Microsoft Excelでセルに「データの入力規則」を適用する方法

プロジェクトで複数のデータ変数を扱う場合、それぞれの変数における時間軸・空間軸のグリッドは必ず一致している必要があります。そのためには、他の人が入力するデータをきちんと管理しなければなりません。そんなときに役立つのが「データの入力規則(Data Validation)」です。Microsoft Excelなら、この作業を簡単に行えます。

Excelのセルでデータの入力規則を使う方法

Excelのデータの入力規則機能を使うと、セルに入力できる内容を制限したり、あらかじめ定義した選択肢リストを提示したりすることで、誤入力やミスを未然に防ぐことができます。この機能は、リボンメニューの「データ」タブから設定します。手順は以下の3ステップです。

1. データの入力規則の詳細を設定する
2. 入力メッセージをカスタマイズする
3. エラーメッセージをカスタマイズする

データの入力規則の最も一般的な活用例のひとつが、ドロップダウンリスト(プルダウンリスト)の作成です。

1] データの入力規則の詳細を設定する

まずMicrosoft Excelファイルを開き、入力内容を制限したいセルを選択します。

リボンメニューにある「データ」タブをクリックしましょう。

「データツール」グループの中から「データの入力規則」を選択します。

データの入力規則ウィンドウが開くと、いくつかの設定項目が表示されます。ここでは、数値だけを入力できるようにしたり、電話番号のように特定の文字数に制限したりすることが可能です。

今回は例として「時刻」を選択し、営業時間内の時刻だけを入力できるように設定してみましょう。

「開始時刻」と「終了時刻」を指定します。

2] 入力メッセージをカスタマイズする

次に、「入力メッセージ」タブへ切り替えます。

セルが選択されたときに表示されるガイドとなるメッセージを自由にカスタマイズできます。入力ルールを事前に伝えておくことで、そもそもの誤入力を減らす効果が期待できます。

3] エラーメッセージをカスタマイズする

続いて、「エラーメッセージ」タブに切り替えます。

条件外の値が入力された際に表示したいエラーメッセージを入力するか、初期設定のまま使うことも可能です。

最後に「OK」ボタンをクリックすれば設定完了です。

これで、対象のセルを選択すると、入力できる時刻の範囲を案内する入力メッセージが表示されるようになります。

一方、指定した範囲外の時刻を入力しようとすると、エラーメッセージが表示されて入力が拒否されます。

つまり、データの入力規則を使えば、「何が入力可能で、何が不可なのか」をメッセージを通じてユーザーに明確に伝えられるのです。

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