Excelで入力規則に色を付けて使う方法|初心者向け4つのテクニック

この記事では、Excelの「データの入力規則」機能に色を組み合わせて活用する方法を、具体的な手順とともに解説します。データの入力規則(Data Validation)とは、セルに入力できる内容を制限するExcelの機能です。ユーザーが無効なデータを入力しようとした際に、エラーメッセージを表示して防ぐこともできます。さらに色分けを組み合わせることで、作業の効率化と正確性が大きく向上します。

ここでは、受験番号、氏名、取得点数、生年月日、候補者コードからなるサンプルデータセットを使用します。各列を使い分けながら、色付きの入力規則を実現するさまざまな方法をご紹介していきます。

Excelで入力規則に色を付ける4つの方法

方法1:「整数」条件で入力規則を設定し、色で視覚化する

まずは、整数を条件とした入力規則の設定方法と、条件付き書式を使って結果に色を付ける方法を見ていきましょう。

手順:

ここでは、採用試験の成績管理を想定したデータセット(受験番号・氏名・取得点数)を用意します。取得点数列はまだ空欄で、これから入力規則を適用して埋めていきます。条件として、「40以上100以下の整数のみ入力可能」というルールを設定します。

• まず、入力規則を適用したい列を選択します。ここでは取得点数列を選びます。

• 次に、リボンの「データ」タブ >> 「データツール」 >> 「データの入力規則」の順にクリックします。

• ダイアログボックスが開くと、初期状態では「設定」タブが表示されます。「入力値の種類」のドロップダウンから「整数」を選択します。
• 続いて「データ」ボックスをクリックすると、多数の比較条件が表示されます。今回は40~100の範囲内のみを許可したいので、「次の値の間」を選びます。

• 最小値に「40」、最大値に「100」を入力します。
• 最後に「OK」をクリックして設定完了です。

• これで取得点数列に入力できるようになりました。
• 40未満または100より大きい数値を入力しようとすると、Excelがエラーメッセージを表示して入力を阻止します。
• 下の画像では、セルD3に「34」を入力しようとしたところ、エラーメッセージが表示されています。条件を満たさない数値の入力を防げることが確認できます。
• それでは、取得点数列をすべて入力してみましょう。

手順:

次に、入力済みの点数に応じて色を表示させます。例えば、40~59点は黄色、60~100点は緑色で塗りつぶすようにします。これには条件付き書式機能を使用します。

• まず、色を適用したい列を選択します。ここでは取得点数列を選びます。
• 次に、「ホーム」タブ >> 「条件付き書式」 >> 「新しいルール」の順にクリックします。

• 「新しい書式ルール」ダイアログでは複数のルールタイプから選べます。ここでは「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択します。
• 下段の「ルールの内容を編集」部分に移動します。
• 最初のボックスはデフォルトで「セルの値」になっています。必要に応じて変更できます。
• 条件に「次の値の間」を選択し、下限値に「40」、上限値に「59」を入力します。
• その後、「書式」ボタンをクリックします。

• セルに色を付けるには、「塗りつぶし」タブ >> (好みの色を選択) >> 「OK」の順に進みます。

• 2つ目のダイアログが閉じたら、最初のダイアログでも再度「OK」をクリックします。

• これで、取得点数列のうち40~59の値を持つすべてのセルが黄色で表示されるようになります。

• 同じ手順で60~100の範囲に対するルールを作成し、緑色で塗りつぶしました。
• これで、色を見るだけで点数の範囲をひと目で判別できるようになりました。

なお、同じ手順は「整数」の代わりに「小数点数」を選択した場合にもそのまま使えます。

関連記事:Excelで複数条件のカスタム入力規則を適用する方法(4つの例)

方法2:入力規則でドロップダウンリストを作成し、色分けする

次に、入力規則を使ったドロップダウンリストの作成方法と、それに色を付ける方法を紹介します。

手順:

前述と同じデータセットに、評価(Grade)列を追加したものを用意します。点数の範囲に応じて候補者の評価を入力する列です。ドロップダウンのソース(参照元)となる評価対応表をデータセットの隣に配置しておきます。

• まず、入力規則を適用するため評価列を選択します。

• 先ほどと同じ手順でデータの入力規則ダイアログを開き、入力値の種類から「リスト」を選択してドロップダウンを作成します。
• 次に「元の値」欄のボタンをクリックしてソースを指定します。

• マウスでソース範囲を選択します。
• ここでのソースは、データセット横の点数-評価対応表にある評価列の値です。
• 選択後、元の値ボタンをクリックして確定します。

• データの入力規則ダイアログで「OK」をクリックします。

• これで、評価列のすべてのセルにドロップダウンメニューが表示されます。
• 各セルでドロップダウンを開き、該当する評価を選択していきます。

• 最終的に、完成した評価列はこのようになります。

手順:

次に、評価ごとに異なる色を付けます。これも条件付き書式機能で実現できます。

• 前の手順と同様に条件付き書式のダイアログを開きます。
• ルールタイプで「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択し、条件に「特定の文字列」>>「次の文字列を含む」を指定して、元の値ボタンをクリックします。

• 対象のセルを一つずつ指定していきます。
• まず、評価A+には緑色を付けたいので、A+のセルだけを選択して元の値ボタンをクリックします。

• 次に「書式」をクリックします。

• 「塗りつぶし」タブ >> (好みの色を選択) >> 「OK」の順に進みます。

• 再び最初のダイアログで「OK」を押します。

• これで、評価列のA+のセルに緑色が付きました。

• 同じ操作を各評価について繰り返せば、評価ごとに異なる色が付いた完全なデータセットが完成します。

関連記事:Excelで複数選択可能な入力規則ドロップダウンリストを作成する方法

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方法3:「日付」条件の入力規則に色を付ける

この方法では、日付を条件とした入力規則に色を組み合わせる方法を解説します。

手順:

受験番号、氏名、生年月日列からなるデータセットを想定します。生年月日に基づいて候補者をふるい分け、1997年1月1日から2003年1月1日までの間に生まれた候補者のみを対象とします。ここで日付型の入力規則を適用します。

• まず、入力規則を適用したい生年月日列を選択します。

• 前の手順と同様にデータの入力規則ダイアログを開きます。
• 入力値の種類で「日付」>> 条件に「次の値の間」>> 開始日と終了日を入力 >> 「OK」の順に設定します。

• これで、有効な日付のみが入力された生年月日列が完成します。

手順:

• 次に、生年月日列を2つのカテゴリに分けて色分けします。1997年1月1日~1999年12月31日生まれの候補者はオレンジ色、2000年1月1日~2003年1月1日生まれの候補者は緑色でマークします。
• 生年月日列を選択します。

• 前の方法と同じ手順で新しい書式ルールダイアログを開きます。
• 「セルの値」>>「次の値の間」>>1997/1/1>>1999/12/31>>「書式」の順に設定します。

• 色の選択は方法1で説明した手順と同じです。実行結果はこちらです。

• 同じ操作をすべての日付範囲に適用すれば、目的の出力が得られます。

なお、同じ手順は時刻を条件とする入力規則にも応用できます。

関連記事:Excel VBAを使った入力規則ドロップダウンリストの活用法(7つの応用例)

方法4:「文字列の長さ」条件の入力規則に色を付ける

最後に、文字列の長さを条件とする入力規則に色を組み合わせる方法を紹介します。

手順:

F列に候補者コードがあるデータセットを想定します。コードには直接的な意味がないため、正確に入力するのが難しく、入力ミスが起こりがちです。そこで入力規則でコードの文字数を制限し、余計な文字の入力を防ぎます。

• まず候補者コード列を選択します。

• データの入力規則ダイアログを開き、「文字列(長さ指定)」>>「次の値に等しい」>>4(希望する文字数)>>「OK」の順に設定します。

• これで、誤って文字を1つ多く入力したり削除したりすると、警告メッセージが表示されるようになります。

手順:

次に、コードに「A」が含まれるセルを青色、「B」が含まれるセルを緑色で塗りつぶします。

• まず、候補者コード列を再度選択します。

• 方法3で示した手順に従い、条件に「特定の文字列」を選んで「A」と「B」をそれぞれ含むルールを作成すれば、目的の出力が得られます。

関連記事:フィルター付きのExcel入力規則ドロップダウンリスト(2つの例)

練習用ワークシート

練習用ワークシートを用意しました。ぜひ実際に試してみてください。

まとめ

本記事では、Excelで入力規則に色を組み合わせて使う方法を学びました。このテクニックを活用すれば、作業効率が上がり、入力ミスも大幅に減らせます。記事をお読みいただきありがとうございました。ご不明な点があれば、ぜひコメントでお知らせください。

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