Microsoft Teamsでオンライン状態(プレゼンス)を確認する方法【PC・スマホ対応】

在宅勤務でも、オフィスでのチームコミュニケーションでも、Microsoft Teamsを使う上で重要なポイントのひとつが「オンライン状態(プレゼンス)」です。

やり取りしたい相手が今オンラインかどうかを把握できることは、業務を円滑に進めるうえで非常に重要です。相手がメッセージを見られない(あるいは見ない)状況だと分かっているのに送ってしまうのは避けたいものですよね。Teamsには、デスクトップ版、Web版、iOS版、Android版のいずれにもプレゼンス表示機能が備わっており、一緒に働く仲間のオンライン状況をひと目で確認できます。

この記事では、Teamsでオンライン状態を確認するさまざまな方法をご紹介します。

プレゼンス表示の基本を押さえておこう

本題に入る前に、いくつか知っておくべき重要なポイントがあります。Microsoft Teamsには複数のプレゼンス表示が用意されており、これらはプロフィールアイコンをクリックしてステータスを選択することで設定できます。主な表示は以下のとおりです。

• 緑色のチェックマーク:利用可能(Available)
• 赤い2つの丸:取り込み中(Busy)/応答不可(DO NOT DISTURB)
• 黄色い時計:一時退席中(Be Right Back)/退席中(Away)

また、多くの場合ステータスはTeamsによって自動的に設定される点にも注目です。ユーザーがオンラインになると自動的にオンライン状態となり、数分間操作がないと「退席中」へ切り替わります。さらに、通話中のユーザーには「取り込み中」などのステータスが表示され、チャットに対応できないことがチーム全体に伝わる仕組みになっています。

チームメンバー全員のオンライン状態を一括確認する方法

このガイドでは特定のユーザーのプレゼンスを確認する方法を中心に解説しますが、実はもっと手軽な方法として、全メンバーのオンライン状態を一度に確認する手段があります。手順は以下のとおりです。

1. 画面左側でチーム名をクリックします。
2. 「その他のオプション」(3つの点アイコン)をクリックします。
3. 「チームの管理」から「メンバー」を選択します。

現在オンラインのメンバーには、名前の横に緑色のチェックマーク付きの丸アイコンが表示されます。退席中や完全にオフラインのユーザーについても、あわせて確認できます。

Windows・Mac・Linuxのデスクトップ版・Web版で確認する方法

各表示の意味が分かったところで、実際に確認してみましょう。デスクトップ版またはWeb版のTeamsでは、「チャネル」と「チャット」の2つの場所でプレゼンスを確認できます。

チャネルで確認する

まず、日々の会話が行われるチャネル自体で確認する方法です。チャネル内では、各ユーザーのプロフィールアイコンと最新の投稿が表示されます。アイコンの横には小さなインジケーターが付いており、その人が「利用可能」「取り込み中」「退席中」のどれなのかがひと目で分かります。これが最も手軽な確認方法で、名前にカーソルを合わせるとメールアドレスなどの詳細情報も表示されます。

チャットで確認する

次に、チャットでの確認方法です。確認したい相手がメインのチャネルにいない場合は、チャット経由でプレゼンスをチェックしましょう。Teams上部の「検索またはコマンドを入力」バーに相手のユーザー名を入力し、リストから選択すると、メッセージ送信画面に移動します。画面中央、相手の名前が表示されている部分にオンライン状態が示されます。

iOS・Androidアプリで確認する方法

最後に、モバイル版(iOS・Android)での確認方法です。Teamsのモバイルアプリでの手順はデスクトップ版とほぼ同じで、チャネルまたはチャットで確認します。特にモバイル版のチャットには、相手が最後にアクティブだった正確な時刻が表示されるというメリットがあります。これはデスクトップ版やWeb版にはない機能です。

チャネルで確認する

チャネルで相手のオンライン状態を確認するには、該当チャネルを開き、相手の最新のメッセージを探します。メッセージのそばに、前述の4種類のインジケーターのいずれかが表示されます。プロフィールをタップすれば、さらに詳しい情報も確認できます。

チャットで確認する

過去にチャットしたことのある相手なら、チャットリストから簡単に見つけられます。いない場合は新規チャットを作成しましょう。リストにはチャット可能な全ユーザーとそれぞれのプレゼンスインジケーターが表示されます。相手を見つけたら名前をタップすると、画面左上にステータスが表示されます。相手が退席中または非アクティブの場合は「最終表示(Last Seen)」と表示されます。

まとめ

Teamsのプレゼンス機能を上手に活用すれば、メッセージを送るタイミングを見極めやすくなり、チーム内のコミュニケーションがよりスムーズになります。このガイドがお役に立てたなら幸いです。Microsoft Teamsの活用術や便利なヒントについては、他の関連記事もぜひご覧ください。