Gmailの受信トレイを送信者・件名・日付などで並べ替える方法【検索フィルタ活用術】

デスクトップのメールクライアントと異なり、Gmailには送信者、日付範囲、件名、ウェブサイトのドメインなどでメールを並べ替える表示機能がありません。これらの重要な機能は、検索演算子を使って目的のメッセージを見つけることを前提とした、統合検索ボックスに取って代わられました。

この仕様により、実際には古いメールや頻繁にやり取りするメールの検索がかえって難しくなっています。メッセージのやり取りの一部を削除してしまうと、元のメールとその返信を見失うことがあります。検索ボックスは残りのメールを確実に表示してくれますが、日付を覚えていない限り、重要度の順には並んでくれません。

そこで検索ボックスの代わりとなるのが、表示機能の不足を補うさまざまな検索フィルタです。以下のテクニックを活用すれば、デスクトップのメールクライアントと同じように、あらゆる基準でメールをきれいに整理できます。

Gmailを送信者で並べ替える

送信者名でメールを並べ替えるには、まず検索ボックスに送信者名を入力します。送信者名を覚えていない場合は、Googleの連絡先から探せばOKです。Gmailは数文字入力するだけで、完全なメールアドレスと名前を候補として表示してくれます。検索を確定するには、虫眼鏡アイコンの「検索結果を表示」をクリックします。

すると、Gmailのすべての検索フィルタを含むポップアップウィンドウが開きます。送信者名は「has the words(次の言葉を含む)」フィールドに表示されるので、これを「from(差出人)」フィールドにコピー&ペーストします。あとは「検索」をクリックして実行しましょう。

これで、指定した特定の送信者から送信されたメールだけが表示されます。現在の日付から降順に、きれいに整列して並んでいます。

さらに、その送信者とのやり取りが古くから続いている場合は、カスタム範囲フィールドで日付範囲を絞り込むことも可能です。これにより、特定の送信者からの過去のメールをすべて取り出せます。

特定の開始日と終了日の間に受信した、その送信者からのすべてのメールが表示され、順番にきれいに並べ替えられます。

Gmailをドメインで並べ替える

Gmailでは、ウェブサイトのドメインを基準にメールを並べ替えることもできます。これは、同じドメインのメールアドレスを持つ複数の人とやり取りしている場合や、ブログ、ニュースレター、FacebookやYouTubeチャンネルを購読している場合に特に便利です。ドメイン情報しか分からない場合は、「from(差出人)」フィールドに「*@ドメイン名」と入力します。あとは「検索」をクリックして実行しましょう。

特定のドメインから送信されたすべてのメールが受信トレイに表示されます。同じドメインに複数の送信者がいる場合は、「from(差出人)」フィールドを使って結果をさらに絞り込めます。

Gmailを件名で並べ替える

件名でGmailを並べ替えるのは、より簡単です。検索ボックスに件名を入力すると、その内容が「has the words(次の言葉を含む)」フィールドに自動的に表示されます。あとはそれを「Subject(件名)」フィールドにコピー&ペーストし、「検索」をクリックするだけです。

これで、すべてのメールが件名に基づいて並べ替えられます。

Gmailを日付範囲で並べ替える

日付での並べ替えは、最も手間がかかります。メイン画面で日付順にメールを並べ替えられる通常のメールクライアントと比べると、Gmailの表示は最も直感的とは言えません。同様の表示を実現するには、もう一段深い操作が必要です。

「カレンダー」と「date within(指定日以内)」フィールドを使って、開始日と終了日を設定できます。日付範囲は、指定した日付の「after(以降)」と「before(以前)」という形式で表示されます。

検索条件によっては、このフィルタで何ページにもわたる大量のメールが表示されることがあります。カスタマイズした日付範囲のページを1枚ずつ確認していくのは非常に時間がかかります。幸い、もっと速い方法があります。

ブラウザのURLバーを見ると、日付付きメール表示の現在のページ番号を確認できます。このページ番号は簡単に書き換えられるため、特定の狭い日付範囲のメールを直接チェックできます。

目的の日付範囲にたどり着くまで、ページ番号の値を調整していきましょう。

まとめ

堅牢で人気の高いメールアプリケーションでありながら、Gmailにはメールを直感的に並べ替えるための盲点が数多くあります。受信トレイを送信者やその他の基準で簡単に並べ替えることはできませんが、本記事で紹介した検索フィルタのテクニックを活用すれば、メールをより効率的に整理できるようになります。

Featured Image: Gmail en OME