Googleドライブでドキュメントを共有・共同編集する方法【初心者向け完全ガイド】

無料のGoogleアカウントに登録すると、Googleドライブの15GBのストレージ容量が無料で付与されます。Googleドライブは、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなどのGoogleサービスと同期するクラウドストレージです。Googleの各サービスで作成したドキュメントや、パソコンからアップロードしたファイルをGoogleドライブで共有すれば、誰でも簡単に共同作業を始められます。

ドキュメントをGoogleドライブにアップロードする方法

パソコンにあるドキュメントは、簡単な手順でGoogleドライブにアップロードできます。

1. パソコンのブラウザでGoogleアカウントにログインします。

2. 画面上部の複数四角形のアイコンをクリックし、表示されたサービス一覧から「ドライブ」を選択します。

   

   ヒント：Googleドライブの画面（drive.google.com）に直接アクセスすることもできます。

3. 既存の「マイドライブ」フォルダを開くか、左パネル上部の「新規」ボタンを選択して新しいフォルダを作成します。

   

4. 「ファイルをアップロード」または「フォルダをアップロード」を選択し、パソコン上のドキュメントやフォルダの場所へ移動して選択します。

   

   補足：Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドでドキュメントを作成した場合は、「ファイル」＞「マイドライブに追加」を選択すると、そのドキュメントがGoogleドライブに表示されます。ドキュメントがGoogleドライブに保存されれば、すぐに他の人と共有して共同編集を始められます。

Googleドライブでドキュメントを共有する方法

ドキュメントをGoogleドライブに保存したら、特定の人と個別に共有するか、リンクを生成してコピー・送信することで、共同編集者とスムーズに作業を進められます。

1. Googleドライブにアクセスし、Googleアカウントでログインします。

2. 共有したいドキュメントを見つけます。「マイドライブ」フォルダ内を閲覧するか、左パネルの「最近使用した項目」を選択して最近のドキュメントだけを表示できます。もちろん、上部の検索バーですべてのドキュメントを検索することも可能です。Googleですからね。

3. ファイル名をダブルクリックして、専用ウィンドウで開きます。

4. ウィンドウ右上の「共有」を選択すると、「他のユーザーと共有」画面が開きます。

   

5. 特定のメールアドレス宛てに共有する場合は、メールアドレスを入力し、その人を「閲覧者」「コメント投稿者」「編集者」のどれにするかを選択します。

   

6. 歯車アイコンの「設定」をクリックすると、共有に関する制限を追加できます。

   

7. 「編集者が権限を変更して共有できるようにする」にチェックを入れると、共同編集者により多くの操作権限を与えられます。また、「閲覧者およびコメント投稿者にダウンロード、印刷、コピーのオプションを表示する」にチェックを入れると、これらの操作が許可されます。

   

8. リンクを送って共有したい場合は、「リンクを取得」の下にある「リンクをコピー」をクリックし、コピーしたリンクをメールなどで相手に送ります。

   

9. 権限を設定するには、下のプルダウン矢印をクリックし、「閲覧者」「コメント投稿者」「編集者」から選択します。

   

10. または「制限付き」を選択すると、自分が追加したユーザーだけがリンクにアクセスできるようになります。

    

11. リンクをメール本文に貼り付けて、共同編集予定の人に送信しましょう。

共同編集者による変更履歴を確認したい場合は、対象のテキスト範囲を選択して右クリックし、「編集者を表示」を選択します。共同編集者の名前と、タイムスタンプ付きの変更内容が一覧で表示されます。

便利な活用のヒント

• ドキュメントを共有する前にコピーを保存しておきましょう。参照用として残せるほか、変更を元に戻したいときにも役立ちます。
• 特に設定を変えない限り、共有権限を持つ人は他の人を招待してドキュメントを閲覧・編集できてしまう点に注意してください。
• 自分のドメイン外の人物から不審なドキュメントやファイルを共有された場合は、メインのドライブ画面でファイル名を右クリックし、「[メールアドレス] をブロック」を選択することで相手をブロックできます。確認ウィンドウで「ブロック」をクリックすると完了です。