【Word・Excel】マクロを記録して複数の書式をワンクリックで適用するショートカットボタンの作り方

Microsoft WordとMicrosoft Excelのクイックアクセスツールバーには、初期状態では「上書き保存」「元に戻す」「繰り返し」の3つのボタンしか表示されていません。しかし、実は独自のカスタムボタンを自由に追加できることをご存じでしょうか。

文章を作成していると、「太字」「斜体」「下線」「見出し1」「見出し2」など、さまざまな書式を頻繁に適用することになります。さらに、複数の書式(太字+斜体+下線、太字+見出し1など)を組み合わせて何度も設定しなければならない場面もあります。仮にその作業を50回繰り返す必要があるとすると、1回の書式設定だけで3回以上のクリックが発生し、かなりの手間になってしまいます。

こうした時間のかかる作業を解消するには、マクロを記録してショートカットボタンを作成し、複数の書式を一度に適用できるようにするのがおすすめです。以下で具体的な手順を紹介します。

マクロを記録して複数書式用のボタンを作成する手順

この操作はとても簡単で、それほど時間もかかりません。WordでもExcelでも同じ方法が使えます。ここではWord 2013を使用して説明しますが、Excelでも手順はまったく同じなので、そのまま参考にしてください。

まず、Word 2013を開き、「表示」タブに移動します。次に「マクロ」をクリックし、「マクロの記録」を選択します。

すると、次のようなポップアップ画面が表示されます。

後ですぐに識別できるように、マクロ名と説明を入力してください。また、「すべてのドキュメント(Normal.dotm)」が選択されていることも確認しておきましょう。必要事項を入力したら「OK」ボタンをクリックします。すると、カーソルがカセットテープのようなアイコンに変わり、現在記録中であることがひと目でわかります。

続いて、適用したい書式を選択していきます。例えば「太字」「下線」などです。

必要な書式をすべて選択し終えたら、Word画面の下部にある「停止」ボタンをクリックして記録を終了します。

記録したマクロをクイックアクセスツールバーに追加するには、「ファイル」>「オプション」>「クイックアクセスツールバー」の順に進みます。コマンドの選択ドロップダウンメニューを展開し、「マクロ」を選択してください。

左側の一覧に記録したマクロが表示されるので、それを選択して「追加」ボタンをクリックします。

アイコンを変更したい場合は、右側のリストでマクロを選択した状態で「修正」ボタンをクリックします。

すると、使用できるアイコンの一覧が表示されるので、好みのものを選びましょう。

これで、クイックアクセスツールバーに新しいアイコンが追加されました。

以降は、書式を適用したいテキストを選択して、このボタンをクリックするだけで、記録した複数の書式がまとめて反映されます。

さまざまな書式やスタイルを一つひとつ手動で適用して時間を無駄にする代わりに、あらかじめマクロを記録してクイックアクセスツールバーに登録しておけば、目的に応じていつでも素早く活用できます。日々の文書作成業務の効率化に、ぜひ取り入れてみてください。

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