Excelで図書館データベースを作成する方法|初心者向け簡単ステップ解説

Microsoft Excelは会計処理やデータ管理、予測分析などに使われることが多いソフトウェアですが、実は優れたデータベースソフトとしても活用できます。Excelはデータの入力・管理ツールとして非常に強力で、内蔵された機能を組み合わせれば、あらゆる種類のデータベースを簡単に構築できます。この記事では、Excelで図書館データベースを作成する方法と、フォームを使ってデータを入力する手順を詳しく解説します。

図書館データベースとは?

データベースとは、電子的に保存され、必要に応じてアクセスできるように整理されたデータの集合体を指します。データの保存先は、ローカル環境でもオンラインのクラウド上でもかまいません。

つまり図書館データベースとは、書籍や論文、各種出版物といったデータを、著者名や出版日、返却期限日などの関連情報とともに体系的にまとめたものです。学術誌、新聞、雑誌なども登録対象に含めることができます。

Excelで図書館データベースを作成する手順

Excelでデータベースを作成する際は、主にテーブル機能を使用します。この機能には多くのメリットがあります。まず、手動で入力した新しいデータが自動的にテーブルに反映される点です。さらに、テーブルと組み合わせて使える「フォーム」機能も便利です。そして何より重要なのは、データを自由に並べ替えたりフィルターをかけたりできることで、これこそがデータベースを利用する最大の利点といえます。

以下では、データベース本体と入力フォームを作成する手順を、順を追って見ていきましょう。

ステップ1:クイックアクセスツールバーにフォームを追加する

Excelには、テーブルへのデータ入力を支援する便利な「フォーム」機能が備わっています。ここでは、この機能をデータベースの入力手段として使用します。デフォルトではリボンに表示されていませんが、クイックアクセスツールバーに簡単に追加できます。

以下の手順で機能を有効化しましょう。

• まず、Excelウィンドウ上部にあるクイックアクセスツールバーの端に表示された下向き矢印をクリックします。

• ドロップダウンメニューから「その他のコマンド」を選択します。

• 「Excelのオプション」ダイアログボックスが開くので、左側の一覧から「クイックアクセスツールバー」を選択します。
• 「コマンドの選択」で「すべてのコマンド」を選びます。
• その下の一覧から「フォーム」を選択します。
• 選択したら「追加」をクリックします。

• 最後に「OK」をクリックします。

これで、クイックアクセスツールバーにフォーム機能が追加されました。

ステップ2:データセットの見出しを作成する

フォームの準備ができたら、次はデータベースの構築です。最初に見出し(ヘッダー)を作成します。後でデータを検索・管理しやすくなるため、非常に重要な工程です。

図書館データベースに適した見出しを入力しましょう。今回の例では、以下のような見出しを使用しています。

見出しを目立たせるために、書式を整えておくとより見やすくなります。

ステップ3:最初のレコードを入力する

後でテーブルに変換できるよう、最初の行を手動で入力します。

日付や電話番号など、特定の書式が必要な項目は、この段階で希望の形式に整えておきましょう。

ステップ4:テーブルを挿入する

次に、入力した範囲をテーブルに変換します。

• データセット内の任意のセルを選択します。
• リボンの「挿入」タブをクリックします。
• 「テーブル」グループから「テーブル」を選択します。

• 表示された「テーブルの作成」ダイアログボックスで、「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックが入っていることを確認し、「OK」をクリックします。

これで、指定した範囲がフィルターボタン付きのテーブルに変換されます。

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ステップ5:新しいレコードを追加する

ここまでの手順で、データベースはすぐに使える状態になっています。前の行の下に直接値を入力してもよいですし、フォームを使って更新することもできます。手動で入力した場合も、テーブルには自動的に反映され、後で並べ替えやフィルターが可能になります。ただし今回は、Excelに不慣れなユーザーでも直感的に操作できるフォームでの入力を採用します。

フォームで新しいレコードを追加するには、以下の手順に従ってください。

• まず、テーブル内の任意のセルを選択します。
• 次に、ステップ1でクイックアクセスツールバーに追加したフォームをクリックします。

• シート名の付いたダイアログボックスが開きます。新しいレコードを追加するには「新規」をクリックします。

• 空欄に新しいデータを入力できます。

• 「新規」をクリックし続けることで、何件でも連続してレコードを追加できます。下の図では、さらに別のレコードを追加した例を示しています。

• 入力が完了したら「閉じる」をクリックします。データベースが自動的に更新されているのがわかります。

後でデータベースを更新したい場合は、この手順を最初から繰り返してください。

ステップ6:既存のレコードを編集する

フォームを使えば、既存のレコードを編集することもできます。例として、2番目のレコードの返却期限日を2020年8月18日に変更してみましょう。

• まず、テーブル内の任意のセルを選択します。
• 次に、クイックアクセスツールバーのフォームをクリックします。

• 「前を検索」「次を検索」ボタンで移動し、フォーム上で2番目のレコードを表示します。

• 変更したい値を修正します。ここでは、返却期限日を2020/8/18に変更します。

• 最後に「閉じる」をクリックします。

これで、データベースの2番目のレコードの返却期限日が更新されました。

ステップ7:既存のレコードを削除する

同様に、既存のレコードをデータベースから削除することも可能です。ここでは例として、2番目のレコードを削除してみましょう。

• まず、データベース内のセルを選択します。
• 次に、クイックアクセスツールバーからフォームを選択します。

• 削除したいレコードまで移動します。今回は2番目のレコードを削除するので、2番目のレコードを表示させます。

• その後、「削除」をクリックします。

• 最後に、警告ダイアログで「OK」をクリックします。

先ほど入力した2番目のレコードが、データベースから削除されているのが確認できます。

ステップ8:特定のデータ入力を制限する

列によっては、不正な値の入力を制限することもできます。例えば、図書館のすべての蔵書を2020年8月中に返却しなければならないルールがあるとしましょう。この場合、8月31日以降の日付は無効となります。

以下の手順で、入力を制限する方法を見てみましょう。

• まず、返却期限日の列を選択します。

• リボンの「データ」タブをクリックします。
• 「データツール」グループから「データの入力規則」を選択します。

• 「データの入力規則」ダイアログボックスの「設定」タブを開きます。
• 「入力値の種類」で「日付」を選択します。
• 開始日は古い日付を設定しておけば問題ありません(ここでは重要ではありません)。「終了日」の欄に「2020/8/30」を入力します。

• 設定が完了したら「OK」をクリックします。

これで、2020年8月以降の日付は入力できなくなります。フォーム経由でも手動入力でも、入力しようとすると以下のようなエラーメッセージが表示されます。

あわせて読みたい: Excelのデータベース関数の使い方(具体例付き)

まとめ

以上が、Excelで図書館データベースやその他のデータベースを作成する方法です。この手順に従えば、誰でも簡単に独自のデータベースを構築できるはずです。このガイドが皆さんのお役に立てば幸いです。ご質問やご提案があれば、ぜひコメント欄でお知らせください。

このような実用的なガイドをもっと読みたい方は、Exceldemy.comをご覧ください。

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