クイックパーツを使ってMicrosoft Wordの定型文をOutlookメールに挿入する方法

クイックパーツ(Quick Parts)は、Microsoft Wordに搭載された便利な機能で、オートテキストなどのコンテンツを作成し、それをMicrosoft Outlookのメールメッセージに直接貼り付けることができます。この機能は、もともとメールの署名やMicrosoft Officeのテンプレートでの活用を想定して設計されています。日常業務で頻繁に使えそうだと感じたら、Outlookにも同じ機能を拡張してみましょう。本記事では、その具体的な手順をわかりやすく解説します。

WordとOutlookでクイックパーツを作成する

クイックパーツのオプションは、Wordのリボンにある「挿入」タブからアクセスできます。

Outlookで使用するには、まずOutlookを起動して新しいメッセージを作成します。これが、Outlook用のクイックパーツをすばやく有効化・作成するための最も簡単な方法です。ここで、テンプレートとして登録しておきたいテキストを数行入力しましょう。入力が完了したら、以下の手順に進みます。

1. クイックパーツとして保存する

登録したいテキスト全体を選択し、「挿入」タブをクリックします。

次に「クイックパーツ」を選択し、「選択範囲をクイックパーツギャラリーへ保存」という項目をクリックします。

操作を確定すると、下のスクリーンショットのように「新規文書パーツの作成」ダイアログボックスが開きます。

必要な情報(名前やカテゴリなど)をすべて入力すれば、登録は完了です。

2. 作成したクイックパーツを使ってメールを効率化する

登録したクイックパーツを活用すれば、Outlookでメールを作成する際の時間と手間を大幅に節約できます。まず、新しいメールメッセージを作成し、クイックパーツを挿入したい位置にカーソルを置きます。

続いて、リボンの「挿入」タブを開き、「クイックパーツ」をクリックして、追加したエントリに一致するサムネイルを選択します。または、エントリ名の頭文字を入力して検索することも可能です。

3. 不要になったクイックパーツを削除する

リストからエントリを削除したい場合は、該当するエントリを選択して「削除」をクリックします。警告メッセージが表示されたら、そのまま「はい」をクリックして問題ありません。ただし、削除した文書パーツはギャラリーから利用できなくなる一方で、既に挿入済みのコンテンツ自体は残る場合がある点に注意してください。

このチュートリアルが皆さんの業務効率化のお役に立てば幸いです。