Excelで入力可能なフォームを作成する5つの方法|実務ですぐ使えるテンプレート付き

本記事では、Excelで入力可能なフォーム(記入式フォーム)を作成するためのテンプレートを複数ご紹介します。入力可能なフォームは、社内業務やビジネス活動におけるデータ管理に非常に便利であり、アンケート調査、オンライン注文、求人応募フォームなどにも幅広く活用できます。ここでは、実務ですぐに使いこなせるシンプルで効果的なテンプレートを解説します。

以下の画像は、筆者が作成した1つ目のテンプレートのサンプルです。

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Excelでデータ入力用フォームを作成する5つの例

1. 従業員情報を登録するExcelフォームの作成

従業員から基本情報を収集したい場合、このセクションで紹介する入力可能なフォームを使えば、本人が簡単に入力できます。ここでは、あなたの名前が「Shawn」で、常勤(Full-Time)従業員であると仮定します。必要な情報は、ブック内のSheet2に格納しており、重要な名前付き範囲も同じシートに保存しています。以下の説明を読み進める前に、ファイルをダウンロードしてSheet2の内容を確認しておきましょう。

手順:

• まず、下の画像のような大まかなテンプレートを作成します。この段階では数式やコードは不要です。行や列は自由に追加・調整できます。

• 画像にはチェックボックスが含まれています。挿入するには、「開発」タブ →「挿入」→ フォームコントロールの「チェックボックス」アイコンを選択します。
• 上の画像と同じように、「氏名」列の横に配置してください。

• 次に、データの入力規則リストを作成します。
• まず「雇用形態」用のリストを作ります。「データ」タブ →「データの入力規則」を選択します。
• 「入力値の種類」で「リスト」を選択し、「元の値」欄に選択肢となるステータスを入力します。
• 「OK」をクリックします。

• 続いて、「生まれた年」用のリストも作成します。ここでは、Sheet2の年データに対して名前付き範囲を使用している点に注意してください。

• 同様に、従業員の「勤続年数」についてもデータの入力規則リストを作成します。

• 次に、セルB7に以下の数式を入力してEnterキーを押します。この数式には、ブックのSheet2で定義されたPart_Timer、Full_Timer、Contractualという名前付き範囲が含まれています。

=IF(B4="Part-Time",Part_Timer,IF(B4="Full-Time",Full_Timer,IF(B4="Contractual",Contractual,"")))

この数式はIF関数を使用しており、雇用形態に応じて該当する従業員の名前を返します。ステータスが未選択の場合は何も表示されません。

• その後、セルC7に以下の数式を入力します。

=IF(B4="Part-Time",Residence_2,IF(B4="Full-Time",Residence_1,IF(B4="Contractual",Residence_3,"")))

この数式も、雇用形態に基づいて選択された従業員の居住地を返します。こちらもSheet2のResidence_1、Residence_2、Residence_3という名前付き範囲を使用しています。

• 次に、「上司の氏名」用のリストを作成します。元の値の参照先はSheet2にあります。

• 続いて、セルC15に以下の数式を入力します。

=IF(C14="","",VLOOKUP(C14,Table1,2,FALSE))

この数式はIF関数とVLOOKUP関数を組み合わせており、上司の氏名に基づいて役職を返します。氏名の一覧はSheet2のテーブルにあります。

• さらに、セルC16に以下の数式を入力してEnterキーを押します。

=IF(C14="","",VLOOKUP(C14,Table1,3,FALSE))

これにより、上司の氏名に基づいて所属部署が自動的に表示されます。

以上で入力可能なフォームの完成です。さらに項目を追加したい場合は、同様の数式や名前付き範囲、データの入力規則リストを活用できます。Sheet2の中身が気になる方のために、画像を掲載します。左上に名前付き範囲が確認できます。ダウンロードしたファイルでも確認してみてください。「年」列には下方向にさらにデータがありますが、スペースの都合上、全範囲はキャプチャできていません。

• それでは、この入力可能なフォームの使い方を見ていきましょう。データの入力規則リストから自分の雇用形態を選択します。

• すると、各雇用形態に該当する同僚の名前が表示されます。生まれた年を選択し、自分の名前の横にあるチェックボックスにチェックを入れましょう。自分の居住地が名前の横に自動的に更新されます。

• 残りの項目も各自で入力します。

これで、従業員情報を管理するための入力可能なフォームが完成しました。

関連記事: Excelでドロップダウンリスト付きデータ入力フォームを作成する方法(2つの方法)

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2. Excel標準機能でデータ入力フォームを作成する

ここでは、Excelに組み込まれているコマンドを使って、データ入力用の入力可能なフォームを作成する方法をご紹介します。以下の手順を参考にしてください。

手順:

• まず、下の画像のように見出しを入力します。

• 見出し行を選択し、テーブルに変換します。

• 次に、「ファイル」タブを開きます。

• 続いて「オプション」を選択します。

• 「リボンのユーザー設定」→「挿入」(他のタブでも可)→「新しいグループ」→「名前の変更...」の順に進みます。
• グループに名前を付けます。ここでは「フォーム挿入」としました。
• 「OK」をクリックします。

• 「コマンドの選択」で「リボンにないコマンド」を選択します。
• 「フォーム」を選び、作成した「フォーム挿入」グループに「追加」します。
• 「OK」をクリックします。

• ヘッダー行を選択した状態で、「挿入」タブ →「フォーム」をクリックします。
• ダイアログボックスが表示されるので、従業員データを入力して「新規」をクリックします。

• これで、この従業員データがテーブルに追加されます。
• 別のデータを入力して「新規」をクリックします。

最終的に、このデータもテーブルに反映されていることが確認できます。

このようにして、Excelで入力可能なデータ入力フォームを作成できます。

関連記事: Excelにおけるデータ入力の種類(概要ガイド)

3. Excelの既存テンプレートから入力可能なフォームを作成する

Excelで入力可能なフォームを利用する最も簡単な方法は、組み込みテンプレートを使うことです。Microsoft Excelのストアには、多数の入力可能なフォームテンプレートが用意されています。以下の手順をご覧ください。

手順:

• まず「ファイル」タブを開きます。

• 「新規」を選択し、検索バーに「フォーム」と入力します。
• Enterキーを押すと、多数のテンプレートが表示されます。用途に合ったものを選びましょう。ここでは「小規模ビジネス損益計算書」を選択しました。

その後、テンプレートのダウンロードが始まります。ダウンロード完了後すぐに利用できます。

このように、Excelストアから入力可能なフォームを入手して使用できます。

4. Microsoft OneDriveを使って入力可能なフォームを作成する

Microsoft Officeの機能を使って入力可能なフォームを作ることもできます。OneDriveで作成したフォームは、Excel上でも入力可能なフォームとしてそのまま利用できます。以下の手順をご覧ください。

手順:

• まず、OneDriveアカウントにアクセスし、「新規」→「Forms for Excel」を選択します。

• 次に、フォームに名前を付けます。

• 「新規追加」をクリックして、セクションを追加します。

• いくつかのフォームオプションが表示されます。まず氏名を入力させたい場合は「テキスト」を選択します。

• 最初の項目として「氏名」と入力します。

• 続けて他の項目も追加できます。ここでは性別欄を設けたいので、回答者が性別を選択できる「選択肢」タイプを選びます。なお、Excel側ではフォームは同じ形式では表示されません。

• その後、性別の選択肢を追加します。

• さらに、必要に応じていくつかのセクションを追加しました。

• 次に「プレビュー」を開きます。

ユーザーから見た入力可能なフォームの外観を確認できます。

• 「送信」をクリックします。

• 次にExcelファイルを開き、「ファイル」タブを選択します。
• 続いて「開く」→「OneDrive」→「入力可能なフォーム」を選択します。

• すると、入力可能なフォームの内容がExcelブック上にテーブルとして表示されます。テーブルには不要な列がいくつかあったため、ここでは非表示・削除しています。

• テーブルの動作を確認するために、いくつかデータを入力してみました。

このように、Microsoft OneDriveを使って入力可能なフォームを作成できます。

5. Microsoft Officeアカウントのアプリを使って入力可能なフォームを作成する

Microsoft Officeを使っても入力可能なフォームを作成できます。手順は以下の通りです。

手順:

• まず、Officeアカウントにアクセスし、検索バーで「フォーム」を検索します。「Forms」を選択しましょう。

• 次に「無題のフォーム」をクリックします。

• フォームに名前を付けます。

以降の手順は、前のセクション(OneDriveでの作成方法)とまったく同じです。

このように、Microsoft Officeを使って入力可能なフォームを作成することもできます。

練習セクション

ここでは、本記事で紹介したフォームのうち1つを掲載します。ぜひご自身で作成してみてください。

まとめ

いかがでしたか。本記事を通じて、Excelで入力可能なフォームを作成する基本的な方法をご理解いただけたと思います。これは日々の社内業務やビジネス活動において非常に重要なスキルです。本記事に関するご意見やフィードバックがあれば、ぜひコメント欄でお聞かせください。今後の記事作成の参考にさせていただきます。

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