Microsoft Teamsでタグを追加・活用する方法を徹底解説

Microsoft Teamsでタグを使うと、複数の人にまとめてメンションを送ることができます。個人の名前を一人ずつ@メンションする必要はなく、役職、勤務地、部署などの単位で複数のメンバーを同じタグにグループ化し、まとめて通知できるのが大きなメリットです。

タグを一度作成してしまえば、Teamsのチャネル内で「@タグ名」と入力するだけで使えます。そのタグが割り当てられている全員が、直接@メンションされた場合と同じように通知を受け取ります。また、新しいチャットを開始するときにタグを選択すれば、そのタグに含まれるメンバーへ一括で連絡することも可能です。

ただし、誰でもタグを作成・管理できるわけではありません。タグを追加・管理するには、Microsoft Teamsにおけるチームオーナーである必要があります。もしタグを追加できない場合は、組織側でこの機能がまだ有効化されていない可能性もあります。

タグ機能が有効であっても自分がチームオーナーでない場合でも、自分や他のチームメンバーに割り当てられているタグを閲覧することはできます。また、チームオーナーでなくても、チャネル会話の中でタグ名を使って組織内のグループに通知を送ることは可能です。

Teamsでタグを追加する手順

以下の手順で、Microsoft Teamsにタグを追加・管理できます。

1. Teamsデスクトップアプリの左側にある「Teams」を選択し、一覧から対象のチームを見つけます。
2. チャネル名の右側にある三点リーダー(…)メニューを選択して、その他のオプションを表示します。
3. 「タグの管理」を選択すると、タグの作成とメンバーへの割り当てが行えます。

これで、組織内のメンバーに対してタグを追加・割り当てられるようになります。たとえば、「リーダーシップ」というラベルを作成し、その部門に所属するメンバーを追加するといった使い方ができます。特定のタグ名にメンバーを追加し終えたら、「作成」をタップしましょう。

チャネルでタグをメンションする方法

チャネルでの使い方は、通常の@メンションとまったく同じです。チャネル会話の中で「@タグ名」と入力すれば、そのタグに割り当てられた全員に通知が届きます。入力内容に応じて、Teamsがどのタグにメッセージを送るか候補を自動的に提案してくれるので便利です。

チャットでタグを使う方法

タグに割り当てられたグループとチャットをしたい場合も、「@タグ名」を使うだけです。個人名を一つずつ@メンションする代わりに、タグ名を指定するだけで、そのタグに登録されている全員にメンションを送れます。新しいチャットを開始するときも、個人宛てにチャットを始めるのと同じ要領でタグ名を使用します。

チームレベルのタグ管理設定

誰がタグを追加・管理できるかを設定できるのは、チームオーナーのみです。Microsoft Teamsでチームオーナーとして設定を管理するには、以下の手順を実行します。

1. デスクトップアプリの左側にある「Teams」を選択し、任意のチームチャネルを選びます。
2. 三点リーダー(…)メニューから「チームの管理」を選択します。
3. 「設定」タブを選択します。
4. 下にスクロールして「タグ」セクションを開きます。

ここで、チームオーナーはタグの設定を変更し、「チームオーナーのみ」がタグを追加できるようにするか、「すべてのチームメンバー」に許可するかを選択できます。

管理者によるタグ設定

Microsoft Teamsの管理者は、組織内のチームオーナーやチームメンバー向けに、さらに詳細なタグ設定を行うことができます。Teamsでは、合計100個のタグを作成でき、1つのタグには最大100人のチームメンバーを追加できます。また、1人のメンバーに割り当てられるタグは最大25個です。

さらに、管理者はチームオーナーに対して、タグを適用できるユーザーの上書き権限の付与、追加タグの作成許可、最大25個の推奨デフォルトタグの利用などを許可することもできます。各タグ名には最大25文字まで使用可能です。機能が有効になっている場合、チームオーナーやチームメンバーはこれらの推奨タグを利用したり、タグ名を変更したり、新しいタグセットを作成したりできます。

あなたの組織でMicrosoft Teamsのタグ機能は役立ちそうですか?ぜひコメントで教えてください。