【Excel】テーブルからデータの入力規則リストを動的に作成する3つの方法

Excelのテーブルは、最下部に新しい要素を挿入すると自動的に拡張される動的な特性を持っています。この優れた機能があるため、テーブルはExcelユーザーのツールボックスの中でも最も有効な機能の一つとされています。データの入力規則(データバリデーション)リストを活用すれば、テーブルのデータに入力ミスや誤りが混入するのを防ぐことができます。ただし、テーブルに新しいデータを追加した際には、入力規則リスト側も更新が必要になる点に注意しましょう。本記事では、テーブルから動的なExcelデータ入力規則リストを作成する方法を詳しく解説します。

テーブルからデータの入力規則リストを作成する3つの効果的な方法

下の画像は、入力規則リストを適用するためのサンプルデータセットです。

通常、この操作を行うには「データ」タブから「データの入力規則」オプションを開きます。

次に、「入力値の種類」で「リスト」を選択し、見出し行を含むテーブル名(Table179[States])を入力します。

しかし、この方法ではうまくいきません。下の画像のようなエラーメッセージが表示されてしまいます。この問題を解決するために、3つのアプローチを紹介します。まず「セル参照」、次に「名前付き範囲」、最後に「INDIRECT関数」を入力規則リストに適用する方法です。

方法1:セル参照を使って入力規則リストを作成する

入力規則リストに直接セル参照を適用する場合は、以下の手順に従ってください。

ステップ1:

• 「データ」タブに移動し、「データの入力規則」を選択します。
• 「入力値の種類」で「リスト」を選択します。

ステップ2:

• 「元の値」ボックスで、テーブルの見出し行を除いた範囲B5:B11を選択します。
• 最後にEnterキーを押します。

ステップ3:

• これで、データの入力規則によるドロップダウンリストが表示されます。

ステップ4:

• 次に、テーブルの最下部に新しい要素「Texas」を入力します。

ステップ5:

• 結果として、「Texas」がデータの入力規則リストに自動的に追加されます。

方法2:名前付き範囲を使って入力規則リストを作成する

テーブル内の範囲に名前を付けて管理することもできます。テーブルに名前を付けてデータの入力規則リストを作成するには、以下の手順に従ってください。

ステップ1:

• テーブルの見出し行を除いた範囲のセルを選択します。

ステップ2:

• 「数式」タブをクリックします。
• 「名前マネージャー」をクリックします。

ステップ3:

• 「新規」をクリックします。

ステップ4:

• 任意の名前を入力します。ここでは「Named_Range」と入力しています。
• Enterキーを押します。

ステップ5:

• データの入力規則の「元の値」ボックスに、先ほど付けた名前を入力します。

=Named_Range

ステップ6:

• 最後にEnterキーを押すと、リストが表示されます。

ステップ7:

• テーブルの最下部のセルに「Texas」と入力します。

ステップ8:

• すると、「Texas」の選択肢がドロップダウンリストに追加されます。

方法3:INDIRECT関数を使って入力規則リストを作成する

さらに、データの入力規則の設定画面には関数を使用することも可能です。ここでは「元の値」ボックスにINDIRECT関数を適用します。INDIRECT関数は、指定した文字列に対応する参照範囲を取得するための関数で、特定のセル値に基づいて範囲を返します。この関数を適用するには、以下の手順に従ってください。

ステップ1:

• 任意のセルに「=」(等号)を入力し、対象の範囲を選択します。
• 範囲名「Table18[States]」をコピーします。

ステップ2:

• 次に、INDIRECT関数を使って以下の数式を入力します。

=INDIRECT("Table18[States]")

ステップ3:

• 最後にEnterキーを押すと、リストが表示されます。

ステップ4:

• テーブルの最下部にテキストを挿入します。

ステップ5:

• その結果、入力した項目はデータの入力規則リストに自動的に追加されます。

まとめ

今回は、テーブルからExcelのデータ入力規則リストを作成する3つの方法を紹介しました。「セル参照」「名前付き範囲」「INDIRECT関数」のいずれの手法も、実際にご自身のデータで試しながら理解を深めることが大切です。ぜひ練習用ブックを活用して、学んだ内容を実践してみてください。

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