Office 365レポート・分析ツール「AdminDroid」で管理業務を効率化

Office 365レポート・分析ツールは、Office 365の各種統計情報を常に把握し、ユーザーが直面するさまざまな問題の解決を支援します。Office 365を利用している方ならご存じのとおり、他の類似ツールとの最大の違いは、優れたモビリティと「いつでも・どこでも」アクセスできる点にあります。Office 365は従来の製品に比べて大きな成功を収めてきました。

Office 365レポート・分析ツールとは

しかし、Office 365には課題もありました。それがレポートの抽出です。通常、ユーザーは煩雑なPowerShellスクリプトを使ってレポートを取り出す必要がありました。レポートのサイズが大きくなると作業は非常に困難になり、ある段階からは事実上不可能になってしまいます。

これほど基本的なのに難しかった作業を、「Office 365レポート・分析ツール」なら簡単に行えます。メールボックス、ユーザー、グループ、メールトラフィック、セキュリティなどをボタンひとつで確認可能です。このツールはPowerShellに依存せず、動作も高速。AdminDroidは日次・週次・月次のアクティビティに関する監査レポートを提供し、Microsoft Office 365の各アプリケーションにおける上位10件のアクティビティも一覧表示してくれます。

OneDriveをより効果的に管理

視覚的なダッシュボードにより、ユーザーがいつ・どのように情報へアクセスしているかを分析し、効果的に管理できます。主な機能は以下のとおりです。

1. ファイルアクティビティの監視: OneDrive上のファイルの編集・作成・削除・アクセス状況をAdminDroidが監視します。
2. 権限とアクセス管理: ファイル、フォルダー、ドライブに誰がアクセスできるかを監視し、ダッシュボードから権限を制御できます。
3. 匿名アクセスの追跡: OneDriveの各セクションにアクセスする匿名ユーザーをチェックし、その活動を追跡できます。
4. フォルダーアクティビティの監視: フォルダーの作成・削除・復元などの操作を監視します。

AdminDroidの高度な機能

AdminDroidは難しいタスクを容易にし、業務の整理と実行を最小限の手間で行えるよう支援します。代表的な高度な機能は以下のとおりです。

1. メールのスケジュール送信: レポートを手動で抽出することもできますが、自動的に抽出してメールアドレスへ配信したいというニーズは多く、企業によっては必須の業務要件となっています。
2. 高度なフィルター機能: レポート業務では、データをきめ細かく分類することが重要です。すべての行と列をビジネス要件に応じて整理する必要があります。AdminDroidならフィルターを作成できるだけでなく、作成したフィルターを保存して再利用することも可能です。
3. カスタマイズ性: ユーザーのニーズに合わせて、表示するデータの列を自由にカスタマイズできます。
4. 豊富なレポート出力形式: レポートをExcelシートとしてダウンロードしておけば、いつでも参照できて便利です。AdminDroidはCSV、XLSX、XLS、PDF形式でのダウンロードに対応しています。

導入のメリット

AdminDroidはOffice 365とのシングルサインオン(SSO)に対応しており、Office 365のユーザー資格情報を使ってアプリケーションに直接ログインできます。Azure Graph APIを使用するためPowerShellは一切不要で、コンピューターの管理者資格情報を求められることもありません。また、別途指定しない限り、データはアプリケーションがインストールされたマシン上に保存されるため、セキュリティ面でも安心です。

ソフトウェアは公式サイトからダウンロードできます。無料版ではダッシュボードへの管理者アクセスは1アカウントまで許可されており、まずは無償で機能を試してみることが可能です。