Gmailを送信者・件名・ラベル別に並べ替えて整理する方法【完全ガイド】

メールアカウントを日常的に使っていると、受信トレイには毎日何百通ものメールが届き、重要なメッセージを見つけ出すだけでも一苦労です。特にプロモーションメールや通知が大量に混ざっていると、本当に必要なメールを見逃してしまうリスクも高まります。

幸い、Gmailには受信トレイを整理・カスタマイズするための機能が数多く用意されており、送信者、サイズ、受信者、件名、ラベル、添付ファイル、チャット、本文、日付など、さまざまな条件でメールを並べ替えたり検索したりできます。

このガイドでは、Gmailのメッセージを「送信者」「ラベル」「件名」のフィルタを使って整理・検索・自動化する方法を、手順を追って詳しく解説します。

送信者別にGmailのメールを並べ替える方法

Gmailの受信トレイを整理する第一歩は、ストレージの90%以上を占めるプロモーションメールの一括処理から始めましょう。これらのメールは個人やビジネスの取引先からの正当なメールと混在しており、中には削除してはいけない重要なものも含まれています。

一通ずつ選別しようとしても、次々と届くメールの量に圧倒され、作業中に大事なメールまで誤って削除してしまうこともあるでしょう。

そこで役立つのが「送信者」での並べ替えです。特定の送信者からのメールをまとめて表示できるため、不要なメールを一括削除しながら、残すべき重要なメールは受信トレイに確実に保管できます。

また、特定の相手からのメールを探すときや、連絡先へメールを転送するときにも時間を大幅に節約できます。受信トレイのコントロール権を取り戻し、毎日をより整理された生産的な状態で過ごせるようになるのです。

以下では、送信者別にGmailを並べ替えるための複数の方法を順番に紹介します。

方法1：特定の送信者で並べ替える

1. Gmailを開いて受信トレイを表示します。連絡先リストの中から重要な送信者のメールを1通選び、右クリックします。

2. 表示されたメニューから「この送信者のメールを検索（Find emails from）」をクリックします。

3. その送信者から過去に受信したすべてのメールが一覧表示され、送信者の完全な連絡先情報も確認できます。この画面からすぐに新規メッセージを送ったり、ビデオ通話を開始したりすることも可能です。

4. 受信トレイにその人の名前が見当たらない場合は、検索ボックスに名前を入力して素早く検索しましょう。検索結果に表示されたメールを右クリックし、「この送信者のメールを検索」を選択します。

5. 検索ボックスの右側にある下向き矢印をクリックすると、詳細検索オプションが開きます。「From（差出人）」欄にメールアドレスを貼り付けるか、「Has the words（含むキーワード）」欄に送信者名を入力すると、より絞り込んだ検索ができます。

6. 条件を設定したら「検索」ボタンをクリックすれば、その送信者からのメールだけが表示されます。

ポイント：「フィルタを作成」をクリックすれば、検索条件をフィルタとして保存できます。次回以降、条件に一致するメールを受信したときに、ラベル付けやアーカイブなどの操作を自動的に適用できるので便利です。

方法2：任意の送信者からのメールを並べ替える

1. Googleの検索バーに移動し、右側にある小さな下向き矢印をクリックして、メッセージ検索の詳細オプションを表示します。

2. 特定の単語を含む／含まないメールを探すためのパラメータを指定します。会話の内容を一部しか覚えていない場合でも、件名だけでなく本文全体から該当メールを見つけられるので便利です。

ポイント：検索結果を添付ファイル付きのメッセージのみに絞り込むこともできます。また「Date within（期間指定）」オプションを使えば、特定の日付や期間に限定した検索も可能です。

3. 目的の送信者が見つかったら、「この送信者のメールを検索」をクリックして、メッセージの一覧を表示します。

方法3：ワイルドカード機能を使って並べ替える

この方法は、メールのストレージ容量を空けたいときや、大量のメールの中から必要なメッセージを取り出したいときに役立ちます。

例えば、同じドメイン名を持つ元同僚からのメールを一度に表示したい場合には、ワイルドカード機能が便利です。ワイルドカードはアスタリスク（*）で表され、同じ情報を含む複数のレコードを検索できます。

1. Gmailアカウントを開き、検索バーにアスタリスク（*）に続けて会社のドメイン名を入力します。例：*@example.com

2. メールアドレスの他の部分をワイルドカードに置き換えることもできます。例えばtaro@*.com、taro@example.*、t.*@example.comなど、いずれの形式でも検索可能です。

GmailはGoogleサービスの一部ですが、検索エンジンのように括弧や引用符で特定の語句に検索結果を限定することはできません。組み込みの検索機能でこれらを使うと、完全一致ではなく近似の結果が返される点に注意しましょう。

ただし、括弧を使って複数の独立したキーワードで検索することは可能です。例えば「(忘年会 パーティー)」と入力すると、件名に両方のキーワードを含むすべてのメールが取得されます。一方「(忘年会 OR パーティー)」と入力すると、どちらか一方のキーワードを含むメールがすべて表示されます。

スマートフォンアプリで送信者別に並べ替える方法

AndroidまたはiOSデバイスでも、以下の手順でGmailのメールを送信者別に並べ替えられます。

1. Gmailアプリを開き、まだサインインしていない場合はサインインしてから、上部の検索バーをタップします。

2. 探している送信者のメールアドレスを入力し、画面キーボード上の検索アイコン（虫眼鏡マーク）をタップします。

注意：モバイルアプリでは、追加の検索条件を使って結果をさらに絞り込むことはできません。詳細なフィルタリングが必要な場合は、PC版を使って上記の方法1を試してください。

ラベル別にGmailを並べ替える方法

Gmailのラベルとは、目的のメールを素早く見つけるための色分きテキスト識別子のことです。サイドバーには「受信トレイ」「下書き」「ゴミ箱」「迷惑メール」などの項目が最初から用意されており、タグやフォルダのように機能します。

特定のラベルが付いたメッセージを検索し、それを使って受信トレイを整理する手順は以下の通りです。

1. 受信トレイでメールを1通選んで開きます。メッセージの上部にいくつかのアイコンが表示されるので、タグのような形をしたアイコンをクリックしてラベルのリストを表示します。

2. 「新しいラベルを作成」をクリックして、新しいラベルを作成します。

3. 新しいラベルの名前を入力し、青い「作成」ボタンをクリックします。

複数のメールに同時にラベルを付けることもできます。対象メールのチェックボックスを選択してから上部のラベルアイコンをクリックし、リストから希望のラベルを選択して並べ替えましょう。

ラベルの付け方を覚えたら、今度はラベル別にメールを並べ替えてみましょう。メール内のラベルタグ、またはサイドバーのラベルをクリックすれば、そのラベルに属するすべてのメールが一覧表示されます。

スマートラベルでメールを整理する

スマートラベルは、メールを「メイン」「ソーシャル」「プロモーション」「アップデート」「フォーラム」の5つのカテゴリに自動的に振り分ける機能です。

ニュースレター、通知、プロモーションなどのメールが受信トレイに一斉に表示されるのを防ぎ、受信トレイをすっきりとした状態に保てます。Gmailが自動的に仕分けしてくれるため、送信者ごとにルールを変更したり自分で設定したりする必要はありません。

1. Gmailでスマートラベルのタブを設定するには、ナビゲーションバーから「設定」をクリックします。

2. 「受信トレイの種類」または「Configure Inbox（受信トレイを設定）」をクリックします。

3. 受信トレイのタブとして表示したいメッセージカテゴリを選択します。

4. 「保存」をクリックすると、変更が反映されます。

また、スターを付けた送信者からのメッセージを、他のタブに振り分けられていても「メイン」タブに表示させることもできます。例えば、プロモーションメールを受け取ったときにスターを付ければ、そのメールはメインの受信トレイにも表示されます。

こうすることで、重要なメッセージにすぐ気づき、後で簡単にフォローアップできるようになります。

件名別にGmailを並べ替える方法

1. 送信者やラベルではなく件名でメールを整理したい場合は、詳細検索の「Has the words（含むキーワード）」欄に関連する単語を入力するだけで簡単に実現できます。

2. 単語はカンマで区切って入力し、下部の「検索」オプションへ進みます。デフォルトではすべてのメールが検索対象ですが、特定のラベルや受信トレイに絞り込んで検索することも可能です。

この方法は、迷惑メールフォルダやゴミ箱に入ったアイテムの検索にも使えます。

まとめ

Gmailの自動仕分け機能に任せきりにせず、このガイドで紹介したテクニックを日々のルーティンに取り入れれば、時間の節約になるだけでなく、常に整理された生産的な状態を維持できます。まずは送信者別の整理から始めて、ラベルやスマートラベルの活用へと広げていくのがおすすめです。