【保存版】Microsoft Wordで離れた複数箇所のテキストを一括コピー＆ペーストする2つの方法

Wordで文章を作成していると、文書内のあちこちに散らばったテキストブロックをまとめてコピーし、別の文書に貼り付けたい場面に遭遇することがあります。しかし残念ながら、Wordには複数の選択範囲を同時にコピーする標準機能が用意されていません。

そこで多くの人がやりがちなのが、元の文書と貼り付け先の文書を行ったり来たりしながら、テキストブロックを1つずつコピー＆ペーストする作業です。もちろんこれでも目的は達成できますが、手間がかかるうえに時間もロスしてしまいます。

さらに厄介なのは、複数箇所から順番にコピーしても、貼り付け時に残るのは最後にコピーした内容だけだという点です。実は、ちょっとしたコツを使えば、複数箇所のテキストをまとめてコピーし、一括で貼り付けることが可能です。本記事では、誰でもすぐに使える2つの便利な方法をご紹介します。

方法1：「Spike（スパイク）」機能を使う

Microsoft Wordのクリップボードには、「Spike（スパイク）」と呼ばれる拡張機能が備わっています。あまり知られていませんが、この機能を使うと、複数の選択範囲のテキストをクリップボードに蓄積し、それらをひとまとめにして新しい場所へ貼り付けることができます。テキストだけでなく画像などにも対応しており、操作も非常にシンプルです。

以下の手順で使用します。

1. コピーしたいテキストブロックを選択します。

2. Ctrl + F3 を押して、選択したテキストをSpikeに登録します。

3. 次にコピーしたいテキストブロックを選択し、再び Ctrl + F3 を押します。この操作を繰り返し、必要なテキストブロックをすべてSpikeに追加していきます。

4. すべてのコピーが完了したら、貼り付け先の文書で Ctrl + Shift + F3 を押します。すると、蓄積したすべてのテキストブロックが一括で貼り付けられます。

仮に20か所からテキストをコピーしていたとしても、Spikeならすべてを一度に貼り付けてくれます。貼り付けられる順序は、コピーした順番どおり（最初にコピーしたものが先頭）になります。

Spike使用時の注意点

この方法はとても手軽ですが、いくつか注意点があります。Ctrl + F3 を押すと、Spikeは元の文書からテキストを「切り取り」ます（コピーではない点に注意）。元の文書にテキストを残しておきたい場合は、Ctrl + F3 を押した直後に Ctrl + Z で切り取りを元に戻しましょう。この操作をしても、Spikeに登録された内容は消えません。

方法2：蛍光ペン機能と検索を組み合わせる

Word文書で重要なフレーズや注目すべき箇所をマーキングするときに使う「蛍光ペン」。実はこのツールを応用すると、複数箇所のテキストをまとめてコピー＆ペーストできるのです。手順は以下のとおりです。

1. 元の文書を開き、コピーしたいテキストに蛍光ペンでマーキングしていきます。初期設定では、蛍光ペンを選択すると黄色でハイライトされるようになっています。

2. 別の色を使いたい場合は、色の一覧から好きな色を選びましょう。文書全体を通して、コピーしたいすべてのテキストブロックをハイライトします。

3. 次に、ハイライトしたテキストをすべて検索して選択します。Ctrl + H を押すと「検索と置換」ダイアログが表示されるので、「検索」タブを開き、「オプション >>」ボタンをクリックします。

4. ダイアログが拡張されて詳細オプションが表示されます。「書式」のドロップダウンをクリックし、メニューから「蛍光ペン」を選択します。

5. 「検索する文字列」ボックスの下に「蛍光ペン」という書式が表示されます。次に「検索場所」のドロップダウンをクリックし、「メイン文書」を選択します。

6. Wordが文書全体をスキャンし、ハイライトされたすべてのテキストブロックを自動的に選択してくれます。検索結果の件数も画面下部に表示されます。筆者の環境では、6件の該当項目が見つかりました。

7. ダイアログを閉じたら、Ctrl + C を押して、ハイライトされたすべてのテキストブロックをコピーします。

8. 新しいWord文書を開き、Ctrl + V で貼り付けます。各テキストブロックは、それぞれ独立した段落として貼り付けられます。なお、貼り付けた内容にはハイライトの色など、元の書式がそのまま引き継がれるので注意してください。

書式を除いてプレーンテキストで貼り付けるには

ハイライト色などの装飾を除いた状態で貼り付けたい場合は、設定を少し変更しましょう。Ctrl + V の代わりに、「ファイル」タブの「オプション」から貼り付けの既定の設定を開き、「テキストのみ保持」を選択します。

これで、蛍光ペンの色や特殊な書式なしの、プレーンなテキストとして貼り付けられるようになります。

まとめ

複数のテキストブロックを一度にコピー＆ペーストできれば、作業効率は格段に向上します。例えば、長い資料から必要な箇所だけを何度も抜き出したいとき、1つずつコピペするのは非常に骨の折れる作業です。今回ご紹介したテクニックを覚えておけば、そんな面倒な作業も一瞬で完了します。

また、貼り付け先はWord文書に限りません。Outlookなどのメールソフトをはじめ、テキスト入力を受け付けるアプリケーションであれば、どこにでも貼り付けることが可能です。上記の方法でうまくいかない場合は、ぜひコメントでお知らせください。