です。まずはブック全体を保護するところから始めましょう。「ファイル」タブ→「情報」→「ブックの保護」→「パスワードを使用して暗号化」を選択し、パスワードを入力して「OK」を押します。

ブック全体をロックせず、保護されていないシートの一部だけをロックすることもできます。対象のデータ範囲を選択して右クリックし、「セルの書式設定」を開きます。「ロック」のチェックを外したら、選択範囲を保持したまま「校閲」タブ→「保護」→「シートの保護」を選択してください。

方法5: OneNoteのノートセクションにパスワードを設定する

Word・Excel・PowerPoint以外にも、OneNoteのノートセクションを保護したい方もいるでしょう。メモの内容が他人に見られるのを防ぐ有効な手段です。Microsoft StoreからダウンロードしたOneNoteアプリ(OneNote 2016ではありません)を使えば、Windows 10で簡単に設定できます。

手順はとてもシンプルです。サイドバーでノートブック名をダブルクリックして開き、保護したいセクションを右クリックして「パスワードによる保護」オプションを選択するだけです。

あなたはパソコンのセキュリティをどう守っていますか?

今回は、Windows 10で在宅ワークを安全に行うために、ファイル・メール・各種データを保護する5つの方法を紹介しました。このガイドが役に立ったでしょうか? また、独自のコツや裏技をお持ちの方もいるかもしれません。ぜひコメント欄で、あなた自身の在宅ワークのセキュリティ対策を教えてください。どうぞお元気で!