小規模ビジネスで Microsoft Teams を最大限に活用する3つの方法

コミュニケーションは、規模の大小を問わず、あらゆるビジネス活動の要となるものです。特に、従業員が異なる拠点に分散している中小企業や、コロナ禍をきっかけにリモートワークへ移行した企業にとっては、その重要性は一層高まっています。そこで役立つのが「Microsoft Teams」です。

チャットベースのインターフェースをはじめ、他のMicrosoftアプリや各種サービスとの連携など、Teamsを小規模ビジネスで最大限に活用する方法をご紹介します。

Teamsでドキュメントを管理する

小規模ビジネスでTeamsを最大限に活用する方法として、まず挙げられるのがドキュメント管理です。Teamsでは、Microsoftが提供するSharePointサービスを使ってチームサイトが作成され、これがTeams内で共有されるすべてのファイルのドキュメントライブラリとして機能します。Teamsはもともとグループ向けに設計されているため、メンバー全員が共有ドキュメントやファイルを閲覧できる仕組みになっています。

つまり、チームチャネルに追加したメンバーは誰でも、チャネルにファイルやドキュメントをアップロードでき、他のメンバーはアプリ右側の「ファイル」タブからアクセスできます。リンクを探したり、わざわざWebサイトにアクセスしたりすることなく、必要なファイルにすぐたどり着けるのは大きなメリットです。また、Microsoft以外のストレージサービスを使いたい場合でも、サイドバー下部の「クラウド ストレージの追加」ボタンから他のクラウドサービスを追加できます。

さらに、Microsoft Teamsにはさまざまな「アプリ」を追加できます。YouTube、Zoom、Evernote、Adobe Creative Cloudなど、Microsoft以外のサービスも含まれます。アプリはサイドバーの「アプリ」アイコンをクリックして追加でき、追加後はチャネルのタブとして表示されるか、サイドバー自体に現れます。Microsoft 365やTeamsへの本格的な移行前でも、既存の非MicrosoftサービスとTeamsをスムーズにつなげられるため、非常に便利です。

Microsoft Plannerでタスクを管理する

ドキュメントに加えて、ビジネス運営のもう一つの重要な要素が計画とタスク管理です。商品の受け渡しや配送の手配などを行う際には、「誰がどのタスクを担当し、それがどのように進んでいるのか」を常に把握しておく必要があります。この点でも、Microsoft Plannerとの連携により、Teamsは強力なサポートをしてくれます。

Microsoft Plannerは、Office 365グループに紐づく「プラン」を中心とした体験を提供します。新しいプランを作成すると、それに対応するOffice 365グループが自動的に生成され、既存のグループをもとにプランを作成することも可能です。さらに、各プランには専用のSharePointサイトとOneNoteノートブックが用意されるため、添付ファイルなども見つけやすくなります。

始め方は簡単です。tasks.office.comにログインして新しいプランを作成し、名前を付けるとインターフェースが表示されます。Plannerは縦の列(バケット)で整理されており、バケットに項目を追加しながら、タスクの割り当て、期日の設定、メモの追加などが行えます。タスクのスケジュールを可視化できる指標機能も備わっています。

Microsoft Plannerを設定すれば、Teamsから簡単にアクセスできます。アプリのサイドバーにあるPlannerをクリックするか、サイドバーの「...」からPlannerを選択しましょう。ブラウザで新しいタブを開くことなく、Teams上で直接Plannerを操作できます。

Microsoft Shiftsでシフト勤務を管理する

最後にご紹介するのが、Teamsの「Shifts」機能です。中小企業の場合、ADPのような給与計算サービスに投資する余裕がないこともあるでしょう。Teamsには、マネージャーと現場スタッフが労働時間などを管理するために設計されたMicrosoftのサービス「Shifts」との連携機能があります。Microsoft 365管理センターで有効化し、適切な権限を付与すれば、ユーザーはTeamsアプリからシフトの出退勤を打刻できるようになります。

マネージャー側は、シフトの作成や詳細の追加、シフトの入れ替え、スケジュール全体の管理はもちろん、レポートのダウンロードも可能です。従業員側も、Shiftsを使って休暇申請を行うことができます。有料の給与計算サービスほど多機能ではありませんが、必要な場面では十分に実用的なツールと言えるでしょう。

Teamsにはまだまだ可能性がある

ここまで紹介したのは、小規模ビジネスでMicrosoft Teamsを最大限に活用するための代表的な3つの方法にすぎません。Yammerとの連携をはじめ、Teamsには魅力的な機能がまだたくさんあります。詳しく知りたい方は、ぜひニュースハブをご確認ください。