Excelファイルを自動的にメールで送信する3つの方法【クイックアクセスツールバー・共有・VBA】

Excelで作成した資料をプロジェクトマネージャーや上司にメールで送らなければならない場面はよくあります。いちいちGmailやOutlookを開いて手動で添付するのは手間がかかり、非効率です。実は、Excelのワークシートから直接メールを送信できれば、作業時間を大幅に短縮できます。

この記事では、Excelファイルを自動的にメールで送信するための実用的な方法を3つ、手順を追って詳しく解説します。ぜひ最後まで読んで、日々の業務にお役立てください。

Excelファイルを自動でメール送信する3つの方法

Excelファイルをメールで自動送信するには、主に以下の3つの方法があります。これらはExcelのコマンド操作とVBAコードを活用したもので、どれも簡単に実践できます。

方法1:クイックアクセスツールバーを使ってメール送信する

クイックアクセスツールバーをカスタマイズして「メール」ボタンを追加すれば、ワンクリックでExcelファイルを送信できます。デフォルトでは「メール」は無効になっているため、事前に有効化しておく必要があります。この方法では、単一のワークシートだけでなく、ブック全体をメール本文として送ることも可能です。非常に手軽で効果的な方法といえます。

1-1. 単一のワークシートをメール本文として送信する

特定のシートだけを送りたい場合は、まずそのシートのコピーを作成し、新しいブックに移動させてから送信します。以下の手順に従ってください。

手順

• まず、送信したいシートタブ(ここではSheet1)を右クリックします。
• 表示されたメニューから「移動またはコピー(Move or Copy)」を選択します。

• 「移動またはコピー」ダイアログボックスが表示されます。
• 「移動先ブック名」で「(新しいブック)」を選択します。
• 「コピーを作成する」にチェックを入れます。
• 最後に「OK」をクリックします。

• 選択したワークシートを含む新しいブック(Book2など)が作成されます。
• 次に、クイックアクセスツールバーのユーザー設定(下向き矢印アイコン)をクリックします。
• 一覧から「電子メール」を選択します。

• クイックアクセスツールバーの横にメールアイコンが追加されます。

• メールアイコンをクリックすると、新しいメールウィンドウが開きます。
• 選択したワークシートのみが添付されていることを確認できます。
• 「宛先」欄に送信先のメールアドレスを入力します。

• 最後に「送信」をクリックして完了です。

1-2. ブック全体をメール本文として送信する

多くの場合、特定のシートではなくブック全体を送りたいというニーズがあります。その場合も、同じくクイックアクセスツールバーを利用すれば簡単に送信できます。

手順

• まず、クイックアクセスツールバーのユーザー設定をクリックします。
• 一覧から「電子メール」を選択します。

• ツールバーにメールアイコンが表示されます。

• メールアイコンをクリックすると、新しいウィンドウが開きます。
• 「宛先」欄にメールアドレスを入力します。

• 空欄のメール本文エリアに、必要に応じて詳細なメッセージを記入できます。

• 最後に「送信」をクリックします。

関連記事: Excelマクロで本文付きメールを送信する方法(3つの活用例)

方法2:「共有」コマンドを使ってExcelファイルをメール送信する

リボンの「共有」コマンドを使えば、Excelファイルを添付ファイルとして、あるいはPDF・XPS形式でメール送信することもできます。どの形式でも使いやすく、目的に応じて選択できるのが魅力です。

手順

• まず、リボンの「ファイル」タブをクリックします。
• 次に「共有」を選択します。

• 「共有」セクションから「電子メール」を選択します。

• メールオプションには、Excelファイルを送信する複数の方法が表示されます。
• ここでは「添付ファイルとして送信」を選択します。

• クリックすると、新しいメールウィンドウが開きます。
• 送信先のメールアドレスを入力します。
• 最後に「送信」をクリックして完了です。

関連記事:Excelファイルをオンラインで共有する2つの簡単な方法

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方法3:VBAを組み込んでExcelファイルを自動送信する

最も人気があり効果的なのが、VBAコードを活用する方法です。VBAを使えば、データセットを変更して実行するだけで、Excelファイルを相手のメールアドレスへ自動送信できる仕組みを構築できます。以下の手順に従って設定してみましょう。

手順

• まず、Alt+F11キーを押してVBE(Visual Basic Editor)を開きます。
  ※リボンに「開発」タブを表示しておけば、そこからも開けます。
• Visual Basicのウィンドウが表示されます。

• 次に、「挿入」メニューから「標準モジュール」を選択します。

• 新しいモジュールウィンドウが開いたら、以下のコードを入力します。

Sub Email_From_Excel_Basic()

Dim email_app As Object
Dim email_item As Object

Set email_app = CreateObject("Outlook.Application")
Set email_item = email_app.CreateItem(0)

email_item.to = "admin@wsxdn.com"
email_item.Subject = "Subject Line for Email"
eemail_item.Body = "The message for the email"

email_item.Display

Set email_item = Nothing
Set email_app = Nothing

End Sub

• 「実行(F5)」をクリックしてコードを実行します。
• 新しいメールウィンドウが表示されるので、任意のメールアドレスを指定します。

• Excelファイルを送るのが目的なので、次にファイルを添付します。
• メールウィンドウの「挿入」タブを開きます。
• 「ファイルの添付」を選択します。

• 最近使用したファイルの一覧が表示されるので、送信したいExcelファイルを選択します。

• ファイルがメール本文の上に添付されます。
• 最後に「送信」をクリックして完了です。

関連記事: Excelマクロでメールを自動送信する方法(3つの実例)

まとめ

この記事では、Excelファイルを自動的にメールで送信する3つの方法を紹介しました。うち2つはExcelの標準コマンドを使った方法、もう1つはVBAコードを活用した方法です。どの手順も実用的で、初心者でもすぐに取り入れられます。日常業務の効率化にぜひ役立ててください。ご不明な点があれば、コメント欄でお気軽にお尋ねください。

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