小規模ビジネスで Microsoft Teams を最大限に活用する 3 つの方法

コミュニケーションは、大小を問わずあらゆる事業活動の核心です。しかし、従業員がさまざまな場所に拠点を置いている、または現在コロナウイルスのためにリモートワーカーと運用に依存している小規模ビジネスの場合、これは特に重要です.そこで登場するのが Microsoft Teams です。

チャットベースのインターフェイス、他の Microsoft アプリとの統合、または他のサービスから、小規模ビジネスで Teams を最大限に活用する方法を以下に示します。

スモール ビジネス ドキュメントの管理

小規模ビジネスで Teams を最大限に活用する方法の 1 つは、Teams を使用してドキュメントを管理することです。 Teams では、Microsoft は SharePoint サービスを使用して Teams サイトを作成しています。これは、以前に説明したように、Teams で共有されるすべてのもののドキュメント ライブラリです。これは、Teams がグループ向けに設計されており、共有されたドキュメントやファイルを誰でも見ることができるためです。

これは、チーム チャネルに追加したすべてのユーザーがファイルとドキュメントを Teams のチャネルにアップロードし、アプリの右側にある [ファイル] タブからチームにアクセスさせることができることを意味します。これにより、リンクを探したり、手動で Web サイトにアクセスしてファイルを取得したりすることを心配することなく、ファイルやドキュメントを簡単に見つけることができます。 Microsoft 以外の他のストレージ ソリューションを使用したい場合でも、[クラウド ストレージの追加] をクリックしてクラウド サービスを追加することもできます。 ボタンをクリックしてください。

Microsoft Teams に追加できる他の "アプリ" もあります。これらは Microsoft 以外のもので、YouTube、Zoom、Evernote、Adobe Creative Cloud などが含まれます。サイドバーの [アプリ] アイコンをクリックして、アプリを追加できます。追加すると、アプリはチャネルのタブまたはサイドバー自体に表示されます。プロセスについては以前に説明しましたので、より詳細な説明についてはこちらをお読みください。 Microsoft 365 または Teams に移行する前に Microsoft 以外のサービスをまだ使用している場合、これらのアプリは Teams に適切にプラグインされます。

Microsoft Planner を使用して Teams からタスクを管理する

ドキュメント以外に、ビジネス オペレーションのもう 1 つの中心的な領域は、計画と整理です。送迎などの場合は、誰がどの作業を行っているか、どのように作業が進行しているかを追跡する必要があります。ドキュメントの管理と同様に、これは Microsoft Planner との統合により Teams がサポートするもう 1 つの領域です。

Microsoft Planner では、エクスペリエンスは Office 365 グループに関連付けられている "プラン" を中心にしています。そのため、新しいプランを作成すると、新しい Office 365 グループが取得されます。また、既存のグループに基づいてプランを作成することもできます。計画には、独自の SharePoint Web サイトと OneNote ノートブックも用意されており、それを際立たせ、特定の添付ファイルを見つけやすくします。

開始するには、tasks.office.com から Planner にログインし、新しいプランを作成します。名前を付けると、ユーザー インターフェイスに移動します。 Planner は、バケット リストを含む縦の列で構成されています。やりたいことリストにアイテムを追加したり、タスクを割り当てたり、日付を選択したり、メモを追加したりできます。タスクのスケジュールなどを表示するための指標も利用できます。

Microsoft Planner をセットアップすると、Microsoft Teams で簡単に見つけることができます。アプリのサイドバーでクリックするか、サイドバーの [...] をクリックしてから [Planner] をクリックして見つけます。これにより、Web ブラウザーで新しいタブを開かなくても、Teams で Planner が直接開きます。

Microsoft Shifts を使用して Teams から従業員を管理する

最後に、Microsoft Teams のシフトがあります。中小企業であるため、ADP のような給与計算サービスに投資する資金がない場合があります。ただし、チームは、マネージャーや第一線の従業員が勤務時間を追跡するために設計された Microsoft のサービスである「シフト」と統合されています。 Microsoft 365 ダッシュボードで有効にし、適切なアクセス許可を付与すると、Teams ユーザーは Teams アプリを使用してシフトの出勤と退勤を行うことができます。

一方、マネージャーは、シフトのスケジュール、詳細の追加、シフトの入れ替え、物事の整理、さらにはレポートのダウンロードまで行うことができます。 Teams ユーザーは、シフトを使用して休暇を申請することもできます。有料の給与計算サービスほど包括的ではありませんが、必要に応じて仕事を適切に完了できます。

チームはさらに多くのことができる

これらは、小規模ビジネスで Microsoft Teams を最大限に活用するための上位 3 つの方法です。過去 2 か月間、Teams について幅広く取り上げてきました。 Yammer など、Microsoft Teams には多くの利点があります。詳細については、ニュース ハブをご覧ください。