Macのメールアプリで署名を追加して、メールをパーソナライズする方法

メールは、ビジネスのやり取りなどフォーマルな連絡に欠かせない手段です。インスタントメッセージでは対応しきれない、より丁寧さが求められる場面で活躍します。そんなメールに署名を添えるだけで、相手に好印象を与えたり、プロフェッショナルな雰囲気をプラスしたりできます。

Macに標準搭載された「メール」アプリなら、署名を1つでも複数でも自由に作成でき、手動・自動どちらでもメールに挿入可能。あなたらしさを演出するのにぴったりの機能です。

メール署名とは？

メール署名とは、送信するメールの末尾に挿入されるテキストブロックのことです。一般的には氏名、連絡先情報、自分や勤務先のウェブサイト、役職などを記載します。

「メール」アプリでは、アカウントごとに異なる署名を作成できるほか、1つのアカウントに複数の署名を登録して使い分けることも可能です。用途別に複数のアカウントを使い分けている方にとって、とても便利な機能といえます。

「メール」アプリで署名を作成する方法

署名を作成する前に、まず「メール」アプリにどのメールアカウントが同期されているかを確認しておきましょう。メニューバーから「メール」＞「環境設定」＞「アカウント」を開きます。GoogleやMicrosoftなどのアカウントを新たに追加したい場合は、追加（＋）ボタンをクリックし、アカウントを選んで画面の指示に従えば設定完了です。

準備ができたら、以下の手順で署名を作成しましょう。

1. 「メール」＞「環境設定」を開きます。
2. 「署名」タブをクリックし、「すべての署名」または署名を追加したい特定のアカウントを選択します。中央の列の下にある追加（＋）ボタンを押して、署名の名前を入力しましょう。この名前は、メール作成時の署名ポップアップメニューに表示されます。
3. 右側のプレビュー欄に署名を入力します。Controlキーを押しながらクリックするとコンテキストメニューが開き、書式の変更やリンクの追加、「スペルと文法」チェックなども行えます。画像はプレビュー領域へドラッグ＆ドロップで追加できます。

これで完了です。次回メールを作成するときに、この署名を選べるようになります。

なお、すべてのデバイスでiCloudのメールを使っている場合、署名の変更内容はほかのiCloudデバイスにも自動的に反映されます。「システム環境設定」＞「Apple ID」＞「iCloud」を開き、「メール」にチェックが入っているかどうかで確認できます。

署名を削除する方法

特定のアカウントから署名を削除したいときは、まずそのアカウントを選択してから、中央の列の削除（－）ボタンをクリックします。「すべての署名」を選んだ状態で削除すると、その署名を使っているすべてのアカウントから一括で削除されるので注意してください。

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作成中のメールから署名を外す方法

署名の使用自体をやめたい場合は、「メール」＞「環境設定」を開き、下部にある「署名」ポップアップメニューから「なし」を選択します。

また、今まさに書いているメールからだけ署名を外すことも可能です。件名フィールドの下にある署名ポップアップメニューをクリックし、「なし」を選びましょう。

署名を手動・自動でメールに追加する方法

「メール」アプリでは、署名を自動で挿入するか、手動で都度選ぶかを選べます。自動挿入を設定するには：

1. 「メール」＞「環境設定」を開き、「署名」を選択します。
2. アカウントを選び、下部の署名ポップアップメニューから希望の署名を選択します。署名を複数持っている場合は、「ランダム」を選ぶとランダムに切り替わり、「順番に」を選ぶと順番に切り替わります。

より個性を出したいなら、送信するメールに手動で署名を追加するのもおすすめです。メール作成中に、件名フィールドの下の署名ポップアップメニューから好きな署名を選択するだけです。

希望の署名がリストに表示されない場合は、そのアカウントに署名が登録されていないのかもしれません。「署名を編集」をクリックすれば、「メール」の環境設定にある「署名」画面へ移動するので、そこで登録状況を確認しましょう。

署名でメールにプロフェッショナルな印象をプラス

メールの締めくくりに署名を添えることは、自分のブランドやイメージを築くうえで効果的な方法です。「メール」アプリを使えば、署名の追加はもちろん、必要に応じて簡単に編集・管理することもできます。ぜひ日々のメール活用に取り入れてみてください。