Excelのオブジェクト機能を使ってアートポートフォリオを作成する方法

ギャラリーへ作品を応募する際、作品名や説明、画像やPDFファイルをまとめて送りたいと思ったことはありませんか?Excelのオブジェクト挿入機能を活用すれば、こうしたファイルを1つのスプレッドシートに埋め込んだアートポートフォリオを簡単に作成できます。この記事では、具体的な手順をステップごとに詳しく解説します。

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Excelにおける「オブジェクトの挿入」とは?

Excelでのオブジェクトの挿入とは、PDFファイル、Word文書、ビットマップ形式の画像といったファイルを、スプレッドシート本体の中に直接保存することを指します。Excelを使ってこれらのファイルを管理するミニデータベースを作りたい場合に特に便利な機能です。オブジェクトはシートに埋め込まれるため、Excel上から直接ファイルを開くことができます。

Excelオブジェクトでアートポートフォリオを作成する3つのステップ

ここでは、8点の作品を持つ画家を例に考えてみましょう。彼は展示スペースに応募する際、ギャラリーへ作品を送付します。応募先のギャラリーでは、作品名、作品の説明、ジャンル(伝統芸術・デジタルアート・ミクストメディアなど)、そして作品そのものの画像またはPDFファイルの提出が求められます。そこで彼は、Excelを使ってアートポートフォリオを作成し、ギャラリーへ送ることにしました。
すでに下図のようなExcelテーブル(元データ)が用意されています。この例では、作品をPDFファイルとしてオブジェクト化し、「Actual Artwork(実際の作品)」列に埋め込んでいきます。

この記事はMicrosoft Excel 365を使用して作成していますが、お使いのバージョンが異なっても同様の手順で操作できます。

ステップ01:行の高さを広げる

まず、テーブル全体の行の高さを広げます。オブジェクトを見やすく配置するための下準備です。

• データ範囲を選択し、「ホーム」タブ >> 「セル」グループ >> 「書式」ドロップダウン >> 「行の高さ」を選択します。

すると、「行の高さ」ダイアログボックスが表示されます。

• 行の高さを「45」に設定して「OK」をクリックします。

これで、下図のようにデータセットの行の高さが変更されます。

ステップ02:Excelにオブジェクトを挿入する

次に、「Actual Artwork」列にオブジェクトを挿入していきます。

ここでは、作品を含むすべてのPDFファイルが「Art Collection」フォルダに保存されているものとします。

• セルE4を選択し、「挿入」タブ >> 「テキスト」グループ >> 「オブジェクト」をクリックします。

すると、「オブジェクト」ダイアログボックスが開きます。
PDFファイルはすでに作成済みなので、「ファイルから」タブを選択します。

• 「参照」をクリックします。

• 作成済みのPDFが保存されているフォルダへ移動します。
• 最初の作品に関連するファイル名をクリックします(ここでは「ForestintheMidst」を選択)。
• 「挿入」をクリックします。

すると、ファイルパスが「ファイル名」ボックスに表示されます。

• 「アイコンで表示」チェックボックスにチェックを入れます。
• 「OK」をクリックします。

これで、セルE4にPDFオブジェクトのアイコンが表示されます。

• 表示されたハンドルをドラッグして、アイコンをセルのサイズに合わせて調整します。

すると、次のように調整されたオブジェクトが表示されます。

同じ手順を繰り返して、残りの作品もそれぞれのセルに挿入していきます。

ステップ03:オブジェクトの書式設定と表示方法

最後に、オブジェクトの書式を整え、埋め込んだ作品を表示する方法を紹介します。

挿入したオブジェクトがセルに収まらない場合は、以下の手順で調整できます。

• セルE4のオブジェクトを選択して右クリックし、表示されたメニューから「オブジェクトの書式設定」を選択します。

すると、「オブジェクトの書式設定」ダイアログが表示されます。

• 「セルに合わせて移動やサイズ変更をする」を選択して「OK」をクリックします。

これで、最初のオブジェクトがセルにぴったり収まりました。

• 残りのオブジェクトについても、同じ手順で設定を行います。

• 作品のPDFを開くには、オブジェクトをダブルクリックするか、オブジェクトを右クリックして「PDF ドキュメント オブジェクト」のドロップダウン矢印をクリックします。

• 表示された選択肢の中から「開く」を選びます。

すると、作品がPDFリーダーで開きます。

ドキュメントを開けば、作品を簡単に確認できます。

練習セクション

練習用に、各シートの右側に練習エリアを設けています。実際に手を動かしながら、この記事で紹介した操作を試してみてください。

まとめ

この記事では、Excelオブジェクトを使ってアートポートフォリオを作成する手順を解説しました。Adobe PDFファイル、Word文書、PowerPointファイルなどのオブジェクトをExcelスプレッドシートに埋め込めるのは、とても便利な機能です。上記の例のように作品をすべてExcelファイルに埋め込めば、ファイルを別途添付して送る必要はありません。必要なデータが整理された表形式のExcelファイルを1つ送るだけで、ポートフォリオとして完成します。Excelに関する他の記事については、ぜひ当サイトExceldemyをご覧ください。