Word文書のファイルサイズを圧縮・軽量化する方法

Microsoft Wordの重要性について改めて述べる必要はないでしょう。Word文書はあらゆる場面で活用されており、常に快適に扱える状態を保つことが大切です。しかし、Word文書で起こりうる問題のひとつがファイルサイズです。場合によってはサイズが大きくなりすぎることがあります。頻繁に直面する悩みではありませんが、いざというときにファイルサイズを減らせる方法を知っておくと便利です。この記事では、Word文書のファイルサイズを削減するために実践できるすべての対策をご紹介します。

Word文書のファイルサイズを削減するには？

Word文書を圧縮してサイズを減らすためにできることは、以下のとおりです。

1. 文書内の画像を圧縮する
2. フォントを埋め込まない
3. .docx形式で保存する
4. ドキュメントのサムネイルを保存しない

1] 文書内の画像を圧縮する

テキストそのものが消費するストレージ容量はごくわずかです。実際に容量を大きく占めているのは、文書に挿入した画像です。これに対処する最も効果的な方法が、画像の圧縮です。MS Wordで画像を圧縮する手順は以下のとおりです。

• 文書内の画像をクリックします
• 画像を選択すると、リボンに「図の形式」のオプションが表示されます。その中の「調整」グループにある「画像の圧縮」をクリックします
• 小さなダイアログボックスが開きます。まず「この画像にのみ適用する」のチェックを外してください。サイズを効果的に削減するには、文書内のすべての画像に変更を適用する必要があります
• 「トリミングされた部分を削除する」にはチェックを入れたままにしてください。なお、ここで削除された領域は復元できない点にご注意ください
• 「解像度」では、ほとんどのオプションがグレー表示になっています。「既定の解像度を使用する」を選択することをおすすめします

もうひとつ覚えておきたいテクニックとして、画像を単純にコピー＆ペーストするのではなく、「挿入」機能を使ってメディアオブジェクトとしてWordに追加する方法があります。後者よりも前者の方が、ファイルサイズが小さくなることが確認されています。

2] フォントを埋め込まない

フォントの埋め込みもファイルサイズ増大の一因となります。このオプションを無効にすれば効果が期待できます。手順は以下のとおりです。

• MS Wordの「ファイル」＞「オプション」を開き、左側のサイドバーから「保存」をクリックします
• 「ドキュメントの表示品質を維持する」の項目で、「ファイルにフォントを埋め込む」のチェックが外れていることを確認します
• どうしてもフォントを埋め込みたい場合は、そのボックスにチェックを入れたうえで、「埋め込むのは文書で使用している文字のみにする（ファイル サイズを小さくするのに最適）」と「共通のシステム フォントを埋め込まない」も併せて選択してください

これにより、ファイルサイズを大幅に抑えられるはずです。

3] .docx形式で保存する

MicrosoftはWord 2007で.docx形式を導入しました。それより古いバージョンをお使いの場合は、現在のファイル形式（おそらく.doc）を.docxに変更してみてください。「ファイル」→「情報」に移動すると「変換」オプションが表示されます。それをクリックし、続いて表示されるプロンプトで「OK」を選択します。.docxファイルは本質的に.ZIPフォルダーのように機能し、大量のデータを比較的小さなファイルサイズへと効率的に圧縮できる仕組みです。

4] ドキュメントのサムネイルを保存しない

あまり知られていない設定ですが、この機会にぜひ確認しておきましょう。MS WordではWord文書のサムネイル画像を保存できるため、エクスプローラーで表示したときにプレビューを確認でき、ファイルを見分けやすくなります。ただし、このオプションが有効になっていると、ファイルサイズが大幅に増加する可能性があります。以下の手順で状態を確認し、有効になっている場合は無効化してください。

• 「ファイル」＞「情報」をクリックします。「プロパティ」のドロップダウンを開き、「詳細プロパティ」を選択します
• 次のダイアログボックスで、「すべてのWord文書のサムネイルを保存する」のチェックを外し、「OK」をクリックして変更を保存します

このオプションが有効になっているケースはまれですが、念のため確認する価値はあります。無効化する別の方法として、「名前を付けて保存」のダイアログボックスで「サムネイルを保存」にチェックが入っていないことを確認する方法もあります。

上記のいずれの方法でも十分な効果が得られず、さらにWordファイルのサイズを減らしたい場合は、ファイル自体を圧縮するのも有効な手段です。圧縮レベルによって削減率や文書の品質への影響が異なるため、用途に応じて賢く使い分けることをおすすめします。

Wordファイルを無料でオンライン圧縮するには？

Word文書の圧縮によく利用されているオンラインツールには、SmallPDFやWeCompressなどがあります。無料のファイル圧縮ソフトウェアを活用するのもよいでしょう。

この記事が皆さまのお役に立てば幸いです！