Excelをきれいに印刷する方法：知っておきたい13の印刷設定テクニック

本記事では、Excelのスプレッドシートを見栄えよく印刷するための書式設定方法をご紹介します。これらのコツを活用すれば、データをよりプロフェッショナルな仕上がりで印刷できるようになります。いくつかの印刷オプションを使うだけで、ワークシートやブックを素早く印刷することも可能です。今回は、頭を悩ませることなくデータを印刷するために役立つ13の便利なテクニックを詳しく解説していきます。

Excelを印刷用に整える13のコツ

ここでは、「Product」列に果物の名前、「Sales」列に1月から4月までの4か月分の売上値が入ったサンプルデータを使用します。このデータセットをもとに、Excelを印刷用に書式設定する手順を見ていきましょう。

以下で紹介するコツに従えば、Excelのスプレッドシートを簡単に印刷用に整えられます。

1. 印刷時のページ方向（Orientation）を設定する

Excelを印刷する際には、まずページの向きを選ぶ必要があります。以下の手順でページ設定を行いましょう。

手順：

• まず、リボンの「ページレイアウト」タブを開き、「ページ設定」グループ右下のダイアログボックス起動ツール（矢印アイコン）をクリックします。

• 「ページ設定」ダイアログボックスが開きます。
• 次に、好みの印刷の向きを選択します。ここでは「縦」を選択します。
• その後、印刷結果を確認したい場合は「印刷プレビュー」をクリックします。

• すると、印刷プレビュー画面が表示されます。

• 最後に「OK」をクリックして完了です。

2. 用紙サイズを選択する

続いて、Excelで印刷する際の用紙サイズの選択方法をご紹介します。以下の手順に従ってください。

手順：

• まず、コツ1と同じ手順で「ページ設定」ダイアログボックスを開きます。
• 次に、任意の用紙サイズを選択します。ここでは「A4」を選びます。
• 最後に「OK」をクリックすれば設定完了です。

3. プリンターを選択する

Excelで印刷するには、使用するプリンターを選ぶ必要もあります。プリンターの選択手順は以下の通りです。

手順：

• まず、「ファイル」タブを開きます。

• 次に「印刷」を選択します。
• その後、任意のプリンターを選択します。ここでは例として「Microsoft Print to PDF」を選んでいます。

4. 印刷範囲を選択する

次に、Excelで印刷する範囲を指定する方法をご紹介します。以下の手順に従ってください。

手順：

• まず、「ファイル」タブを開きます。

• 次に「印刷」を選択します。
• その後、「設定」セクションで、アクティブなシートだけを印刷したい場合は「作業中のシートを印刷」を、ブック全体を印刷したい場合は「ブック全体を印刷」を選択します。

• さらに、ワークシート内の特定の選択範囲だけを印刷することもできます。
• まず、印刷したいセル範囲を選択します。ここではセル範囲B2:F12を選択します。
• 次に、「ページレイアウト」タブを開き、「印刷範囲」をクリックして「印刷範囲の設定」を選択します。

• すると、出力は下の画像のようになります。

5. 印刷タイトルを設定する

これは、Excelの印刷オプションの中でも特に便利な機能の一つです。

たとえば、データに見出し行があり、すべてのページにその見出し行を印刷したいとしましょう。印刷タイトル機能を使えば、それが簡単に実現できます。手順は以下の通りです。

手順：

• まず、「ページレイアウト」タブを開き、「印刷タイトル」をクリックします。

• 「ページ設定」ダイアログボックスが表示されます。
• その後、「ページ設定」の「シート」タブで、以下の項目を指定します。

印刷範囲：印刷したいデータ全体を選択します。ここではセル範囲B2:F12を指定します。

上端タイトル行：各ページの上部に繰り返し印刷したい見出し行を指定します。ここでは4行目を選択しています。

左端タイトル列：必要に応じて、各ページの左側に繰り返し印刷したい列を指定します。

• 最後に「OK」をクリックします。

• これで、データを印刷したときに、見出し行と左側の列が毎ページ必ず印刷されるようになります。

6. ページの順序を指定する

ページの向き（ページ順序）オプションは、多数のページを印刷する場合に非常に役立ちます。使い方もシンプルで、印刷時のページ順序を自由に指定できます。手順は以下の通りです。

手順：

• まず、コツ1と同じ手順で「ページ設定」ダイアログボックスを開きます。
• 次に「シート」タブに移動します。
• ここでは2つの選択肢があります。
  • 1つ目の「下行、次に右へ」は、ページを縦方向の順序で印刷したい場合に使います。
  • 2つ目の「右へ、次に下へ」は、ページを横方向の順序で印刷したい場合に使います。

前述の通り、大量のページを印刷する際に便利なのがこのページ順序オプションです。用途に合わせて好きな順序を選びましょう。ここでは「下行、次に右へ」を選択しています。

• 最後に「OK」をクリックします。

7. コメントを印刷する

ワークシート内のコメントも、工夫して印刷することができます。

ワークシートにコメントが付いている場合、元の位置のままコメントを印刷するのは意外と難しいものです。そこでおすすめなのは、すべてのコメントをページの末尾にまとめて印刷する方法です。

これは実際に可能です。手順は以下の通りです。

手順：

• まず、コツ1と同じ手順で「ページ設定」ダイアログボックスを開きます。
• 次に「シート」タブに移動します。
• その後、「印刷」セクションにあるコメントのドロップダウンリストから「シートの末尾」を選択します。
• 最後に「OK」をクリックします。

• すると、すべてのコメントがシートの末尾に印刷されます。以下のような形式になります。

8. 拡大縮小の「Fit to（ページ数を指定）」を活用する

これもExcelでデータを印刷する際の即効テクニックです。

データを1ページに収めるのが難しいという経験は、誰にでもあるはずです。

そんなときは、拡大縮小（Scale To Fit）オプションを使えば、データ全体を1ページに収めるよう調整できます。手順は以下の通りです。

手順：

• まず、コツ1と同じ手順で「ページ設定」ダイアログボックスを開きます。
• ここでは2つの調整方法があります。
  • 1つ目は、通常の倍率に対するパーセンテージ（%）で調整する方法。
  • 2つ目は、幅と高さでページ数を指定してデータ全体を収める方法。

• ここでは、通常サイズとして100%を入力しました。

• その後、「Fit to」ボックスに「1」を入力します。
• 最後に「OK」をクリックします。

• すると、プレビューは下の画像のようになります。

このオプションを使えば、指定したページ数に合わせてデータをすばやく調整できます。ただし注意点として、データを圧縮できるのには一定の限界があることを覚えておきましょう。縮小率が小さすぎると文字が読みづらくなります。

9. カスタムヘッダー／フッターを使う

カスタムヘッダー／フッターを使うと、さまざまな便利な要素を追加できます。

通常はヘッダーやフッターにページ番号を入れることが多いですが、カスタム機能を使えば、それ以外にも役立つ情報を表示できます。

手順は以下の通りです。

手順：

• まず、コツ1と同じ手順で「ページ設定」ダイアログボックスを開きます。
• 次に「ヘッダー/フッター」タブに移動します。
• その後、「カスタムヘッダー／カスタムフッター」ボタンをクリックします。ここでは「カスタムヘッダー」ボタンを押します。

• ここでヘッダー／フッターの配置（左・中央・右）を選択できます。
• 利用できる主な挿入オプションは以下の通りです。
  • ページ番号
  • 総ページ数付きページ番号
  • 日付
  • 時刻
  • ファイルのパス
  • ファイル名
  • シート名
  • 画像

• ここでは、中央セクションに「Excelの印刷設定テクニック」というテキストを入力します。
• 入力後、「OK」をクリックします。

• 続けて、「カスタムフッター」ボタンをクリックします。

• すると「フッター」ダイアログボックスが表示されます。
• その後、ページ番号を配置したいセクションを選択します。
• ここでは「中央」セクションを選択し、「ページ番号」アイコンをクリックしました。

• 次に「OK」をクリックします。

• 印刷結果を確認するには、「印刷プレビュー」をクリックします。

• すると、下の画像のようにページにヘッダーとフッターが追加されているのがわかります。

• 最後に「OK」をクリックして完了です。

10. データをページ中央に配置する

このオプションは、1ページあたりのデータ量が少ない場合に便利です。

たとえば、印刷対象がセル範囲B2:D12だけだとします。そんなときは、印刷時にデータをページの中央に配置すると見栄えが良くなります。

手順は以下の通りです。

手順：

• まず、コツ1と同じ手順で「ページ設定」ダイアログボックスを開きます。
• 次に「余白」タブに移動します。
• 「ページ中央揃え」では、2つのチェックボックスを選択できます。
  • 水平方向：データをページの左右中央に配置します。
  • 垂直方向：データをページの上下中央に配置します。
• ここでは両方のチェックボックスをオンにします。
• 最後に「OK」をクリックします。

• すると、ページは下の画像のようになります。

このオプションは、ページを印刷するたびに活用できます。データを適切な位置に整えてくれるので、常に美しいレイアウトで印刷できるでしょう。

11. カスタム余白を使ってレイアウトを調整する

次に、カスタム余白を使ってExcelスプレッドシートを印刷用に整える方法をご紹介します。

余白を簡単に調整する手順は以下の通りです。

手順：

• まず、「ファイル」タブを開きます。

• 次に「印刷」を選択すると、すぐに印刷プレビューが表示されます。

• その後、ウィンドウ右下の「余白の表示」ボタンをクリックします。
• すると、現在適用されているすべての余白が表示されます。

• 最後に、余白の線をドラッグ＆ドロップするだけで自由に変更できます。

12. エラー値を別の値に置き換えて印刷する

このオプションはかなり便利です。

なんと、印刷時にワークシート内のエラー値を、別の特定の値に置き換えて印刷できるのです。置き換え先として選べるのは3種類あります。

ここでは、従業員の「Name」「Working Days」「Salary」「Salary per Day」を含むデータセットを用意しました。しかしセルE8には#DIV/0!エラーが表示されています。そこで、このエラー値を印刷時に別の値へ置き換える方法をご紹介します。

手順は以下の通りです。

手順：

• まず、コツ1と同じ手順で「ページ設定」ダイアログボックスを開きます。
• 次に「シート」タブに移動します。
• その後、「セルのエラー」のドロップダウンから置き換え後の値を選択します。
• 選択できるのは以下の3つのオプションです。
  • <空白>（空白セルとして印刷）
  • --（二重マイナス記号）
  • #N/A（すべてのエラーを#N/Aとして印刷）
• ここでは「<空白>」を選択します。
• 最後に、置き換え値を選んだら「OK」をクリックします。

• すると、プレビューは下の画像のようになり、エラー値が消えていることがわかります。

13. 開始ページ番号を指定する

これは基本的ながら便利なオプションです。

たとえばレポートを印刷する際に、ページ番号を5から始めたいとしましょう。開始番号を指定すれば、以降のページは自動的にその連番に従って印刷されます。

手順は以下の通りです。

手順：

• まず、コツ1と同じ手順で「ページ設定」ダイアログボックスを開きます。
• 次に、「先頭ページ番号」の入力ボックスに、ページ番号を開始したい番号を入力します。ここでは「5」を入力します。
• 最後に「OK」をクリックします。

• すると、プレビューは下の画像のようになります。

重要なポイント：この機能は、ワークシートにあらかじめヘッダー／フッターが設定されている場合にのみ有効です。

まとめ

本記事では、Excelスプレッドシートを印刷用に書式設定するための13のコツをご紹介しました。目的に合わせて、どの方法でも結果を出せますので、ぜひ活用してみてください。本記事が皆様のお役に立てれば幸いです。内容でわかりにくい点がありましたら、遠慮なくコメントでお知らせください。また、ここで紹介しきれなかった他の方法があれば、ぜひ教えてください。今後もExcelに関する便利な記事をお届けしていきます。ありがとうございました！