Excelでサマリーレポート(概要レポート)を作成する2つの簡単な方法

Excelでサマリーレポート(概要レポート)を作りたいと思っている方に向けて、初心者でも迷わず作業できるよう、2つの効率的な方法をわかりやすく解説します。どちらの方法も数分で実践できる内容なので、日々の集計業務の時短にも役立ちます。

本記事のサンプルデータについて

この記事では、以下の「ABC書店 売上レポート」テーブルを例に説明を進めます。テーブルには「書籍名(Book Name)」「販売部数(Units Sold)」「価格(Price)」の3つの列が含まれています。動作確認はExcel 365で行っていますが、お使いのExcelのバージョンで同様に操作可能です。

方法1:「詳細フィルター」とSUMIF関数でサマリーレポートを作成する

まずは詳細フィルター(Avanced Filter)機能を使って重複しない書籍名を抽出し、続いてSUMIF関数で「合計販売部数」と「合計金額」を算出します。最後にSUM関数で総計も求めます。

ステップ1:詳細フィルターでユニークな書籍名を抽出する

まず、詳細フィルターを使って元データから重複のない書籍名だけを取り出します。

➤ 「データ(Data)」タブ →「並べ替えとフィルター(Sort & Filter)」→「詳細設定(Advanced)」を選択します。

「フィルターオプションの設定(Advanced Filter)」ダイアログが表示されます。

➤ 「指定した範囲(Copy to another location)」を選択し、「リスト範囲(List range)」にはセルB4〜B19を指定します。

ヒント: セルB4をクリックしてCtrl+Shift+↓(下矢印)を押すと、範囲を素早く選択できます。

➤ 「抽出範囲(Copy to)」ボックスにセルF4を指定し、「重複するレコードは無視する(Unique records only)」にチェックを入れて「OK」をクリックします。

これで、サマリーレポート側に重複のない書籍名の一覧が表示されます。

ステップ2:範囲に名前を定義する

次に、元データの各列に名前を付けておくと、後ほど入力するSUMIF関数が格段に読みやすくなります。

➤ 「ABC書店 売上レポート」テーブルのデータ範囲全体を選択します。

ヒント: セルB4をクリックしてCtrl+Shift+→(右矢印)+↓(下矢印)を押せば、表全体を一瞬で選択できます。

➤ 「数式(Formulas)」タブ →「定義された名前(Defined Names)」→「選択範囲から作成(Create from Selection)」を選びます。

「選択範囲から名前を作成(Create Names from Selection)」ダイアログが表示されます。

➤ 「左端列(Left column)」のチェックを外し、「最上行(Top row)」にチェックが入っていることを確認して「OK」をクリックします。

➤ 名前ボックス(Name Box)をクリックすると、定義された列名が一覧表示されます。これらの名前をSUMIF関数内で使用します。

ステップ3:SUMIF関数で集計する

ここから、サマリーレポートの「合計販売部数」と「合計金額」をSUMIF関数で計算していきます。

➤ まず、セルG5に次の数式を入力します。

=SUMIF(Book_Name,F5,Units_Sold)

SUMIF関数は、指定した条件を満たす範囲の値を合計する関数です。

• Book_Name:検索対象の範囲(range)
• F5:検索条件(criterion)
• Units_Sold:合計する合計範囲(sum range)

➤ Enterキーを押すと、セルG5に結果が表示されます。

➤ 次に、フィルハンドル(Fill Handle)を使って数式を下方向へコピーします。

これで、すべての書籍名に対する合計販売部数がサマリーレポートに反映されました。

続いて、「合計金額」を計算します。

➤ セルH5に次の数式を入力します。

=SUMIF(Book_Name,F5,Price)

引数の構成は先ほどと同じで、Price(価格列)が合計範囲になります。

➤ Enterキーを押して結果を確認し、同じくフィルハンドルで下方向へコピーします。

これで、「合計販売部数」と「合計金額」の両方が完成したサマリーレポートになります。

ステップ4:総計(グランドトータル)を求める

最後に、SUM関数を使ってレポート全体の総計を算出します。

➤ セルG10に次の数式を入力します。

=SUM(G5:G9)

この数式は、G5〜G9のセルの値を合計します。Enterキーを押すと結果が表示されます。

➤ 同様に、セルH10に次の数式を入力します。

=SUM(H5:H9)

Enterキーを押せば、合計金額の総計も完了です。

これで、サマリーレポートが完成しました。

方法2:ピボットテーブルでサマリーレポートを作成する

2つ目の方法は、ピボットテーブル(Pivot Table)を使うアプローチです。関数を一切使わず、ドラッグ&ドロップだけで集計できるのが大きなメリットです。

➤ 元データの範囲全体を選択 →「挿入(Insert)」タブ →「ピボットテーブル(Pivot Table)」→「テーブル/範囲から(From Table/Range)」を選択します。

「ピボットテーブルの作成」ダイアログが表示されます。

➤ 「新しいワークシート(New Worksheet)」を選んで「OK」をクリックします。

➤ 「ピボットテーブルのフィールド(PivotTable Fields)」パネルで、「Book Name(書籍名)」を「行(Rows)」エリアへ、「Units Sold(販売部数)」と「Price(価格)」を「値(Values)」エリアへそれぞれドラッグします。

たったこれだけで、ピボットテーブルによるサマリーレポートが自動生成されます。

ピボットテーブルは元データを更新した後に右クリックで「更新」すれば最新の状態に反映できるため、継続的に使うレポートにも最適です。

まとめ

本記事では、Excelでサマリーレポートを作成する2つの方法をご紹介しました。「詳細フィルター+SUMIF関数」は細かいカスタマイズが可能な伝統的な手法、ピボットテーブルはスピードと柔軟性に優れたモダンな手法です。用途に合わせて使い分けてみてください。ご不明点やご意見があれば、コメント欄でお気軽にお知らせください。

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