【Windows】Wordでドキュメントを共同編集・共有する方法を徹底解説

Microsoft Officeでは、複数の作成者が同時に1つのドキュメントを編集できるよう、共同作業機能が大幅に強化されました。OneDrive上でファイルを共有し、誰が作業しているかをリアルタイムで確認したり、共有リンクを送って他のユーザーがドキュメントへ簡単にアクセスできるようにすることも可能です。

多くの職場環境において、共同作業は質の高いドキュメント作成に欠かせない要素となっています。しかし、Microsoft Wordの他のほとんどの機能と比べると、共同作業ツールは少し使いこなすのが難しいのが実情です。とはいえ、この便利な機能を活用すれば、他の人がドキュメントに加えた変更をリアルタイムで確認できます。

Wordでドキュメントを共同編集・共有する手順

ここからは、Microsoft Wordのドキュメントを共同編集・共有する具体的な方法を順番に見ていきましょう。

1. OneDriveに共有用フォルダを準備する

ファイルを共有する前に、まずOneDriveアカウント内に共通フォルダが存在することを確認しましょう。デフォルトで用意されている「Public」フォルダを利用するのも一つの方法です。

2. 保存先としてOneDriveやSharePointを追加する

自分のアカウントを使用したい場合は、Wordを開いて「ファイル」をクリックします。ファイルメニューから「名前を付けて保存」を選択し、さらに「場所の追加」をクリックしてください。「場所の追加」では、SharePointやOneDriveなど、利用したいサービスの候補が表示されます。

3. サインインして共有設定を完了させる

選択したサービスに応じてサインイン画面が表示されるので、必要な情報を入力して完了させましょう。完了すると、新しい保存場所がWordの「名前を付けて保存」オプションに追加されます。保存後、「ファイル」→「共有」をクリックし、「ユーザーと共有」または「ユーザーの招待」を選択することでファイルを共有できます。

4. メールアドレスを入力して共有リンクを送る

ファイルを共有・招待するには、共有相手のメールアドレスを入力して追加し、ファイルへのリンクを送信します。「共有」オプションをクリックして「共有リンクの取得」を選択すれば実行できます。メールアドレスを入力した後、同僚にファイルの編集を許可するか、閲覧のみにするかを選択可能です。

5. 「編集」と「表示」の権限を使い分ける

「編集」オプションを選択すると、同僚はあなたのドキュメントを編集できるようになります。あなたと共有相手の双方がファイルに変更を加えられます。一方、「表示」オプションを選択した場合、相手側は一切変更を加えられないため、ファイルの安全性が保たれます。

誰かがドキュメントを編集しているときはポップアップでお知らせされ、ハイライト表示された部分には他の人が加えた変更内容が示されます。

共有メンバーの管理と権限の変更方法

ユーザーを削除したい場合は、該当ユーザーの名前を右クリックして「ユーザーの削除」を選択します。また、同僚にファイルの編集を許可したものの、後から気が変わった場合も、権限を変更することが可能です。リスト内のユーザー名を右クリックし、「アクセス許可を「表示」に変更」を選択してください。逆に、閲覧のみを許可していた同僚に対して、後から編集権限を与えることもできます。

共有作業が完了したら、画面右上の「X」をクリックするだけで簡単に終了できます。

出典: Office.com