Excel でレポート カードを作成する方法 (無料のテンプレートをダウンロード)

教育機関が学生のために進捗レポートを作成することは非常に頻繁に必要です。 Excelには多くの数式と機能があるため、Excelでレポートカードを作成できれば、はるかに簡単になります.標準的な評価レポート カードを簡単に作成し、すべての生徒にコピーできます。時間も節約できます。ここで、この記事では、Excel でレポート カードを作成する方法を紹介します。

レポートカードのテンプレートをダウンロード

ここにレポートカードのテンプレートを添付しました。無料でダウンロードできます。

マークシートとレポート カードとは

マークシート 各教科の生徒全員の成績が記載された書類です。つまり、学校はマークシートを利用して、成績、所見などの学力評価を入力し、記録します。また、年齢、住所などの生徒に関する人口統計情報をマーク シートに含めて、生徒がレポート カードを参照として使用できるようにすることもできます。

また、各生徒の学業成績は成績表にまとめられます .言い換えれば、各学生の評価レポートは、特定の評価試験での総合的な成績を示しています。

レポートカードの重要な部分

学校の成績表には、生徒の情報、科目固有のマーク、科目固有の成績、およびクラス固有の成績が含まれています。学生の全体的なパーセンテージ、成績、およびランクを示します。

<強い>1.学生情報

このセクションには、学生 ID、名前、クラス、セクション、機関情報、学期情報、評価システムなどの学生情報が含まれます。

<強い>2.マークシート

このセクションでは、すべての教科とすべての生徒のタームごとのマークシートが表示されます。ここには、基本的に生徒の ID と名前、および各教科で取得した点数が表示されます。

<強い>3.定期レポートカード

このセクションでは、個々の学生の学期ごとの成績表があります。すべての学生のすべての用語の個々のレポート カードがここに簡単に表示されます。

<強い>4.累計成績表

このセクションには、個々の学生の累積レポート カードが含まれます。これは学生の各タームのマークシートの要約です。

Excel でレポート カードを作成する方法

私たちの練習用ワークブックでは、クラス IX の 10 人の生徒の成績表を Excel で作成しました。通知表の 4 つの重要な部分について、データセットに 4 つのワークシートを用意しました。 VLOOKUP も使用しました 毎回個々の名前とセクションを書くのではなく、学生IDに従って学生の名前とセクションを自動化する機能。さらに、SUM を使用できます 生徒が取得した合計点数を計算する関数。さらに、 IF を使用できます 教育機関の採点システムに従って、学生の成績を簡単に取得する機能。

続きを読む:Excel で概要レポートを作成する方法 (2 つの簡単な方法)

Excel でレポート カードを作成する手順

以下の段階的なガイドラインに従って、Excel でレポート カードを作成します。 👇

📌 ステップ 1:基本情報シートを作成する

成績表をエクセルで作成する場合、学生情報、機関情報、学期情報、成績評価制度などを記録しておくと大変助かります。まず、学生のID、氏名、クラス、セクション、機関名、場所を記入したシートを用意してください。 、校長、担任の名前、成績評価システムなど

続きを読む: Excel で毎日の活動レポートを作成する方法 (5 つの簡単な例)

📌 ステップ 2:学期ごとの生徒の評価シートを作成する

次に、科目ごと、生徒ごとに学期ごとの成績表を作成します。ここでは、原則として、学生の ID と名前、および学期ごとに各教科で取得した点数を記録します。

次に、マークから、各科目の生徒の成績も記録する必要があります。個別に採点するのは面倒です。ここでは、ネストされたを使用して成績表の採点を自動化できます IF .成績セルに次の式を書きます。 👇

=IF(E8>=90,"O",IF(E8>=80,"A+",IF(E8>=70,"A",IF(E8>=60,"B+",IF(E8>=50,"B",IF(E8>=40,"C","F"))))))

🔎 式はどのように機能しますか?

• =IF(
  等号 (=) 式の始まりを表します。 IF を記述すると IF 関数が有効になり、3 つの引数を入力する必要があります。 .

• =IF(E8>=90,”O”,IF(
  さて、最初の引数は論理テストです .ここでの論理テストは、 E8 セル にあるこの科目で得られたマークが は 90 を超えています。
  2 番目の引数は 返される値 です 条件が true の場合 .教育機関の成績評価システムから、学生が 90 点以上を取得した場合、成績は「O」になることがわかっています。そのため、true の場合に返される値は「O」と表記されます。これはテキスト値であるため、値は 二重引用符 (" ") 内にある必要があります。 .
  3 番目の引数は、返される値です 条件が false の場合 .さて、ここで、90 点を下回ると、さらに多くの成績が得られる可能性があります。したがって、論理テストが偽の場合、戻り値として単一の値を設定することはできません。したがって、ネストされた IF を使用する必要があります 評価システムに従って他のケースを結論付ける

• =IF(E8>=90,”O”,IF(E8>=80,”A+”,IF(
  セルの値が 90 より大きいかのようにチェックした後、偽の場合は、3 番目の引数が有効になります。そして、3 番目の引数は、ここで別の IF ステートメントとして機能しています。
  分解すると、値が 90 以下で 80 より大きい場合、論理テストが true の場合に返される値が「A+」である場合、2 番目として「A+」が返されることがわかります。また、値が 90 以下で 80 以下の場合、論理テストが false の場合、次の戻り値に移動します。

ここでは、80 から 0 までの間に非常に多くの等級があるため、それに応じて別の IF が発生します。その後、これは評価システムが満たされるまで続きます。

これで、フィル ハンドルをドラッグして、他の科目の数式もコピーできます。

したがって、結果は次のようになります。 👇

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📌 ステップ 3:期間ごとのレポート カードを作成する

さて、Excel で成績表を作成するための主な手順は、2 番目の手順から学生ごとに学期ごとの成績表を作成することです。この期間ごとのレポートカードを作成するには、以下の手順に注意深く従ってください。 👇

手順:

• 学生の ID、名前、セクション、出席、ターム番号などの基本的な情報を通知カードの上部に記録します。ここでは、基本情報シートから学生の名前とセクションを自動化できます。これは、生徒ごとに名前やセクションを繰り返し書く必要がないことを意味します。ただし、VLOOKUP を使用できます 関数を使用して、学生 ID のみを書き込みます . Excel は 名前 を自動的に見つけます とセクション 基本情報の学生 ID に基づく学生の数
• 学生 ID に従って学生の名前を自動化するには、E7 セルをクリックします。 生徒の名前を書く場所。次の式を書きます:

=VLOOKUP(C7,'Basic Information'!B5:D14,2)

🔎 式はどのように機能しますか?

• =VLOOKUP(
  等号 (=) 式の始まりを表します。 VLOOKUP を書き込むと VLOOKUP が有効になります 関数に変更され、4 つの引数になりました

• =VLOOKUP(C7,
  ID に基づいて生徒の名前を検索します。そのため、最初に学生 ID を探す必要があります。 C7 セルを選択します ルックアップ値として。このとき、カンマを入れてください。

• =VLOOKUP(C7,「基本情報」!B5:D14,
  続いて、テーブル配列または定義された範囲を選択します。 基本情報から生徒の名前を見つけます シート。したがって、B5:D14 である生徒の情報の全範囲を選択します 基本情報シートより。セルを選択するだけで、範囲が固定されます。ここでカンマを入力してください。

• =VLOOKUP(C7,「基本情報」!B5:D14,2)
  このとき、列のインデックス番号を書きます ルックアップ値の値を返す位置。生徒の名前は選択範囲の 2 列目にあるため、ここに 2 を入力します。その結果、すべてのルックアップ値の 2 列目の値が得られます。

で、結果はこんな感じ。 👇

• その後、生徒の名前を自動化した後、生徒のクラスとセクションも自動化できます 同じプロセスに従って同じ式を使用して番号を付けます。しかし、ここの col_index_num では クラスとセクションは、選択した範囲の 3 列目にあるため、引数に 3 を入力してください。

• これで、レポート カードの上部が準備されました。さて、ターム ワイズ マークから シート 、各教科の次の学期の学生の成績を記録してください。
• さて、ここで各生徒が取得した点数を再度入力する必要がありますが、これは退屈で疲れます。すべての生徒のタームごとのマーク シートを参照するだけで、ここにマークを付けることができます ここ。これを行うには、生徒の成績を記録したい成績表のセルをクリックします。次に、等号 (=) を入れます 式の始まりを表します。次に、タームごとのマーク シートから、その科目の学生のマークが記録されたセルをクリックします。 Enter を押します ボタン。

このプロセスに従って、タームごとのマーク シートから適切に参照することによって、セルを取得したすべてのマークを埋めることができます。

• 各科目の生徒の成績も記録する必要があります。個別に採点するのは面倒です。ここでは、ネストされた IF を使用して採点を自動化できます 上記のステップ 2 の手順に従ってください。
• このとき、成績に応じて備考を付ける必要があります。 VLOOKUP を使用できます それぞれの場合に個別にコメントを書くのではなく、コメントに対して再び機能します。
• ここで、ルックアップ値は学生の達成成績になります。 基本情報 シート、備考の列があります 等級に応じて .ということで、まず成績欄から成績と備考の範囲を選択します。さらに、選択に従って式に列のインデックス番号を入れます。そして、 FALSE と書きます つまり、完全一致 最後の引数で。列の値は数値ではなくテキスト値であるため、完全一致の宣言により、数式の信頼性と正確性が向上します。

注:

ここに、ドル記号 ($) を入れます テーブル配列を絶対参照にする .ここで、下の塗りつぶしハンドルをドラッグすると、下のすべてのセルに数式が適用されます。したがって、ここでは絶対参照が必須です。そうしないと、数式を下にドラッグすると、テーブル配列も下にドラッグされます。したがって、間違った結果が得られます。 F4 を押すことができます 絶対セル参照を行うためのキー。

• さらに、SUM を使用して取得した合計点を確認できます 関数。この関数を使用するには、=SUM(). と記述します。 ここでは、等号 (=) 書かれている式を表します。 合計 関数は、参照された値を合計する関数です。したがって、合計する必要があるセル参照の引数が必要です。ということで、ここでは各教科で取得した全得点のセル参照を入れておきます。すべてのセルを選択するだけでセルを参照できます。

• この時点で、全体の割合を計算する必要があります 学生の取得した点数の。 部門を使用できます この点に関する Excel の機能。まず、全体のパーセンテージを入力するセルをクリックします。次に、等号 (=) を入れます 取得した合計点を割ります 合計点による 科目の。生徒の総合点の比率を 0 から 1 のスケールで表示します。これを 100 倍すると、100 スケールの結果が得られます。したがって、全体のパーセンテージが得られます

• その後、この全体の割合に従って 、総合成績を取得できます 評価システムに従う学生の。 ネストされた IF を使用できます この点については、ステップ 2 で使用したのと同じように条件を設定してください。したがって、全体のパーセンテージ スコアでそのプロセスに従って、全体の成績を取得してください。

続きを読む: Excel データからレポートを生成する方法 (2 つの簡単な方法)

📌 ステップ 4:累積レポート カードを作成する

次に、各学生の累積レポート カードを作成します。このレポート カードでは、すべてのターム マーク シートが 1 つのレポート カードに結合されます。ここで、VLOOKUP も使用できます 成績表の上部に各生徒の名前、クラス、セクションを配置する機能。そして、SUM を使用します 取得したマークを合計し、ネストされた IF を使用する関数 成績も計算します。

続きを読む:マクロを使用して Excel レポートを自動化する方法 (3 つの簡単な方法)

覚えておくべきこと

• VLOOKUP を使用する場合 関数、これは垂直ルックアップであることを覚えておいてください 処理する。したがって、列から値を検索することしかできません。横の行から値を調べることはできません。
• もう 1 つ覚えておくべきことは、テーブル配列を選択するときは、ルックアップ値の列を最初にすることです。 列を選択します。そして、このシリアルに合わせて戻り値列のインデックス番号を入れます。
• 番号付きの値を検索する場合、range_lookup 議論はそれほど重要ではありません。ただし、テキスト値を検索する場合は、range_lookup を配置することをお勧めします FALSE としての引数 、常に完全一致が必要な場合。

結論

そこで、ここでは、Excel でレポート カードを作成するための段階的なガイドラインについて説明しました。これらの簡単な手順に従って、この点で目標を達成できます。この記事が大きな助けになることを願っています。他にご質問やご提案がございましたら、お気軽にお問い合わせください。そして、ExcelDemy にアクセスしてください

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