Excel でライブラリ データベースを作成する方法 (簡単な手順)

ほとんどの人は、会計、追跡、または予測の目的で Microsoft Excel を使用します。ただし、Excel は優れたデータベース ソフトウェアとしても使用できます。 Excel は、データ入力および管理ソフトウェアとして非常に強力だからです。 Excel の組み込みツールの助けを借りて、あらゆる種類のデータベースを簡単に作成できます。このチュートリアルでは、Excel でライブラリ データベースを作成する方法と、フォームを使用してデータベースに値を入力する方法を示します。

デモンストレーションに使用するワークブックは、以下のリンクからダウンロードできます。

図書館データベースの概要

定義上、データベース 電子的に保存およびアクセスされるデータの組織化されたコレクションを指します。このデータの保存は、ローカル システムまたはオンライン クラウド システムの両方で行うことができます。

したがって、図書館データベースは、本、論文、またはさまざまな出版物などのデータの組織化されたコレクションであり、著者や出版日、期日などの他の情報も含まれていると言っても過言ではありません。ジャーナル、新聞、雑誌もエントリーとして。

Excel でライブラリ データベースを作成するための段階的な手順

ライブラリ データベースまたはその他の Excel データベースを作成するには 、主にExcelの表機能を使用します。それには多くの利点があります。まず、手動で入力すると、チャート内の新しいエントリを自動的に更新できます。次に、テーブルで使用できる Excel の「フォーム」機能の使用法があります。そして最も重要なことは、必要に応じてデータをフィルター処理したり、並べ替えたりできることです。これは、データベースを使用する際の重要なポイントの 1 つです。

以下では、データベースと入力フォームを作成するための段階的なプロセスについて説明します。

ステップ 1:クイック アクセス ツールバーでフォームを有効にする

Microsoft Excel には、データを表に入力するのに役立つ非常に便利な「フォーム」機能があります。この機能をデータベースの入力方法として使用します。既定では、Excel のリボンにはまだ機能がありません。ただし、クイック アクセス ツールバーに簡単に追加して、後で使用することができます。

この機能を有効にするには、次の手順に従います。

• まず、Excel タブの上部にあるクイック アクセス ツールバーに移動し、端にある下向きの矢印をクリックします。

• 次に、[その他のコマンド] をクリックします。 ドロップダウン メニューから

• その結果、Excel のオプション ボックスが開きます。その左側にある [クイック アクセス ツールバー] を選択します .
• 次に、[すべてのコマンド] を選択します コマンドの選択の下 オプション
• その後、フォームを選択します 下の図に示すように、その下のリストからコマンドとして。
• 選択したら、[追加] をクリックします .

• 最後に、[OK] をクリックします。 .

これで、クイック アクセス ツールバーでフォーム機能を利用できるようになります。

ステップ 2:データセットのヘッダーを作成する

フォームを有効にしたら、データベースをセットアップします。まず、データベースのヘッダーを作成する必要があります。後でデータベース内のデータを追跡するのに役立つため、これは非常に重要です。

したがって、このステップで適切なヘッダーを入力して、Excel でライブラリ データベースを作成します。デモンストレーション用に次のヘッダーを選択しました。

ヘッダーを目立たせるためにいくつかの変更を加えてみましょう。

ステップ 3:最初のエントリを入力

後で表に変換できるグラフになるように、最初の行を入力しましょう。これらの値を手動で入力する方法に頼っています。

このステップで、日付や電話番号などの情報が目的の形式になっていることを確認してください。

ステップ 4:表を挿入する

それでは、範囲を表に変換しましょう。

• そのためには、データセット内の任意のセルを選択してください。
• 次に 挿入 に移動します
• その後、[テーブル] を選択します 表から グループ。

• テーブルの作成 My table has headers を確認してください オプションが選択されています。 [OK] をクリックします。 .

範囲がフィルター ボタン付きのテーブルに変換されます。

類似の読み物

• Excel でリレーショナル データベースを作成する方法 (簡単な手順)
• リレーショナル データベース管理システム (RDBMS) の概念の概要
• Excel でフォームを使用してデータベースを作成する方法
• Excel で検索可能なデータベースを作成する方法 (2 つの簡単なコツ)

ステップ 5:新しいエントリを作成する

ここまでで、データベースを使用する準備ができたと安全に言えます。前の行の下に新しい値を入力するか、フォームを使用してデータベースを更新できます。値を手動で入力すると、テーブルの値が自動的に更新されます。新しく追加された行を後で並べ替えたり除外したりするのに役立ちます。しかし、Excel 以外のユーザーにとってインターフェイスが使いやすいため、フォーム エントリを使用することにしました。

フォームで新しいエントリを作成するには、次の手順に従います。

• まず、表内の任意のセルを選択します。
• 次に、最初のステップでクイック アクセス ツールバーに追加したフォームを選択します。

• この時点で、スプレッドシートの名前が表示されたボックスが開きます。新しいエントリを追加するには、[新規] をクリックします .

• 空のフィールドに新しいエントリを追加できるようになりました。

• [新規] をクリックし続けることができます 新しいエントリをテーブルに追加し続けます。たとえば、次の図に別のエントリを追加しました。

• 入力が完了したら、[閉じる] をクリックします。 . データベースが自動的に更新されます .

後でデータベースを更新する場合は、この手順を最初から実行してください。

ステップ 6:既存のレコードを変更する

このフォームで既存のレコードを更新することもできます。 2 番目のエントリの期日を 2020 年 8 月 18 日に更新するとします。次の手順に従って、その方法を確認してください。

• まず、表内の任意のセルを選択します。
• 次に、クイック アクセス ツールバーのフォームをクリックします。

• 上または下に移動して、フォームの 2 番目のエントリに移動します。

• その後、必要な値を変更します。ここで、期日を 2020 年 8 月 18 日に変更します。

• 最後に、[閉じる] をクリックします。 .

データベースの 2 番目のエントリの期日が更新されることがわかります。

ステップ 7:既存のレコードを削除する

同様に、データベースから既存のレコードを削除することもできます。ここでは、デモンストレーションの 2 番目のエントリを削除します。次の手順に従って、その方法を確認してください。

• まず、データベース内のセルを選択します。
• 次に、クイック アクセス ツールバーからフォームを選択します。

• 削除するエントリに移動します。デモンストレーションの 2 番目のエントリを削除するため、2 番目のエントリを選択しています。

• その後、[削除] をクリックします。 .

• 最後に、[OK ] をクリックします。

(以前に入力された) 2 番目のエントリがデータベースに存在しないことがわかります。

ステップ 8:特定のデータ入力を制限する

一部の列を制限して、不規則な値を取ることもできます。たとえば、私たちの図書館では、誰もが 2020 年 8 月までに本を返却しなければならないと仮定しましょう。したがって、8 月 31 日以降の期日エントリは有効になりません。

以下の手順に従って、それを制限する方法を確認してください。

• まず、期日の列を選択します。

• [データ] に移動します
• 次に、[データ検証] を選択します データ ツールから グループ。

• その後、設定を選択します データ検証 のタブ ボックス。
• 次に 日付 を選択します 許可で オプション。
• ここでは主な関心事ではないため、古い開始日を選択してください。ただし、 終了日 ボックスに、2020 年 8 月 30 日の値を入力します。

• 完了したら、[OK] をクリックします。 .

Now no due date can’t be entered that is past August 2020. If you try to add one either through the form or manually, you will see the following error message.

続きを読む: How to Use Database Functions in Excel (With Examples)

結論

This is how you can create a library database or any other database in Excel. Hopefully, you were able to follow these steps with ease while creating your own database.このガイドがお役に立てば幸いです。 If you have any questions or suggestions, let us know in the comments below.

このようなその他のガイドについては、Exceldemy.com にアクセスしてください。 .

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