Excelで日次生産レポートを作成する方法|無料テンプレート付きで徹底解説

Excelで簡単に日次生産レポートを作成できるテンプレートや手順をお探しの方は、ぜひ本記事をご覧ください。Microsoft Excelでは、業種や製品のニーズに応じてさまざまな方法で日次生産レポートを作成できます。本記事では、Excelで日次生産レポートを作成するための手順を、初心者にもわかるよう一つひとつ丁寧に解説します。

日次生産レポートとは?

製造業者や工場・生産部門の管理者は、毎日の投入と産出、そして目標値を記録し続ける必要があります。投入とは資源・設備・サービスなどを指し、産出とは完成した製品のことです。そのため、生産に関する日次レポートの作成は非常に重要です。日次レポートがあれば、どの製品が完了し、どれが未完了なのか、その理由は何なのかといった詳細な情報を把握できます。

日次生産レポートに必要な要素

日次生産レポートには、少なくとも以下の要素を含める必要があります。

• 製品リスト、受注番号(オーダーID)、受注数量、各工程ごとの納期または完了予定日
• 各工程の累計進捗状況と、全受注に対する完了率
• その他、生産プロセスに応じた項目

日次生産レポートは、その日の生産状況を網羅的に俯瞰できるものであるべきです。あわせて、目標となる受注量の完了まであとどれくらいかも一目でわかるようにしましょう。

無料テンプレートのダウンロード

以下のボタンから、日次生産レポート用の無料Excelテンプレートをダウンロードできます。

Excelで日次生産レポートを作成する手順

ここからは、Excelで日次生産レポートを作成する具体的な手順を、詳細に解説していきます。

作成の前提条件

例として、あなたがアパレル製造業の生産マネージャーであると想定します。特定の製品を一定数量生産する受注があり、押さえるべきポイントは以下の通りです。

• 受注番号、製品名、色、受注数量、最終出荷日が固定で決まっている
• 一般的に、受注数量より1%多く生産する必要がある
• 生産工程は以下の4段階で構成される
  1. 裁断(Cutting)
  2. 縫製(Stitching)
  3. 梱包(Packing)
  4. 出荷(Shipment)
• 日次生産レポートでは進捗を可視化するため、各工程の累計数と完了率を記載する
• 出荷までの残日数も表示し、期限が近い製品を優先的に管理できるようにする

以上が日次生産レポートの主な目的です。それでは、実際の作成手順を図解付きで見ていきましょう。

ステップ1:まず空のレポートを作成する

• まず、生産工程と手順をもとにデータ表を作成します。

関連記事: Excelで生産レポートを作成する方法(2つのパターン)

ステップ2:テーブルに変換する

• 次に、セル範囲をExcelテーブルに変換します。必要なセルをすべて選択し、上部のリボンを操作します。
• 挿入タブ → テーブル をクリックすると、ダイアログボックスが開きます。
• 「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れ、OKを押します。

• これで、各見出しの下に並べ替え(フィルター)ボタンが表示されます。

関連記事: マクロを使ってExcelレポートを自動化する方法(3つの簡単な手法)

ステップ3:製品データを入力する

• 続いて、製品概要、受注数量、最終出荷日のデータを入力します。これらのデータは生産期間全体を通して固定です。

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ステップ4:新しいワークシートを作成する

• ワークシートをコピー&ペーストします。1枚目を「MainPage」と名付け、2枚目は日付に合わせて名前を変更します。

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ステップ5:合計値を求める数式を挿入する

この表では、以下の数式を使用します。

• Total Cutting(裁断累計)= 本日の裁断数 + 前日までの裁断数
• Total Stitching(縫製累計)= 本日の縫製数 + 前日までの縫製数
• Total Packing(梱包累計)= 本日の梱包数 + 前日までの梱包数
• Total Shipment(出荷累計)= 本日の出荷数 + 前日までの出荷数

• たとえば「05-05-22」という名前のシートでは、Total Cutting列に次の数式を入力します。

=[@[Today Cutting]]+Table1[@[Total Cutting]]

• この数式を手動で入力する場合は、「=」を入力してセルF5をクリックし、「+」を入力した後、MainPageシートに移動してセルG5を選択します。すると上記と同じ数式が自動的に入力されます。
• この数式は、現在のシートの「Today Cutting」列と、MainPageシートの「Total Cutting」列を単純に合計するものです。

同様に、Total Stitching、Total Packing、Total Shipment列にも順番に数式を入力していきます。

Total Stitching:

=[@[Today Stitching]]+Table1[@[Total stitching]]

Total Packing:

=[@[Today Packing]]+Table1[@[Total Packing]]

Total Shipment:

=[@[Today Shipment]]+Table1[@[Total Shipment]]

関連記事: Excelのデータからレポートを生成する方法(2つの簡単な方法)

ステップ6:裁断の完了率を計算する

次に、Cutting Percentage(裁断完了率)を計算します。使用する数式は以下の通りです。

Cutting Percentage = Total Cutting ÷ Plan QTY(計画数量)

• 数式を実行するには、表の該当列の先頭セルに以下の数式を入力します。

=[@[Total Cutting]]/[@[Plan QTY]]

• または、セルを選択して除算することもできます。「=」を入力してセルE5を選択し、「/」を入力してセルG5を選択します。

=E5/G5

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ステップ7:残高(Balance)列を計算する

• Stitching Balance(縫製残高): Total CuttingとTotal Stitchingの差分です。列の先頭セルに以下の数式を入力します。

=[@[Total Cutting]]-[@[Total stitching]]

または、

=G5-J5

• Packing Balance(梱包残高): 未梱包のまま残っている製品数を表す値です。Total Stitching − Total Packingで求められます。列の先頭セルに以下の数式を入力します。

=[@[Total stitching]]-[@[Total Packing]]

または、

=J5-M5

ステップ8:出荷残日数列を追加する

• さらに列を追加して、出荷までの残日数を計算できます。
• 列を作成したら、対象セルを選択し、上部リボンの表示形式を標準(General)に変更します。
• 次の数式で出荷残日数を計算します。

Remaining Shipment = 出荷日 − 今日の日付

=[@[Last Shipment Date]]-$D$3

• 手動で入力する場合は「= Q5 – $D$3」と入力してEnterキーを押します。

ステップ9:ブックを保存する

• これで日次生産シートの準備が整いました。見出しに従って、空欄の列に当日のデータを入力します。データを入力すると、表は以下のように表示されます。

• 次に、ファイルを所定の場所に保存し、日付がわかる名前を付けます。保存するには、ファイル → 名前を付けて保存を選択し、保存場所を指定して保存をクリックします。

ステップ10:翌日用のワークシートを開いて名前を変更する

• 生産レポートは毎日作成する必要があります。翌日はこのファイルを使って新しいレポートを作りましょう。まずファイルを再度開きます。
• ワークシート名を日付に合わせて変更します。シート名を右クリックし、名前の変更を選択してください。

ステップ11:翌日用にブックを保存し、合計列をコピーする

• 日付セルに当日の日付を入力し、新しい日付を含む別名でファイルを保存します。
• 次に、Total Cutting、Total Stitching、Total Packing、Total Shipmentという名前の列のセルをコピーします。

ステップ12:合計列をMainPageに貼り付ける

• MainPageワークシートに移動し、Ctrl + Vで各列に対応する位置へセルを貼り付けます。

ステップ13:当日の「Today」列のセルを削除する

• 当日のワークシート(例:「06-05-22」)に戻り、Today Cutting、Today Stitching、Today Packing、Today Shipment列のセルを削除します。

最終ステップ:新しいデータを入力する

• 削除したセルに当日のデータを入力すれば、その日の生産レポートは完成です。

• 翌日以降も同じ手順を繰り返すことで、毎日のレポートを作成できます。

条件付き書式で出荷残日数を強調表示する

Excelを使うのは日々の業務を楽にするためです。日次生産レポートも同じ目的で作ります。出荷残日数(Remaining Shipment)列に条件付き書式を設定すれば、出荷期限が近い製品をひと目で確認できるようになります。

• 設定するには、該当列のセルを選択し、上部リボンの条件付き書式をクリックします。
• ドロップダウンメニューが開くので、カラースケールを選択します。
• いくつかのオプションが表示されるので、最初のものを選びましょう。

これにより、値が小さいほど赤、中程度ならオレンジ、大きいほど緑で表示されます。これで、どの製品の出荷期限が最も近いかを瞬時に識別できるようになります。

注意点

• 画面左上のセル参照ボックス(名前ボックス)の右側にあるドロップダウン矢印をクリックすると、メニューが表示されます。ここでTable 1はMainPage上のテーブル、Table 15は2ページ目のテーブルを指しています。Excelテーブルについて詳しく知りたい方は、こちらの解説をご覧ください。

• このファイルは毎日使うことになります。毎日、日付を含む新しい名前で保存し直し、ステップ11以降の手順を繰り返せば運用できます。
• ファイルは自社のニーズに合わせて自由にカスタマイズできます。本記事とワークブックを参考に、独自の日次生産レポートを作ってみてください。

まとめ

今回は以上です。本記事を読めば、誰でもExcelで日次生産レポートを自力で作成できるようになると確信しています。ご質問やご提案があれば、下のコメント欄でお気軽にお聞かせください。Excelに関するさまざまな問題と解決策については、私たちのサイトExcelDemyもぜひチェックしてみてください。新しい学びを続け、一緒に成長していきましょう!

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