Excelでドロップダウンリスト付きのデータ入力フォームを作成する2つの方法

Microsoft Excelでは、データ入力フォームや計算フォームなど、さまざまな種類のフォームを作成できます。こうしたフォームを活用すれば、データ入力が格段に楽になり、作業時間の大幅な節約にもつながります。また、Excelには「ドロップダウンリスト」という便利な機能もあります。限られた値を何度も手入力するのは面倒ですが、ドロップダウンリストを使えば、リストから選ぶだけで簡単に値を入力できます。この記事では、Excelでドロップダウンリスト付きのデータ入力フォームを作成する方法を、具体的な操作画面とともにわかりやすく解説します。

Excelでドロップダウンリスト付きデータ入力フォームを作成する2つの方法

ここでは、「Armani School」の複数の生徒情報をまとめたワークシートを例に説明します。B列に生徒名、C列にID番号、D列に数学の点数がそれぞれ入力されているものとします。このデータセットをもとに、IF関数などを活用することで、Excelで簡単にデータ入力フォーム用のドロップダウンリストを作成できます。以下は、今回使用するデータセットの全体像です。

方法1. 「データの入力規則」コマンドでドロップダウンリスト付きデータ入力フォームを作成する

まずは、データセットからドロップダウンリストを作成します。この方法はシンプルで、時間もかかりません。さらにIF関数を組み合わせれば、各生徒が「合格」か「不合格」かを自動的に判定させることができます。以下の手順に沿って進めてみましょう。

ステップ1:

• 最初にセルを選択します。ここでは、作業の便宜上E5を選択します。

• セルE5を選択したら、次の数式を入力します。

• D5>=50はIF関数の論理式(条件)です。点数が50以上の場合は「Pass(合格)」、そうでなければ「Fail(不合格)」と表示されます。

• キーボードのEnterキーを押すだけで、IF関数の結果として「Pass」が返されます。

ステップ2:

• 続いて、オートフィル機能を使って、E5に入力したIF関数をE列の残りのセルまでコピーします。

ステップ3:

• 次にドロップダウンリストを作成します。まず任意のセルを選択し、データタブから以下の順にクリックします。

データ → データ ツール → データの入力規則 → データの入力規則

• データの入力規則ダイアログボックスがすぐに表示されます。まず「設定」タブを選択し、次に「入力値の種類」のドロップダウンリストから「リスト」を選びます。そして「元の値」ボックスに=$D$5:$D$11と入力し、最後にOKをクリックします。

• これで、下のスクリーンショットのようなドロップダウンリストが作成できました。

• たとえば、Johnの数学の点数をドロップダウンリストから44に変更すると、判定結果(コメント)も自動的に更新されます。下のスクリーンショットをご覧ください。

• 同様の手順で、D列の他のセルにもドロップダウンリストを作成できます。

あわせて読みたい: Excelでオートフィルフォームを作成する方法(ステップバイステップガイド)

関連記事

• Excelのデータ入力の種類(基本の概要)
• Excelでデータ入力を自動化する方法(2つの効果的な方法)
• Excelでタイムスタンプを自動挿入する方法(5つの方法)

方法2. クイックアクセスツールバーのコマンドでドロップダウンリスト付きデータ入力フォームを作成する

次に、クイックアクセスツールバーのコマンドを使う方法を紹介します。以下の手順に従って、データ入力フォーム用のドロップダウンリストを作成してみましょう。

ステップ1:

• まず「ファイル」を選択します。

• ウィンドウが表示されたら、そこから「オプション」を選択します。

• Excelのオプションダイアログボックスが表示されます。まず左側の一覧から「クイックアクセスツールバー」を選択します。次に「コマンドの選択」ドロップダウンリストから「フォーム」を選びます。続いて「追加」をクリックし、最後に「OK」を押します。

Excelのオプション → クイックアクセスツールバー → フォーム → 追加 → OK

• すると、クイックアクセスツールバーにフォームアイコンが表示されます。

• このフォームアイコンをクリックすると、「Data Entry Form with Drop Down」というデータ入力フォームがポップアップ表示されます。このフォーム内で「Find Next(次を検索)」ボタンを押せば、レコードを切り替えながら値を変更できます。

• 「Find Next」を押すと、下のスクリーンショットのようにデータ入力フォーム上でレコードの編集が可能になります。

あわせて読みたい: UserFormなしでExcelのデータ入力フォームを作成する方法

注意点

👉 値をゼロ(0)で割ったり、参照先のセルが空白だったりすると、#DIV/0!エラーが発生します。

👉 Microsoft 365では、適切なサイズ(範囲)を選択していないと#VALUE!エラーが表示されることがあります。このエラーは、行列(配列)の要素のいずれかが数値ではない場合にも発生します。

まとめ

今回は、データ入力フォームにドロップダウンリストを作成するための2つの方法を紹介しました。ぜひご自身のExcelシートで活用して、日々のデータ入力作業をより効率的にしてください。ご不明な点や質問がある場合は、お気軽にコメントでお知らせください。

関連記事

• WebフォームからExcelスプレッドシートにデータを取り込む方法
• Excelで記入可能なフォームを作る方法(5つの実例)
• Excelでデータログを作成する方法(2つの方法)
• Excelのセルへのデータ入力を制限する方法(2つの簡単な方法)
• Excel VBAでデータ入力フォームを作成する方法(簡単な手順)