Office 365「MyAnalytics」でリモートワーク中の時間管理を改善する方法

在宅勤務には特有の難しさがあります。家族が常にそばにいる環境では、仕事に集中することが一層困難になるでしょう。日々の業務をこなしながら、適度なワークライフバランスを保つためには、効果的な時間管理が不可欠です。

Microsoftの「MyAnalytics」は、Office 365ファミリーの中でも比較的知られていない機能の一つです。MyAnalyticsを活用すれば、自分が時間をどのように使っているのかを客観的に把握できます。他のOffice 365アプリでの活動やコミュニケーションを追跡し、集中力・ウェルビーイング(心身の健康)・ネットワーキング・コラボレーションの4つの側面から、働き方の改善ポイントを分析してくれるのです。

なお、MyAnalyticsはすべてのOffice 365プランで利用できるわけではなく、管理者によって無効化されている場合もあります。利用可能であれば、Office.comのアプリ起動ツールに表示されます(「すべてのアプリ」をクリックする必要がある場合があります)。

MyAnalyticsのホームページでは、現在の統計情報が「フォーカス」「ウェルビーイング」「ネットワーク」「コラボレーション」という4つの主要セクションに分けて表示されます。この4つの領域それぞれでパフォーマンスを最大化することで、生産性を維持しながら、一日の終わりにはしっかりリラックスできる働き方を実現できるでしょう。

フォーカス(集中)

「フォーカス」セクションでは、一日の中でどれだけの集中時間を確保できているかを評価します。集中時間とは、邪魔されることなく深く作業に没頭できている時間のことです。

MyAnalyticsは、カレンダー上の空き時間からコラボレーションにかかった時間を差し引くことで、集中時間を特定します。ここでいうコラボレーションとは、通話の発信、メールの送信、会議への参加などを指します。参加者が設定されていないカレンダーイベントは、コラボレーションとしてカウントされません。

MyAnalyticsは棒グラフで、過去1か月間の集中時間の推移を表示します。緑色のバーが十分に高くない場合は、気が散る要素への対処に時間を取られすぎている可能性があります。そんなときはMyAnalyticsの機能を活用して、1〜2時間の集中タイム枠をカレンダーに自動的に組み込めば、仕事に取り組むための時間を確実に確保できます。

ウェルビーイング(健康)

「ウェルビーイング」セクションは、仕事以外の生活面に着目した機能です。リアルタイム通知はデジタル時代の象徴的な機能ですが、同時に自由な時間を脅かす最大要因の一つでもあります。

MyAnalyticsは、残業に突入する頻度や、勤務時間外に仕事のメールへ返信している頻度を可視化します。退勤後や週末に大きな活動を行うと、「静かな一日(クワイエットデイ)」を失う仕組みになっています。

慢性的な残業や休み時間のアラート確認は、ストレスやバーンアウトの大きな原因となります。MyAnalyticsなら、自分がどれだけの時間を超えて働いているのかを目で見て確認できるため、現在のワークライフバランスがどうなっているのかをより明確に把握できるでしょう。

ネットワーク

「ネットワーク」画面では、組織内外を問わず、他の人とどのように関わっているかを確認できます。連絡先との関係性、一緒に作業している時間、ネットワーク内でアクティブな人数などがひと目でわかります。

この機能は営業職の方にとって特に有用です。営業成績はネットワークの規模に直結することが多いためです。それ以外の方にとっても、誰とコミュニケーションを取っているかを把握するのに役立ちます。特にチームリーダーであれば、あるメンバーが最近あなたのネットワーク内で動きがないようなら、近況を気遣うメッセージを送る良いタイミングかもしれません。

コラボレーション(協業)

4つ目のセクションは「コラボレーション」です。会議、電話、メール返信にどれだけの時間を費やしているかを確認できます。

MyAnalyticsは、過去1か月間に参加した通話、メール、メッセージの数を集計します。これらのデータをもとに、一日のうちどれだけの時間を他者との連携に使っているかを測ることができます。

この数値の解釈は、組織内での役割によって大きく異なります。営業担当者や経営幹部であれば、多くの時間を他者との連携に充てるのが自然ですが、ライター、デザイナー、開発者のような職種では、より多くの集中時間が必要とされるでしょう。ある人にとって理想的な数値が、別の人にとってはまったく異なるものであることを忘れないようにしてください。

自分の働き方パターンを分析しよう

リモートワークに苦戦しているなら、まず自分の一日の過ごし方を振り返り、そのうえでMyAnalyticsのレポートを確認してみましょう。メールに費やす時間を制限するといった小さな変更が、成果物の量を大きく増やすきっかけになるかもしれません。

MyAnalyticsの各セクションは互いに密接に関連しており、そのバランスを見つけることが重要です。フォーカスの数値を最大化するにはコラボレーションを減らす必要がありますが、コラボレーションを完全にゼロにするのは現実的ではありません。

代わりに、MyAnalyticsの助けを借りながら、どれだけの連携時間が本当に必要なのかを考えてみましょう。簡単な対策の一例として、昼食前後などの端の時間帯をメール返信に充てれば、午前または午後にまとまった生産的な時間ブロックを確保しやすくなります。