Office 365 で MyAnalytics を使用して、リモートで作業するときの時間をより適切に管理する方法

特に家族全員がいる場合、在宅勤務は困難な場合があります。適切なワークライフ バランスを維持しながら 1 日を過ごすには、効果的な時間管理が重要です。

Microsoft の MyAnalytics は、あまり知られていない Office 365 ファミリのメンバーです。 MyAnalytics は、自分がどのように時間を費やしているかを理解するのに役立つ洞察を提供できます。他の Office 365 アプリ内でのアクティビティとエンゲージメントを追跡し、集中力、健康状態、ネットワーキング、コラボレーションを改善する方法を分析します。

MyAnalytics はすべての Office 365 プランで利用できるわけではなく、管理者によって無効にされている可能性があります。利用可能な場合は、Office.com のアプリ ランチャーに表示されます (最初に [すべてのアプリ] をクリックする必要がある場合があります)。

MyAnalytics ホームページでは、アプリの 4 つの主なセクション (フォーカス、ウェルビーイング、ネットワーク、コラボレーション) に現在の統計情報が表示されます。 4 つの領域すべてで効果を最大化することで、生産的に仕事をする可能性を高めながら、1 日の終わりにリラックスしてくつろぐことができます。

フォーカス

フォーカス セクションでは、1 日の中でどれだけのフォーカス時間を獲得しているかを評価します。フォーカス タイムとは、注意をそらさずに集中して最大限の生産性を発揮できる時間のことです。

MyAnalytics は、予定表の時間からコラボレーション期間を差し引いて、フォーカス期間を特定します。コラボレーションは、発信する通話、送信するメール、または参加する会議としてカウントされます。参加者がいないカレンダー上のイベントは、コラボレーションとは見なされません。

MyAnalytics には、過去 1 か月間のフォーカス時間を示す棒グラフが表示されます。緑色のバーの高さが十分でない場合は、注意散漫に対処するために余分な時間を費やしている可能性があります。 MyAnalytics は、カレンダーに 1 ～ 2 時間のフォーカス スロットを自動的にスケジュールすることで、作業を完了するために必要なスペースを確保するのに役立ちます。

ウェルビーイング

健康とは、仕事以外の生活を考慮したものです。リアルタイム通知は、デジタル時代の特徴的な機能の 1 つですが、自由な時間に対する最大の脅威の 1 つにもなり得ます。

MyAnalytics は、時間外に出勤したり、勤務時間外に仕事の電子メールに返信したりする頻度を示します。仕事の後や週末に重要な活動を完了すると、静かな 1 日が失われます。

定期的に残業したり、仕事のアラートを確認したりすることは、ストレスや燃え尽き症候群の主な原因となる可能性があります。 MyAnalytics は、余分な時間を費やしている時間を視覚化するのに役立ちます。これにより、ワークライフ バランスがどのように維持されているかをより明確に把握できる場合があります。

ネットワーク

[ネットワーク] 画面には、組織の内外を問わず、他の人々とどのようにやり取りしているかが表示されます。連絡先との関係、連絡先とのコラボレーションに費やした時間、ネットワーク内でアクティブな人の数を確認できます。

これは、ネットワークの規模が販売の成功に直接対応できる営業担当者にとって特に便利です。より広く言えば、誰と話しているかを特定するのに役立ちます。これは、チーム リーダーの場合は特に重要です。チーム メンバーが最近ネットワークに参加していない場合は、フレンドリーなメッセージをドロップして、彼らの進捗状況を確認する時期かもしれません。

コラボレーション

コラボレーションは最後のセクションです。会議、電話、メールへの返信に費やした時間を確認できます。

MyAnalytics は、過去 1 か月間に参加した通話、電子メール、およびメッセージの数を確認します。次に、これらの洞察を使用して、他のユーザーとの共同作業に 1 日をどれくらい費やしているかを測定できます。

これらの統計の意味は、組織内での役割に依存する可能性があります。営業担当者や重役は、多くの時間を他の個人との共同作業に費やす可能性がありますが、ライター、デザイナー、または開発者は、より多くの集中時間を使用することが期待される場合があります。ある個人にとって理想的な価値観は、別の人にとっては根本的に異なるように見える可能性があることを常に覚えておいてください.

作業パターンの分析

リモートワークに苦労している場合は、1 日をどのように過ごすかを考えることから始めてください。次に、MyAnalytics にログインし、そのレポートを確認します。メールに費やす時間を制限するなど、いくつかの小さな変更が、完了できる仕事の量を増やすことに大きな違いをもたらすことに気付くかもしれません.

MyAnalytics セクションは本質的に相互にリンクされており、それらの間のバランスを見つけることが重要です。フォーカス統計を最大化するには、コラボレーションの削減が必要になる可能性があります。ただし、コラボレーションを完全に排除するのは非現実的です。

代わりに、MyAnalytics のヘルプを使用して、どのくらいのコラボレーション時間が必要かを検討してください。簡単な解決策の 1 つは、メールへの返信に (昼食の前後などの) 端の時間帯を割り当てることです。これにより、午前または午後に生産性を確保するための時間をより長くとることができます。