Wordの貼り付けオプションをカスタマイズして書式調整の手間をなくす方法

パソコン操作の中で最も頻繁に行われるのが、切り取り・コピー・貼り付けです。同じ文書内でテキストを移動させるだけなら特に悩むことはありませんが、WebサイトからWord文書へコピーする場合は話が変わってきます。コピー元の書式をそのまま残したいときもあれば、逆に書式を消して、すでに書いている文章に自然に溶け込ませたいときもあるからです。

Microsoftはこのニーズに応えるため、Word 2007でリボンの「貼り付け」ボタンに複数のオプションを用意しました。さらに新しいバージョンのWordでは、オプションを選んだときに結果を事前に確認できるライブプレビュー機能が追加され、より直感的に使えるようになっています。

貼り付け機能を呼び出す2つの方法

Wordの貼り付け機能には、主に2つのアクセス方法があります。1つ目は、貼り付けたい場所で右クリックする方法です。

注意：すべての貼り付けオプションが表示されるのは、別のソースから書式付き（標準以外の形式）のテキストをあらかじめコピーしている場合のみです。

2つ目は、リボン上の「貼り付け」アイコンをクリックする方法です。

注意：ドロップダウンメニューにすべてのアイコンを表示するには、こちらも同様に、別のソースから書式付きテキストを先にコピーしておく必要があります。

貼り付けオプションの既定値をカスタマイズする

ドロップダウンメニューの一番下にある「既定の貼り付けの設定」という項目に注目してください。

これをクリックすると、Wordのさまざまな既定値を設定できるウィンドウが開きます。ここで確認すべきは「切り取り、コピーおよび貼り付け」のセクションだけです。

貼り付け時の既定動作を設定できることは、思っている以上に便利な機能です。たとえば、WebサイトからWord文書へCtrl+CとCtrl+Vでコピペすることに慣れている場合、通常はコピーした内容がWeb上の書式（フォントや色、レイアウトなど）ごとそのまま貼り付けられます。

しかし、「ドキュメント間で貼り付ける場合」と「他のプログラムから貼り付ける場合」の既定値を「テキストのみを保持する」に変更しておけば、いちいちメモ帳を経由して書式を手動で剥がすという余計な一手間を省けます。

既定値をお好みに設定してしまえば、あとは右クリックでもリボンのボタンでも、同じ要領で貼り付け機能を使えます。実際の流れを見てみましょう。まず、Webサイトから書式付きのテキストや画像をコピーします。

次に、Wordで文書を開くか作業中の文書に戻り、貼り付けたい位置をクリックしてカーソルを置きます。そして「貼り付け」アイコンをクリックしてください。すると表示が変わり、文字による選択肢の代わりにアイコンが現れるのが分かります。

各アイコンの働きを確認するには、マウスカーソルをゆっくりと選択肢の上に滑らせてみましょう。左から順に、「ソースの書式を保持」、「書式を統合」、「テキストのみ保持」を表しています。カーソルを3つのアイコンの上に移動させるだけで、貼り付け後の見た目が文書上でリアルタイムにプレビューされます。

ソースの書式を保持：

コピー元のフォント、色、レイアウトなどの書式をそのまま維持して貼り付けます。Webページの見た目を再現したい場合に最適です。

書式を統合：

貼り付け先の文書のスタイルに合わせつつ、太字や箇条書きなど一部の書式は残します。周囲の文章と自然に馴染ませたいときに便利です。

テキストのみ保持：

すべての書式を除去し、プレーンなテキストとして貼り付けます。余計な装飾を一切含めたくない場合に役立ちます。

実際に貼り付けるには、希望のオプションをクリックするだけです。コピーした内容が、選択した書式で文書に挿入されます（この例では「ソースの書式を保持」を選択）。

このように、プレビュー付きのアイコン型貼り付けツールを使えば、さまざまなアプリケーションからWordへテキストを移動させる機会の多い方でも、切り取り・コピー・貼り付けの作業が格段に楽になります。ぜひ活用してみてください。