もうすぐ卒業?学校のOffice 365アカウントからファイルを保存する方法を徹底解説

卒業シーズンが近づくと、多くの学生が学校から支給されたOffice 365アカウントへのアクセスを失うことになります。現在 学校でOffice 365を使用しているなら、自分のファイルを個人アカウントへ移行する方法を早めに検討しておきましょう。Microsoftは「卒業時にファイルを持っていこう(Take your files with you when you graduate)」というガイドを公開しており、具体的な手順が示されています。

ファイルの移行

学校のファイルは、教育用Office 365に付属するOneDriveクラウドストレージに保存されているはずです。クラウド上でアクセスし続ける最も簡単な方法は、すべてのファイルを個人用OneDriveアカウントへ移動することです。

まず、学校のファイルがすべてPCに同期されていることを確認しましょう。システムトレイでは、白いOneDriveアイコンが個人アカウント、青いアイコンが学校のOffice 365アカウントを表しています。青い同期矢印が表示されている場合は、クラウドからのダウンロードがまだ完了していない可能性があります。

学校のOneDriveをPCに追加していない場合(青いアイコンが見えない場合)は、白いアイコンを右クリックして「設定」を選択します。表示されたポップアップで「アカウント」タブに切り替え、「アカウントの追加」ボタンを押して学校のOffice 365のログイン情報を入力します。同期するフォルダーを尋ねられるので、アカウント内のデータをすべて残したい場合は全フォルダーを選択してください。その後、OneDriveトレイアイコンから青い矢印が消えるまで、同期の完了を待ちます。

学校のファイルがすべてPC上に揃ったら、個人用OneDriveへ移動させます。個人(白)のOneDriveアイコンをダブルクリックしてOneDriveフォルダーを開き、「School Files」など任意の名前で新しいフォルダーを作成しておくと整理しやすくなります。

次に、学校(青)のOneDriveアイコンをダブルクリックして学校のOneDriveの中身を開きます。あとはファイルをコピー&ペースト(Ctrl+C → Ctrl+V)して個人アカウント側に貼り付けるだけです。ファイルのアップロードには時間がかかることがありますが、ここでもOneDriveアイコンから同期矢印が消えれば作業完了です。

手順は以上です。もちろん、PC上の別の場所にコピーしても問題ありません。ただし、クラウドに保存しておけば、どのデバイスからでもアクセスできるのが大きなメリットです。使用する各PCやスマートフォンでOneDriveにログインすれば、いつでもファイルを確認できます。

メールの保存

学校のメールも残しておきたい場合は、自分のメールアカウントにインポートするのが最も簡単な方法です。

ブラウザでOutlook.comにログインします。右上の歯車アイコン(設定)をクリックし、パネル下部の「すべてのOutlook設定を表示」リンクを押します。

ポップアップが開いたら、ナビゲーションバーの「メールの同期」をクリックします。「接続されているアカウント」の下にある「他のメールアカウント」を選択し、学校のメールアカウントの情報を入力します。表示名を「School」などに設定し、学校のOffice 365のメールアドレスとパスワードを入力してください。

学校のメールを受信トレイに直接インポートするか、新しいサブフォルダーに保管するかを選択できます。既定のまま新しいフォルダーを作成することをおすすめします。そうすれば、学校のメールと個人のメッセージを分けて管理でき、後から探しやすくなります。

「OK」ボタンを押すとインポート処理が開始されます。

OneNoteノートブックの保存

最後に、OneNoteノートブックは通常のファイルとは別にコピーする必要があります。OneDrive同期クライアントはOneNoteノートブックを自動的にダウンロードしないため、OneNote Webアプリを利用しましょう。

学校のメールアドレスでonenote.comにログインします。OneNoteの画面が読み込まれたら、メニュー上部のタブから保存したいノートブックを見つけます。対象のノートブックを右クリックして「コピーの保存」を押してください。

表示されたダイアログで「Microsoftアカウントに保存」をクリックし、個人アカウントの情報を入力します。これでノートブックが個人用OneDriveにコピーされ、次回自分のアカウントでログインした際にOneNoteに表示されるはずです。

また、OneDrive.comから直接ノートブックをダウンロードすることも可能です。ノートブックが保存されているフォルダーに移動し、目的のノートブックを選択してダウンロードしましょう。

学校のアカウントからのデータ移行は、計画さえ立てておけばそれほど複雑ではありません。途中で困ったときは、Microsoft公式の卒業ガイダンスを参照するとよいでしょう。あるいは、学校のOffice 365管理チームに相談すれば、データのアーカイブをサポートしてもらえるはずです。学校のSharePointサイト内で作成したファイルなど、残しておきたいデータがある場合も、忘れずに確認しておきましょう。