OutlookStatViewでOutlookのメール統計を簡単に分析・可視化する方法

はじめに：PSTファイルには膨大なデータが眠っている

企業のメール環境の多くはOutlookとExchangeサーバーで構成されており、PSTファイルには膨大なデータが蓄積されています。筆者の仕事用のPSTファイルは2GB近くあり、Outlookを快適に動作させるためにPSTファイルを最適化する方法について、以前記事を書いたほどです。

Gmailへ完全移行する前には、筆者の個人用メールファイルは10GBを超えていました。これは約8年分のメールに相当します。Outlookではフォルダ分けなどでメールを整理できますが、自分のメール利用状況に関する統計情報を確認する機能は残念ながら備わっていません。

こんな疑問を持ったことはありませんか？

• 一番多くメールを送った相手は誰か？
• 一番多くメールを受信した相手は誰か？
• メールで最も多くのデータを送ってきたのは誰か？
• 特定の人物から最初と最後に受信したメッセージはいつか？

こうした情報を知りたい場合は、サードパーティ製ツールでPSTファイルを解析する必要があります。以前、サイズや日付、送信者などでメールを検索する方法をご紹介しましたが、統計を取るにはかなりの手間がかかります。

検索機能は特定の相手からのメールや添付ファイルを見つけるのに便利ですが、メール利用の基本的な統計を手軽に知りたいなら、Nirsoft製の無料ツール「OutlookStatView」がおすすめです。

OutlookStatViewとは

OutlookStatViewは、OutlookのPSTファイルをスキャンし、やり取りしている相手ごとの基本統計を表示してくれるシンプルなプログラムです。

これまでにメールを送受信したことのある相手ごとに、以下の情報を取得できます。

• 送信したメール数（TO／CC／BCC別に内訳表示）
• その相手から受信したメール数
• その相手から受信したメールの合計サイズ
• 相手が使用していたメールクライアント
• その相手とメールを送受信した期間

導入の手軽さが最大の魅力

このツールの優れた点は、Outlookにアドインとしてインストールする必要がないことです。スタンドアロンプログラムとして動作するため、Outlookが起動中でも自動的にPSTファイルをスキャンできます。

複数のOutlookプロファイルを使用している場合は、OutlookStatViewを起動する前に、スキャンしたいプロファイルにログインしておきましょう。また、解析結果全体をHTMLレポートとしてエクスポートし、後から閲覧することも可能です。

スキャン速度も高速で、1.5GBのメールボックスでも約2分程度で完了します。機能はシンプルですが、メールでの主なやり取り相手を把握したい場合には十分役立つツールと言えるでしょう。

さらに詳しい分析が必要な場合におすすめの有料アドイン

グラフ化や詳細な指標など、より高度な分析データが必要な場合は、以下のような有料アドインも選択肢になります。

• ExtendOffice
• Microsoft My Analytics（現Microsoft Viva Insights）
• Bells & Whistles for Outlook

筆者自身はこれらを使用したことはありませんが、公式サイトを確認した限り、いずれも有力な選択肢に見えます。ぜひ活用して、自分のメール利用状況を可視化してみてください！