配布用にMicrosoft Teamsの通話トランスクリプト(文字起こし)を作成・編集する方法

Microsoft Teamsで通話を終えた後、Microsoft Streamにアクセスすれば、その内容を文字起こし(トランスクリプト)として読み返すことができます。管理者が会議の文字起こし機能を有効にしており、通話を録画済みであれば、トランスクリプトを見直して重要なポイントを整理したり、組織内での配布用により完成度の高い資料を作成したりすることも可能です。

作業前の注意点

もちろん、この作業を行う際には、組織のポリシーやコンプライアンスへの配慮が重要です。トランスクリプトを読む同僚に誤った情報を伝えないよう、内容の正確性には十分注意しましょう。

トランスクリプトの編集手順

1. 会議のチャット履歴を開く

まず、終了したばかりの会議または通話のチャット履歴を開きます。会議のエントリーに再生アイコンが表示されているはずです。クリックすればすぐに再生できますが、今回は編集が目的なので、会議の横にある「...」をクリックし、「Microsoft Streamで開く」を選択します。

2. キャプションファイルをダウンロードする

Microsoft Streamのポータルが開いたら、動画の下にある「編集」をクリックします。「オプション」から「キャプション」を選択し、「ファイルのダウンロード」をクリックして、VTT形式のキャプションファイルをダウンロードします。

3. 内容を確認・修正する

ダウンロードしたファイルを開き、実際の通話内容と一致しているかを確認しながら編集しましょう。自動生成された文字起こしには誤認識が含まれることがあるため、配布前に必ず校正することが大切です。

4. 修正版をアップロードする

確認が終わったら、ブラウザでMicrosoft Streamに戻り、「キャプションファイルを自動生成する」オプションのチェックを外します。次に「キャプションファイルをアップロードする」をクリックし、「ファイルの選択」で編集済みのキャプションファイルを指定して「OK」をクリックします。最後に「適用」を押せば完了です。

利用条件と制限事項

なお、録画がMicrosoft Streamにアップロードされた後、クローズドキャプションのトランスクリプトを編集できるのは、会議を開始した本人のみです。録画に関するルールは文字起こしにも同様に適用されます。

つまり、トランスクリプトを取得できるのは会議やグループ通話のみで、1対1の通話では利用できません。また、会議の録画機能はOffice 365 Enterprise E1、E3、E5ライセンスのアカウントでのみ利用可能なため、すべてのユーザーが使えるわけではない点にも注意が必要です。