Office 365ファイルをパスワードで保護する方法｜Word・Excel・PowerPointで文書を暗号化する手順

Windows 10でファイルやフォルダーを保護するのは簡単ですが、実は特定のOffice 365ファイルにも個別にパスワードを設定できることをご存知でしょうか。機密情報を含むファイルを共有する際や、見られたくない相手から重要な文書を守りたいときに、この機能は非常に役立ちます。本記事では、Microsoft Officeアプリを使ってファイルをパスワードで保護する具体的な手順を解説します。

Microsoft Wordでパスワード保護を設定する

Word文書にパスワードを設定するのはとても簡単です。「ファイル」タブを開き、「情報」→「文書の保護」→「パスワードを使用して暗号化」の順にクリックします。あとは任意のパスワードを入力して「OK」を押すだけです。

なお、パスワードは大文字・小文字が区別され、最大15文字まで設定可能です。特に注意したいのは、パスワードを忘れてしまうとMicrosoft側でも復元できないという点です。必ずパスワードをメモするか、すぐに参照できる安全な場所に保管しておきましょう。

Microsoft PowerPointでパスワード保護を設定する

PowerPointの場合も、Wordと同じくいくつかのメニューを操作するだけで保護できます。「ファイル」タブから「情報」を開き、「プレゼンテーションの保護」→「パスワードを使用して暗号化」を選択します。パスワード欄に任意のパスワードを入力して「OK」をクリックすると、確認用にもう一度パスワードの入力を求められます。最後にファイルを保存すれば、パスワード保護が有効になります。

ただし、以下の点には注意が必要です。

• ODP形式のファイルでは、PowerPointのパスワード保護機能は利用できません。
• 他のユーザーが現在編集中のパスワード保護ファイルは、共同編集ができず読み取り専用モードで表示されます。

Microsoft Excelでパスワード保護を設定する

Excelスプレッドシートの保護は、WordやPowerPointよりも少し複雑です。他のユーザーによるデータへのアクセスや移動を防ぎたい場合は、セルをロックしてシート自体をパスワードで保護する方法があります。たとえば、ワークシートの所有者はチームメンバーに特定のセルへの入力だけを許可し、それ以外の部分は触らせたくない、といった運用に便利です。

ここで留意すべきは、ワークシートレベルの保護はセキュリティ機能として設計されたものではないという点です。また、ワークシートの保護は、Excelファイル（ブック）全体をパスワードで保護することとは別物です。そこで、まずはブック全体を保護する方法からご紹介します。

ブック全体をパスワードで暗号化する

「ファイル」タブを開き、「情報」→「ブックの保護」→「パスワードを使用して暗号化」を選択します。パスワードを入力して「OK」をクリックすれば完了です。

シートの一部だけをロックする

ブック全体ではなく、保護されていないシートの特定の領域だけをロックすることも可能です。数式や特定の範囲を他のユーザーに見せたくない場合などに活用できます。手順は以下のとおりです。

1. 保護したいデータ範囲を選択し、右クリックして「セルの書式設定」を開きます。
2. 「ロック」のチェックを外します。
3. 選択範囲を保持したまま、「校閲」タブへ移動します。
4. 「シートの保護」を選択し、ユーザーに編集を許可しない項目のチェックを調整します。

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本記事は、好評連載中のOffice 365シリーズの最新エントリーです。これまでにも、Excelで使える便利なショートカットキー集やExcel活用のコツとテクニックなど、幅広いトピックを取り上げています。Office 365ファイルのパスワード保護、実際に活用してみたいと思いましたか？ぜひコメント欄であなたの感想をお聞かせください。